NAS oder Cloudlösung?

[RXBeat]

Hi zusammen,
Brauche mal paar Tipps. Server, clouds und Fileserver waren nie so meine Welt.
Also ich arbeite in einem kleinen Unternehmen wo noch ein wenig Chaos herrscht.
Was ich benötige ist eigentlich eine Art Netzwerk und online Festplatte wo jeder Mitarbeiter überall zugreifen kann.
Mein erster Gedanke war, arbeite doch mit Google Drive. Es hat super Funktionen wie freigabe für Person X etc.
Auch das Google Chat finde ich interessant. Die kostenlose Version ist aber nervig. Habe jahrelang mit der bezahlen Version gearbeitet und alle Kollegen hatten es auch. Läuft top.
Momentan sind wir ca 30 Mitarbeiter und wir gehen bis Ende des Jahres von 100 aus.
Google ist zu teuer. Da zahlt man pro Person.

Dann dachte ich an Qnap. Wichtig wäre mir das es immer einen Backup gibt. Ist das RAID 1?
Wie auch immer...
Ist es möglich bei einer Qnap Ordner online freizugeben und für bestimmte Personen freizugeben? So das jeder Mitarbeiter ein Passwort hat?
Wenn ich unterwegs drauf zugreifen will, egal ob Laptop oder Handy, benötige ich eine extra App?
Oder hat Qnap eine eigene ddns? Und wenn ja, funktioniert die sicher oder gibt es Ausfälle?

Oder gibt es online Festplatten die man mieten kann? Was man auch mit Windows etc verbinden kann? Cloud Speicher die zu empfehlen sind?

Ich möchte nur Festplattenspeicher so das alle zugreifen können aber ich möchte wählen wer welchen Ordner sieht und wer etwas löschen darf und wer nicht. Mehr möchte ich eigentlich nicht.
Beispiel WD Cloud Home hat super Funktionen. Ist aber lächerlich langsam. Unmöglich die zu bevorzugen?

Habt ihr Tipps was ich mir anschauen könnte?

Thanks

 

[Malaclypse17]

Ohne jetzt jeden Punkt einzeln aufzuführen und zu erklären/berichtigen: sucht euch ein Systemhaus und lasst euch beraten.
Man kann aus deinem Text gut herauslesen, dass da die Basics fehlen, um eine Lösung in der Richtung aufzubauen und zu administrieren, das soll kein Angriff auf deine Person sein, sondern eine objektive Festestellung, also nicht falsch verstehen, aber das in kompetente Hände zu geben wird euch in Zukunft viel Kummer ersparen.

 

[Drewkev]

Nextcloud

 

[Kontergewicht]

Hallo RXBeat, hier meine sicherlich provokative aber ehrlich gemeinte Antwort:

• Du kennst dich mit der Materie nicht aus, traust Dir aber zu ein System zu administrieren und auch securitytechnisch zu härten?
• Ihr nehmt ein, meiner Meinung nach, unorganisches Wachstum von 30 auf 100 Mitarbeitern innerhalb von 5 Monaten in kauf und Google Drive ist zu teuer?

Entweder machst du dich hier total lächerlich oder deine Vorgesetzten. Von was reden wir denn hier? 10 bis 15 Euro im Monat pro Kopf für einen anscheinend messbaren Produktivitätsgewinn der ganzen Firma?

Tu Dir selbst die Administration solch eines Systems ohne genaue Kenntnisse nicht an, außer dringliche Datenschutzgründe verhindern ein Cloud-Produkt. Wenn ihr schon in der Microsoft-Welt seid, ist wahrscheinlich die Integration von OneDrive über ein M365 Paket am einfachsten, ansonsten gerne GoogleDrive oder für mehr Funktion eine Nextcloud Instanz.

BTW: Ein NAS entsprechender Größe für 100 Mitarbeiter muss auch erst mal angeschafft werden, ich denke nicht, das es das kostenlos gibt...

Edit: Oder ganz einfach wie Malaclypse17 erwähnt: Beauftragt ein Systemhaus.

