Dokumentenarchivierungsprogramme

[Malorum]

Hallo liebe Leute,

ich bin auf der Suche nach einem stinknormalen Archivierungsprogramm. Auf der Suche nach einem solchen, werde ich von was weiß ich was für Sachen erschlagen.

Genaugenommen geht es mir nur darum, dass das Programm Folgendes können soll:

• Ich scanne ein Dokument als PDF ein und möchte es nach Themen übersichtlich archivieren
• Ich möchte eine Suchfunktion haben, sodass ich schnell das entsprechende Dokument finde
• Ich möchte, wenn ich nach einem Dokument gesucht und gefunden habe, dieses per Klick öffnen können
• Das Programm soll keine Cloud haben
• Es soll eine Lebenslanglizenz besitzen und nicht im Abo laufen

Ich suche kurzum eigentlich nur ein Programm, dass PDFs übersichtlich strukturiert und archiviert. Nix mit Cloud oder Abo.

Gibt es denn sowas gar nicht mehr?

Wäre für jeden Tipp dankbar. Nutzt ihr sowas - und wenn ja was?

Danke und viele Grüße
Malorum

 

[Mike312]

Das nennt sich Dokumentenmanagementsystem (DMS). Vielleicht reicht dir schon die kostenlose und einfache Open Source Lösung OpenPaper: https://openpaper.work/de/

 

[Malorum]

GENAU sowas suche ich Tausend dank! Das sieht gut aus

 

[AGB-Leser]

Sicher, dass pdf das richtige Format ist? Das kann man zwar überall lesen, aber schwer weiterverarbeiten. Und so wie das klingt, wäre es gut, wenn man eigene Metadaten in die Datei schreiben kann

 

[KillerCow]

wenn man eigene Metadaten in die Datei schreiben kann

Kann man bei PDF grundsätzlich... man braucht nur ein Tool, das diese Funktion bietet. Ich verschlagworte meine PDFs z.B. und nutze dann die Indizierung von Windows. Klappt gut für meinen Anwendungsfall, allerdings erledige ich das Verschlagworten mit exiftool... nicht gerade die bequemste Variante, aber OK für mich

 

[Malorum]

Sicher, dass pdf das richtige Format ist? Das kann man zwar überall lesen, aber schwer weiterverarbeiten. Und so wie das klingt, wäre es gut, wenn man eigene Metadaten in die Datei schreiben kann

Mhhh, also genaugenommen geht es darum, dass ich eine größere Menge Dokumente im PDF-Format abspeichern muss und zwar so, dass ich einen Überblick behalten kann und sie beim suchen finden kann. Es handelt sich größtenteils um Dokumente, deren Inhalt ich nicht verändern darf, da amtliche Dokumente.

Es ist zwar für einen rein privaten Zweck, aber ich glaube, dass ich die Metadaten dieser Dateien nicht verändern darf (nur für den Fall, dass ich die Datei im Falle eines Rechtsstreits, mal vorzeigen müsste).

 

[KillerCow]

deren Inhalt ich nicht verändern darf

Nur so aus Neugier: Wie willst du generell beweisen, dass ein Dokument nicht verändert wurde? Sind die digital signiert oder irgendwas in der Art? Denn wenn du an der Stelle "alles richtig" machen willst, bräuchtest du ein revisionssicheres DMS.

 

[Malorum]

Nur so aus Neugier: Wie willst du generell beweisen, dass ein Dokument nicht verändert wurde? Sind die digital signiert oder irgendwas in der Art? Denn wenn du an der Stelle "alles richtig" machen willst, bräuchtest du ein revisionssicheres DMS.

Also, um es kurz zu erklären: Ich bin nicht ganz gesund und habe mittlerweile vier breite Aktenordner an Arztbriefen, Befundbriefen, z.T. Bildmaterial etc. pp. ... alles was dazu gehört. Und nun, auch bedingt durch die Telematik im Gesundheitssystem ist es so, dass mir das eine Krankenhaus/Praxis die Unterlagen via Post und ein anderes digital mit entsprechender Verschlüsselung zukommen lässt.
Bei der Vielzahl an Dokumenten und den mittlerweile unterschiedlichen Eingangsquellen, fällt es mir zunehmend schwer, den Überblick zu behalten.
Ich denke also darüber nach, alle meine Arztsachen zudigitalisieren und sie thematisch zu ordnen und in ihnen leichter den entsprechenden Befund für weitere Untersuchungen heraussuchen zu können.
Auch habe ich in zunehmendem Maße die Möglichkeit, Befunde dem Arzt digital zu übermitteln. Da wäre es praktisch, diese gleich auf dem Rechner zu haben.

Das ist es, was ich eigentlich vorhabe.

 

[deYoda]

Befunde dem Arzt digital zu übermitteln

OT, aber rein aus eigenem Interesse - Wie funktioniert das?

