[Outlook 2010] Aufgaben (semi-) automatisiert zuweisen?

KameeHameeHaaa

Lt. Junior Grade
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Juli 2015
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408
Liebe Community,

ich erkläre mal schnell die Arbeitsschritte, damit man mich auch besser verstehen kann:
Ich erhalte täglich einige Mails in meinem Posteingangsordner. Diese Mails muss ich ab und zu in Aufgaben umwandeln und bestimmten Personen zuweisen, mit einem Fälligkeitsdatum.

So mache ich es bislang:
Ich habe QuickSteps festgelegt, die die Mails in bestimmte Ordner verschieben und gleichzeitig daraus eine Aufgabe erstellen. Leider jedoch muss ich dann im Aufgaben-Fenster, welches geöffnet wird, jedes mal manuell auf "Aufgabe zuweisen" gehen, und die Aufgabe dort zuweisen. Ebenso muss ich das Fälligkeitsdatum manuell händisch eingeben.

Gäbe es hierfür halbwegs automatisierte Prozesse, die man einrichten könnte? Wichtig wäre mir vor allem, dass die Option, eine Aufgabe zuzuweisen, automatisch erscheint. Da diese Aufgaben nur an 5-6 Kontakte (die immer die gleichen bleiben) zugewiesen werden, wäre es natürlich auch von noch größerer Hilfe, wenn zB durch eine Art QuickStep nicht nur eine Aufgabe erstellt wird, sondern diese auch eben einer vordefinierten Person zugewiesen wird (in diesem Falle wäre das Eintragen des Fälligkeitsdatums kein Problem).

Ich hoffe, dass meine Ausführungen halbwegs passend sind. Freue mich außerdem über jegliche Rückmeldung.

Mit besten Grüßen
Kame
 
Klingt nach 'ner Aufgabe für Outlook VBA. Damit wäre das sicher kein Problem, aber ich würde es nur empfehlen, wenn du schon VBA Erfahrungen hast.
Ansonsten könntest du meine Fensterpflege verwenden, um in bestimmten Situationen (anhand des Fenstertitels) bestimmte Buttons automatisch zu drücken, was vielleicht auch schon hilft.
 
Ich habe leider keine VBA Erfahrungen. Ich bräuchte ohnehin eine Lösung, die man auch im unternehmerischen Umfeld, d.h. für 2-5 MitarbeiterInnen, die in diesem Bereich tätig sind, einsetzen kann.

Mit besten Grüßen,
Kame
 
Unternehmenseinsatz für Fensterpflege wäre mal was Neues :cool_alt:
Aber ansonsten: Ohne VBA sehe ich hier wenig Chancen, denn woher soll Outlook wissen, dass die aus einer Mail gebildete Aufgabe jemandem zugewiesen werden soll oder einen Fälligkeitstermin braucht. Dafür gibt es keine Regeln oder Quicksteps. Mit VBA wäre das kein Problem, aber das setzt im Unternehmen jemanden voraus, der sich mit VBA auskennt.
 
Du hast absolut recht. Leider scheint Outlook 2010 dieses Feature nicht anzubieten. Wobei ich die Einrichtung einer solchen Funktion als keine große technische Herausforderung sehen würde. Ich schätze es ähnlich ein wie die Einrichtung von Kategorien und der Zuweisung von Aufgaben/Mails zu diesen Kategorien. Anstatt Kategorien könnten es bestimmte eMail-Adressen sein, die man ganz einfach festlegt und mit einem QuickStep nicht nur zum Aufgabenfenster kommt, sondern direkt die Mail der Person eingetragen wird, die eben in dem QuickStep definiert wurde.
 
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