 

[h3@d1355_h0r53]

Wenn du nur eine Festplatte willst, klemm halt eine an den Router. Andernfalls würde ich die Finger davon lassen weil sonst sind es nicht 100 Mitarbeiter bis Jahresende sondern -30. Ohne Zugriffsrechte wird womöglich bei dem Chaos Ransomware kommen und dann ist der Laden dicht
Google Drive dürfte wenn da Kundendaten sind schon grenzwertig sein bezüglich Datenschutz. Google macht 95% der Kohle mit Datensammeln und Werbung ausspielen, Google Drive ist da nur ein Beiwerk und Mittel zum Zweck.
QNAP hat aktuell wöchentlich teils schwerwiegende Lücken, Updates teils chaotisch.
Raid ist kein Backup. Backups macht man nach 3-2-1. Im geschäftlichen Umfeld gelten hier auch noch besondere Vorschriften bezüglich Datenschutz bei personenbezogenen Daten bzw. sehr schützenswerter Daten.
Online was mieten ist möglich, praktisch überall und alles. Würde ich nicht machen, denn der Anbieter kann jede Sekunde euer Konto sperren oder eure Daten verlieren. Bei Internetausfall seid ihr im schlimmsten Fall nicht fähig weiter zu arbeiten.

Leider sind viele Systemhäuser - alle die ich im beruflichen Umfeld kennengelernt habe - ziemlich schlecht. Mag bei euch vielleicht anders sein, aber wenigstens könnt ihr ein paar anschauen und die Haftung abschieben. Nehmt aber eins, dass es schon ein paar Jahre gibt.

 

[redjack1000]

Da zahlt man pro Person.

Das wird in der Cloud immer so sein.

Wichtig wäre mir das es immer einen Backup gibt. Ist das RAID 1

Ein Raid ist kein Backup, sondern schützt nur bei Hardwareausfällen.

Cloud Speicher die zu empfehlen sind?

Hier mal eine kleine Übersicht.

https://www.heise.de/download/specials/Die-10-besten-Cloud-Speicher-3149052

Auch bei einem Cloudspeicher ist ein Offsite Backup Pflicht

CU
redjack

 

[TomH22]

Mal abgesehen von den ganzen technischen Fragen: Habt Ihr überhaupt einen Datenschutz Beauftragen, und falls ja, was sagt er dazu? In jedem Unternehmen werden auch personenbezogene Daten verarbeitet, und da kommt die DSGVO ins Spiel. Unabhängig ob Cloud oder on-premise.

 

[RXBeat]

Also erst mal danke für die ganzen Antworten. Sehr cool. Thanks. Und vielleicht hab ich auch einiges nicht ganz gut erklärt. Ich mach mir über Datenschutz weniger Gedanken. Das sind eher die Gebiete mit denen ich mich gut auskennt. Bin auch Hardwaretechnisch fit aber in all den vielen Jahren habe ich niemals eine NAS einsetzen müssen. Ja wir haben auch einen Datenschutzbeauftragten und wir möchten auch keine Kundendaten speichern. Es sind mehr Interne Lernvideos bis vorgefertigte Dokumente und Bilder die untereinander geteilt werden müssen.
Wie Google arbeitet und was die Speichern, weiß ich auch. Hatte viel mit denen zu tun aber was die speichern ist nicht relevant für uns. Wie gesagt, keine Kundendaten.
Bei einer NAS muss ich dazu sagen, es werden niemals 100 Leute gleichzeitig drauf arbeiten. Höchstens 5-10 gleichzeitig. Mir ist nur wichtig das ich rechte verteilen kann und man die Platte so einfach wie möglich ins System einbinden kann. Ach, und automatischer Backup wäre nett. Ich dachte tatsächlich das RAID 1 eine Art Backup Funktion ist, stirbt die eine Platte, sind alle Daten noch da.
Ich sagte Übrigens nicht das Google Drive zu teuer ist sondern ein Unternehmens Account mit 100 Usern nur für Drive zu benutzen zu teuer ist. Es wäre sinnloses Geld verbrennen. Wenn eine NAS 1300 Euro kostet, juckt es nicht wirklich. Und ich vermute sogar das man günstiger davon kommt.
Oben hat jemand erwähnt das clouds etc immer das Problem haben, wenn sie dicht machen, ist es futsch. Das ist tatsächlich mein größtes Problem. Nicht dsgvo oder sonst was. Das ist alles safe. Darum geht's einfach nicht. Es läuft schon professionell. Das einzige was halt nicht läuft ist eine ordentliche Platte für alle
Nur darum geht's mir
Einer benutze Google Drive, der andere Microsoft, einer hat seine WD frei gegebenen. Das will ich regeln. Eine Festplatte für alle. QNAP, Synology.. Da geht mein Gedanke wohl eher hin und hier hab ich nun mal kein Plan wo ich es noch nie eingerichtet habe. Stell ich mir auch nicht schwer vor aber was soll man wählen wenn es doch eigene Hardware wird?