Meine sämtlichen Ärzte und Kliniken lehnten das mit Hinweis auf Datenschutz rundweg ab, ginge nur persönlich/postalisch, allenfalls noch per Fax

 

[AGB-Leser]

Mhhh, also genaugenommen geht es darum, dass ich eine größere Menge Dokumente im PDF-Format abspeichern muss und zwar so, dass ich einen Überblick behalten kann und sie beim suchen finden kann. Es handelt sich größtenteils um Dokumente, deren Inhalt ich nicht verändern darf, da amtliche Dokumente.

Es ist zwar für einen rein privaten Zweck, aber ich glaube, dass ich die Metadaten dieser Dateien nicht verändern darf (nur für den Fall, dass ich die Datei im Falle eines Rechtsstreits, mal vorzeigen müsste).

Also ich glaube nicht, dass das so anerkannt wird. Dazu müsste der Autor der PDF, der hier ja du bist, die digital signieren. Und das dürfen, anerkannt, ja eh nur offizielle Stellen. Was du machen kannst, ist das alles archivieren und indexieren, damit du das schnell wiederfindest. Das Original wirste aber trotzdem wieder rauskramen müssen.

 

[Malorum]

Meine sämtlichen Ärzte und Kliniken lehnten das rundweg ab, ginge nur persönlich/postalisch, allenfalls noch per Fax

Ja, das stimmt. Viele tun das noch. Es kommt immer auf die Praxis oder das Krankenhaus an.

Bei mir z.B. läuft das so:

Erstes Beispiel: Eine Praxis hat ein Patientenportal. Dort wird man vom Arzt digital über Mail eingeladen und bekommt dort einen eigenen Kommunikationsraum. Hier kann unter verschlüsselten Bedingungen mit dem Arzt kommuniziert (Nachrichten können ausgetauscht werden) und Daten ausgetauscht werden. Sowohl ich, als auch der Arzt können hier hochladen.

Zweites Beispiel: Eine andere Praxis macht es so, dass ich per Mail eine Datei zugeschickt bekomme, die passwortgesichert ist. Das Passwort habe ich vorher in der Praxis erhalten. Außerdem, wie das technisch geht weiß ich nicht, ist die Datei nur in einem begrenzten Zeitraum downloadbar. Danach kann man zwar auf den Anhang in der Mail klicken, aber man bekommt eine Fehlermeldung.

Drittes Beispiel: Die dritte Möglichkeit und gleichzeitig vermutlich auch die unsicherste (wird aber atsächlich so gemacht), manche Kliniken oder Praen verschicken einfach Zip-Dateien mit Passwort. Das bekommt man dann am Telefon. Ich nehme an, das bewegt sich in einer rechtlichen Grauzone.

Ergänzung (18. April 2021)

Also ich glaube nicht, dass das so anerkannt wird. Dazu müsste der Autor der PDF, der hier ja du bist, die digital signieren. Und das dürfen, anerkannt, ja eh nur offizielle Stellen. Was du machen kannst, ist das alles archivieren und indexieren, damit du das schnell wiederfindest. Das Original wirste aber trotzdem wieder rauskramen müssen.

Das ist richtig. Das gilt für die Fälle, in denen ich das selber gescannt habe. Nur wenn ich vom Arzt die Sachen zugeschickt bekommen habe, also digital, dann ist er der Urheber. Und da muss ich ann vorsichtig sein.

 

[deYoda]

@Malorum
merci für die Erläuterung!

Dann ist mir das klar:
1) ist technisch ziemlich aufwändig, das tun sich die wenigsten Ärzte an. Und vor allem vermutlich kostenintensiv

2)+3) sehe ich wie Du auch als "Grauzone"

Aber interessant zu wissen - Danke Dir

 

[Malorum]

Dann ist mir das klar:
1) ist technisch ziemlich aufwändig, das tun sich die wenigsten Ärzte an.

Ja, genau. Ich kenne auch andere Beispiele, die zum schreien kompliziert gehalten werden.

Einmal ist es mir sogar passiert, dass ich mir Unterlagen zuschicken lassen wollte und zwar an meine dem Klinikum ja auch bekannte Adresse. Ich bekam die Antwort, ich müsse postalisch eine Persokopie einreichen, um zu verifizieren, wer ich bin.

 

[AGB-Leser]

Das ist richtig. Das gilt für die Fälle, in denen ich das selber gescannt habe. Nur wenn ich vom Arzt die Sachen zugeschickt bekommen habe, also digital, dann ist er der Urheber. Und da muss ich ann vorsichtig sein.

Das kannste ja probieren:
Kopiere es an zwei Orten. Den einen Ort lässt du unangetastet.
Im zweiten testeste die Sache mit den Metadaten. Und die schauste dir an, ob's immernoch signiert ist bzw einen Fehler meldet.

Aber die originalen PDF kannste ja unangetastet woanders speichern. Wichtig, dass du den Überblick behälst

 

[Malorum]

Aber die originalen PDF kannste ja unangetastet woanders speichern. Wichtig, dass du den Überblick behälst

Das ist vermutlich die beste Lösung.