Ergänzung (1. Juli 2022)

Hallo RXBeat, hier meine sicherlich provokative aber ehrlich gemeinte Antwort:

• Du kennst dich mit der Materie nicht aus, traust Dir aber zu ein System zu administrieren und auch securitytechnisch zu härten?
• Ihr nehmt ein, meiner Meinung nach, unorganisches Wachstum von 30 auf 100 Mitarbeitern innerhalb von 5 Monaten in kauf und Google Drive ist zu teuer?

Entweder machst du dich hier total lächerlich oder deine Vorgesetzten. Von was reden wir denn hier? 10 bis 15 Euro im Monat pro Kopf für einen anscheinend messbaren Produktivitätsgewinn der ganzen Firma?

Tu Dir selbst die Administration solch eines Systems ohne genaue Kenntnisse nicht an, außer dringliche Datenschutzgründe verhindern ein Cloud-Produkt. Wenn ihr schon in der Microsoft-Welt seid, ist wahrscheinlich die Integration von OneDrive über ein M365 Paket am einfachsten, ansonsten gerne GoogleDrive oder für mehr Funktion eine Nextcloud Instanz.

BTW: Ein NAS entsprechender Größe für 100 Mitarbeiter muss auch erst mal angeschafft werden, ich denke nicht, das es das kostenlos gibt...

Edit: Oder ganz einfach wie Malaclypse17 erwähnt: Beauftragt ein Systemhaus.

Ja trau ich mir zu und wäre auch nicht das erste Mal. 10-15 Euro pro Kopf sind immer noch 1000 bis 1500 Euro im Monat. Wie du sagst, ein messbarer Produktivitätsgewinn wäre toll. Ist es aber bei Google nicht. Glaube auch nicht das ich mich lächerlich mache wenn ich normale fragen stelle. Ich hab die Verantwortung. Wenn ich sage, ja möchte es, dann wird es bezahlt. Ich sehe den Produktivitätsgewinn aber wirklich nicht. Das sehe ich eher bei der eigenen Hardware.
Soll auch von mir kein Angriff sein aber eine Erklärung. Und die 100 Personen sind nur für dieses Jahr gedacht. Es wird noch größer werden und wenn ich merke, ok doch zu klein, dann wird ein größeres gekauft aber irgendwo muss ich anfangen. Klar bin ich nicht allwissend, sonst würde ich auch nicht um Tipps und Erfahrungen fragen

 

[Kontergewicht]

Ich gehe hier auch nicht von 100 Concurrent Users aus. 5 bis 10 sind schon realistisch. Aber was erwartest du denn, wenn du meinst ein 1300 Euro NAS würde reichen? Wenn du jedem User 50 GB Kontingent zugestehst sind das bei 100 Nutzern eine Nettokapazität (mathematisch vereinfacht) 5000 GB, also etwa 5 TB. Da werden 1300 Euro bei guter Leistung nicht reichen, da du in einem RAID1 10 TB reinpacken musst. Das bekommst du gerade so für 1300 Euro. Dann gibt es auch noch wie gesagt den Faktor Leistung und Skalierbarkeit. Man möchte ja mit dem System wachsen und nicht gleich ein neues anschaffen müssen, was ja dann auch die Daten wieder auf 2 Systeme fragmentiert. Gerade bei Leistung wird man hier selbst mit einem 4 Bay NAS nicht so sehr glücklich werden bei 10 gleichzeitigen Verbindungen.

Wie gesagt, lass dich von einem Systemhaus beraten. Da sind die Systeme in allen Belangen in guten Händen, im Monitoring, im Backup und vor Allem auch unter Wartung.

 

[omavoss]

Es läuft schon professionell.

Anscheinend aber nicht. Denn sonst würdest Du eine derartig triviale Frage hier nicht stellen.
Wer für ein Unternehmen relevante Fragen in einem Forum für Privatnutzer stellt, hat doch schon von vornherein verloren.

Frag Deinen Cheffe nach dem Budget und beauftrage ein Systemhaus; lass Dir Angebote erstellen und entscheide danach.
Alles andere ist Humbug und nicht zielführend.

 

[AlanK]

Ich fasse deine Zahlen Mal zusammen.
Ihr seid ein Unternehmen.
Jetzt arbeiten dort 30, Ende des Jahres 100?
Also ein stark wachsendes Startup?

War ist einfacher eine sehr starke NAS anschaffen mit hohen Einstiegskosten, die du auch Backupen musst...
Oder eine Cloud?

Sind die Daten DSGVO relevant?
Du schreibst weiter unten keine Kundendaten.
Wie viel GB pro User?

Dann schreibst du mir wenige Lernvideos.

Welche Dateiformate noch? Auch Dokumente zum colaborativen Arbeiten?

Sind alle User am selben Standort oder auch im Home-Office?
Welche Bandbreite ist im WAN und im LAN vorhanden.

Gibt es bei 30 geschwiege 100 Mitarbeitern nur dich als eher unerfahren Admin?
Oder auch einen ausgebildeten Admin mit Erfahrung?

 

[cubisticanus]

Oben wurde eigentlich alles gesagt, und ich kann's nur unterstreichen. Wir nutzen für Filehosting, Chat, Calendar usf. intern eine in Deutschland gehostete Nextcloud-Instanz. Perfekt. Freiwillig, so lange sich niemand hauptberuflich um die Technik kümmert, würde ich nie ein eigenes NAS dafür nutzen wollen.

 

[Masamune2]

Ich bin eigentlich immer dagegen gleich nach einem Systemhaus zu schreien aber hier muss ich dem ganzen ganz klar zustimmen. 100 User Ende des Jahres ist nichts was man mal eben mit einer NAS erledigt, das sollte Hand und Fuß haben.
Neben der Datenablage gibt es hier ja noch ganz andere Aspekte:

• Die ganzen User brauchen sicher auch Rechner/Laptops, wie setzt ihr die auf und verwaltet die? Wo melden die sich an? Domänencontroller?
• Von welcher Datenmenge reden wir eigentlich? Wie soll das Backup aussehen (nein, kein Raid!) und vor allem wie kommt eine Version davon außer Haus um vor Katastrophen und Ransomware sicher zu sein?
• Wie macht ihr heute E-Mails?

Wenn du hier ein konkretes Angebot brauchst schreib mich gerne mal per PM an, ansonsten such dir ein Systemhaus in deiner Nähe und lass die mal ein Angebot machen. Du kannst dann anschließend gern das Angebot hier (anonymisiert) posten, dann kann jeder (qualifiziert oder nicht) seinen Senf dazu geben.

 

[[wege]mini]

Einer benutze Google Drive, der andere Microsoft, einer hat seine WD frei gegebenen.

Hier musste ich kurz schmunzeln.

Am Anfang des Jahres wart ihr 5 Hansel, schätze ich mal.

Rein Betriebswirtschaftlich gesehen, kalkulierst du mit bis zu 100 Leuten noch in diesem Jahr und gehst daher von round about 300.000 Euro monatlich nur für Lohn, ohne Sozialabgaben zuzüglich Miete und Investitionen für Dinge wie Werbung aus?

Da landet man schnell bei 400.000 - 500.000 Euro monatliche Fixkosten.

Und jetzt willst du ein NAS selber bauen, weil dir 1500 Euro im Monat zu hohe Kosten sind?

Dein Vorschlag mündet in absehbarer Zukunft auch noch in einem Systemtechniker/ Administrator, der bezahlt werden will und der sich darum kümmert.

Für mich ergibt das alles keinen Sinn.

mfg

p.s.

Noch ein kleiner Tipp am Rande. Ihr müsst ja dann sowieso irgend wann über eine externe Lohnbuchhaltung nachdenken. Wenn man da einen guten Steuerberater vor Ort hat (der auch positiv bei Krediten ist), fragt man den einfach mal, welches Systemhaus seine Hardware bereit stellt.