 

[omavoss]

@Mike312:
Danke für den Link. Ich suche seit Jahren nach einer praktikablen Anwendung, um Dokumente zu archivieren, die möglichst kostenlos ist. Ich schau mir die Software gern einmal an.

Zum Thema Kommunikation mit Ärzten und Krankenhäusern:
Hier ist offenbar "Merkels Neuland" immer noch nicht beseitigt. Ich muss vom Krankenhaus die Unterlagen samt Röntgenbildern und MRT samt Befunden nach vorheriger telefonischer Absprache auf einer von denen gebrannten CD persönlich abholen, um sie dem Hausarzt übergeben zu können. Das bedeutet manchmal 150 km Autofahrt. Ist man dann vor Ort, weiß keiner was von "Absprache", dann fangen die mit zusammentragen und CD-brennen an; es ist genau noch so wie im vorigen Jahrhundert; es hat sich seitdem nichts geändert.

 

[Malorum]

Zum Thema Kommunikation mit Ärzten und Krankenhäusern:
Hier ist offenbar "Merkels Neuland" immer noch nicht beseitigt. Ich muss vom Krankenhaus die Unterlagen samt Röntgenbildern und MRT samt Befunden nach vorheriger telefonischer Absprache auf einer von denen gebrannten CD persönlich abholen. Das bedeutet manchmal 150 km Autofahrt. ist man dann vor Ort, weiß keiner was von "Absprache", dann fangen die mit zusammentragen und CD-brennen an; es ist genau noch so wie im vorigen Jahrhundert; es hat sich seitdem nichts geändert.

Das was du da schilderst, das kann ich dir aus erster Hand sagen, ist von den entsprechenden Einrichtungen rechtswidrig. Du hast ein Recht auf postalische Zusendung (natürlich gegen Kostenübernahme, die meisten machen es aber gratis). Ich z.B. könnte mir die Sachen gar nicht persönlich abholen, ich müsste immer einen Bevollmächtigten schicken.
Wenn dir eine Klinik die Herausgabe deiner Unterlagen verweigert, wenn du die Sachen nicht persönlich abholst, macht diese sich strafbar.
Ich weiß das aus leidvoller Erfahrung und einer 27-jährigen Krankengeschichte.

Alternativ könntest du, weil man ja nicht sofort prozessiert, deinen Hausarzt deines Vertrauens bitten, die Unterlagen bei der entsprechenden Einrichtung einzuholen und sie dir dann auszuhändigen. Aber schön ist das nicht und zudem umständlich.

 

[SI Sun]

Ich kann mir nicht vorstellen, wie OpenPaper.work selbständig sortieren können soll. Das Programm muss ich mir mal ansehen.

Ich digitalisiere auch alles, was ich erhalte, indem ich einen Dokumentenscanner mit OCR verwende.
Das Sortieren übernehme ich per Hand, indem ich die Dateien in entsprechend selbst angelegte Ordner schiebe.
Da alle Dokumente mit OCR gespeichert sind, kann ich auch global nach Begriffen suchen.
Gebe ich "Telekom" ein, wird sogar der Begriff Telekom in den Dokumenten gefunden, die weder im Ordner Telekom sind, noch selbst "Telekom" im Dateinamen enthalten.

 

[Malorum]

Ich digitalisiere auch alles, was ich erhalte, indem ich einen Dokumentenscanner mit OCR verwende.

Mal eine ganz blöde Frage: Wie kann man automatisch mit OCR scannen? Ich scanne immer erst und dann versehe ich das Dokument im Nachhinein mit OCR.

 

[SI Sun]

@Malorum
Das macht mein Dokumentenscanner automatisch.
Das ist einfach nur ein "Häkchen", welches Standardmäßig aktiviert ist.

Wenn dein Scanner diese Funktion nicht integriert hat, musst du es nachträglich (teilweise länger und umständlich) nachholen.

Solche Scanner können aber auch teuer sein.
Mein Gerät für, ich glaube 300 Euro, kann neben OCR auch die Dateien selbst benennen. Ich kann eingeben, dass oben links immer der Absender steht und dass die Datei immer mit dem Namen des Absenders benannt wird + alle möglichen Namenszusätze (Datum, Zahl, Uhrzeit, etc.)
Der Scanner richtet die Seiten immer richtig aus, begradigt sie und kann leere Seite auslassen, was besonders wichtig ist, wenn man alles beidseitig scannt und nur 10% der Seiten beidseitig bedruckt sind.
Am Ende kann man alles manuell nachkorrigieren, wenn man möchte. Kontrast, Begradigen, drehen, Helligkeit, Seiten löschen oder umsortieren, etc.

Der Scanner ist einer meiner besten Anschaffungen. Einfach bis zu 300 Seiten einlegen, Start drücken und wichtigere Dinge tun, wie Filme gucken oder dem Gras beim Wachsen zusehen.