"Wir-machen-es-dir-billig-übers-Internet.de" hilft da natürlich nicht.

Wenn die Hardware aber gut angepasst ist, gut konfiguriert ist und das Systemhaus im Zweifel nur ein paar Minuten (Stunden) entfernt ist, kann man das auch ohne großes Wissen, brauchbar bedienen.

 

[TomH22]

Einer benutze Google Drive, der andere Microsoft, einer hat seine WD frei gegebenen. Das will ich regeln.

Ok, das ist verständlich. Die Anwender helfen sich selbst und Du willst Wildwuchs verhindern. Das verstehe ich. Durch diese "Pilot-User" sind auch die Anforderungen so halbwegs bekannt, sofern die als repräsentativ gelten.

Das was Ihr als erste braucht, ist eine vernünftige IT Governance und z.B. eine IT Policy, wo Ihr definiert was die Leute "dürfen" und was nicht. Natürlich ist klar, dass sie die Anwender nur daran halten, wenn die IT Policy ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Arbeit zu machen. Wenn Ihr einfach sagt, dass Google Drive, Dropbox, etc. verboten sind, und nichts anbietet, wird es nicht klappen, das ist schon klar.

Bei uns im Unternehmen gibt es eine entsprechende Policy, die "private" Cloud Speicher wir DropBox, Google Drive, usw. für geschäftliche Zwecke komplett verbietet. Dafür hat jeder Benutzer einen OneDrive Business über Microsoft 365. Microsoft 365 wird zentral gemanagt, es ist durch entsprechende Policies damit zur Zeit nicht möglich, Files mit externen Usern zu teilen. Für solche Zwecke haben wir andere Tools die unsere IT managed. Das ist durchaus immer ein neuraligscher Punkt, weil auch Kunden gerne sagen "ey, nehmt doch einfach Dropbox".
Wenn Du von Schulungsvideos, etc. sprichst: Sind das von Euch selber erstellte Inhalt und ist sichergestellt, das Ihr daran auch entsprechende Rechte habt. Es ist z.B. illegal persönliche Exemplare von eBooks mit anderen zu teilen. Auch das gehört in eine IT-Policy.

Bezüglich NAS vs. Cloud: Die üblichen Cloud Drives wie OneDrive, etc. sind von der Benutzung her ja ganz anders als ein klassisches Netzlaufwerk. Sie sind durch Dinge wie Sharing Links, Mobil Apps, usw. auch viel komfortabler in der Benutzung. Netzlaufwerke will heute niemand mehr benutzen, sie sind auch ein gewisser IT Admin Aufwand, den man nicht unterschätzen sollte. Daher ist NAS vs. Cloud auch ein wenig "Äpfel mit Birnen". Natürlich bieten auch moderne NAS ähnliche Funktionen an (Synology Drive z.B), oder man kann auch in einer VM auf dem NAS sowas wie Nextcloud installieren.

Aber was man daran sieht: Du solltest erst eine Anforderungsanalyse machen, auch unter Einbindung von Key Usern und dem Datenschutzbeauftragten. Dann kann man verschiedene Lösungen evaluieren (im Idealfall mit einem Test) und auch von den Kosten bewerten. Dabei nicht vergessen, einen "kalkulierten" Wert für die Admin-Stunden einsetzen.

Das wäre auch tatsächlich der erste Schritt, bevor man ggf. einen externe Partei wie ein Systemhaus einbindet.

Oben hat jemand erwähnt das clouds etc immer das Problem haben, wenn sie dicht machen, ist es futsch. Das ist tatsächlich mein größtes Problem. Nicht dsgvo oder sonst was. Das ist alles safe. Darum geht's einfach nicht. Es läuft schon professionell. Das einzige was halt nicht läuft ist eine ordentliche Platte für alle
Nur darum geht's mir

Wenn man sich über DSGVO nicht als Problem sieht und sagt "alles safe", dann ist genau das Gegenteil der Fall. Wie willst Du verhindern, das die Mitarbeiter nicht doch personenbezogene Daten ablegen?
Klassiker sind Bewerbungen (wenn Ihr so schnell wachst, wie geplant, dann ist das ja vermutlich ein sehr relevanter Punkt), aber auch Excel Sheets mit Gehaltslisten, Überstunden, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, usw. Die HR-Daten von Mitarbeitern sind in die meisten Unternehmen ein deutlich größeres Datenschutz Problem als Kundendaten.

Bezüglich "plötzlich dicht machen": Als Firmenkunde geht man natürlich zu einem etablierten Anbieter und hat auch einen Firmenkundenvertrag. Muss man schon wegen des "Data Processing Agreement" (sorry kenne gerade den offiziellen deutschen Begriff nicht...) haben, das wegen GDPR/DSGVO erforderlich ist.

Da stehen auch so Dinge wie Kündigungsfristen, usw. drin. "Plötzlich dicht" ist da dann ein höchst unwahrscheinliches Risiko.

Umgekehrt sind die Risiken des Eigenbetriebes, wenn man es nicht sehr professionell macht, oft erheblich höher. Was ist wenn Dein NAS durch irgendeinen Fehler sein Dateisystem schreddert und alle Daten vernichtet sind? Oder, noch wahrscheinlicher, ein Ramsomware Trojaner, der das ganze Ding verschlüsselt. Diese Stories tauchen ja alle paar Wochen in der Zeitung auf.
Ein RAID System hilft gegen diese Dinge überhaupt nichts, da ja die Daten auf allen Platten des Systems zerstört werden. RAID erhöht in erster Linie die Verfügbarkeit eines Systems (verhindert Downtime beim Ausfall eine Platte), aber eignet sich nicht als alleinige Backup-Strategie.

Deine, sorry, doch etwas blauäugige Herangehensweise, an das Thema ist ein klassisches "Recipe for Desaster".
Ich will Dich nicht entmutigen, und die Antwort "geh zu einem Systemhaus" finde ich auch nicht zielführend, denn wenn man unvorbereitet da irgendeinen Anbieter reinholt, besteht das Risiko, dass der hauptsächlich seine Bedürfnisse erfüllt und nicht Eure.

 

[NobodysFool]

Ohne jetzt jeden Punkt einzeln aufzuführen und zu erklären/berichtigen: sucht euch ein Systemhaus und lasst euch beraten.

Da kann ich nur zustimmen. Wenn man nicht wirklich gut Ahnung davon hat bringt es nix, sich selbst etwas zu kaufen oder gar zu basteln und sich durchzuwursteln.

Wenn da ein betrieb und Jobs davon abhängen, dann macht genau das, was Malaclypse17 vorschlägt. Denn wenn da irgendwas klemmt, nicht funktioniert, oder total im Argen liegt, dann gibt es nichts besseres als salopp gesagt: jemanden den "Schwarzen Peter" zuzuschieben und Beine zu machen, weil er dafür schließlich auch bezahlt wird ... und im Zweifelsfall auch irgendwie mehr oder weniger den Kopf hinhalten muss.

 

[h3@d1355_h0r53]

Nur noch so am Rande. Datenschutz betrifft nicht nur Kundendaten. Auch Daten der Mitarbeiter. Wenn die im Video zu sehen sind und was relevantes erzählen oder in Dokumenten Kontaktdaten gespeichert sind muss auch Datenschutz greifen. Eigentlich schon wenn da jemand Privatemail für Accounts nutzt.
Man kann sowas mit einer Synology machen. Keine Frage. Genug Platten rein und noch paar SSDs. Aber dann braucht man am besten 3 Stück davon. 2 in der Firma die sich spiegeln und somit für schnellen Zugriff sorgen und eine auch ausfallen kann. Dann noch extern eine auf die versionierte Backups gemacht werden.
Wenn man sich damit auseinandersetzt kann man da schon was gutes bauen. Und auch sowas wie Backups der Clients, Chats wie auch Email Server gehen darüber gut bis hin zur Sicherheitszentrale für Kameras und Überwachung des Firmengebäudes. Aber da sollte man dann weiter denken ob das alles praktikabel ist wenn es mehr als 100 Mitarbeiter werden. IT Governance und Enterprise Architecture Management wären hier Strichpunkte für kurzfristige und langfristige Planung.