Outlook Migration – Super-GAU

[Lyle]

Hallo,
bei der Migration von Outlook auf einen neuen Rechner (W10 zu W11) ist mächtig was schief gegangen. Ich wollte von Office 2021 zu Office 2024 (die Version mit einmaliger Zahlung, kein 365)

Szenario:

• Zwei E-Mail-Adressen (gmx.de und posteo.de) wurden mit Outlook 2021 abgerufen
• Bei einigen Ordnern fand sich bei Outlook der Zusatz „nur auf diesem Computer“
  Es wurde für jede Adresse eine pst-Datei exportiert
• Im neuen Outlook wurden die Adressen als IMAP angelegt, die pst Dateien importiert und synchronisiert

Katastrophales Ergebnis:

• Auf dem Smartphone habe ich 800 neue E-Mails
• Mein gmx.de Account ist plötzlich durch neue (alte) E-Mails voll
• Mein posteo Account hat gmx E-Mails gelistet und andersherum, mein gmx Account posteo E-Mails
• Teilweise finden sich alte, schon längst gelöschte E-Mails im Verzeichnis o.0

Ich hatte keine Ahnung, dass Outlook irgendwie E-Mails bei den Anbietern (gmx, posteo) einpflegen kann.
Aktuell lösche ich hunderte von doppelten (teils schon lange gelöschten) E-Mails in gmx/posteo.
Was habe ich falsch gemacht? Wie gehe ich vor und mache es besser (muss ich alles händisch löschen, weil es sonst wieder komplett runtergalden wird)? Office habe ich mittlerweile komplett zurückgesetzt, Outlook noch nicht wieder gestartet (noch keine E-Mail Adressen eingepflegt).

Der Tech Support meinte, ich müsse die E-Mail Adressen bei Outlook als POP eingeben? Stimmt das? Hatte ich bislang anders gehört.

 

[Nilson]

Wie waren die E-Mails im 2021er angelegt? Auch schon IMAP oder noch POP3?

IMAP funktioniert in beide Richtungen. Wenn auf dem Client Mails sind, die auf dem Server nicht vorhanden sind, werden die auch vom Client zum Server synchronisiert.

 

[JumpingCat]

Du nutzt POP3 oder IMAP? Das klingt so als hättest du POP3 konfiguriert. Da merkt sich der Client was er schon kennt. Sollte man nach Möglichkeit vermeiden.

Auf den Accounts bei den Providern bekommst du das nicht mehr aufgeräumt.

Du kannst versuchen mit z.B. Betterbird und der Duplikate Erkennung doppelte Emails zu löschen oder in einen speziellen Ordner zu verschieben.

 

[Merlin74]

Warum kopiert man eigentlich die pst Datei bei -Outlook?
Und würde es nicht genügen IMAP zu nutzen?
Sprich ich richte gmx und posteo neu in Outlook ein mit imap… Ich gehe von aus im alten Outlook wurde auch imap genutzt

 

[prian]

Ich vermute, das alte Outlook machte POP3 ohne Löschen vom Server, das neue IMAP und das hat die Mails nun hochgepumpt.
Da kann ich nur sagen, selbst vermasselt.
Somit die Mails auf den Mailservern löschen und die Mails vom alten Outook erneut übernehmen.

 

[Lyle]

IMAP funktioniert in beide Richtungen. Wenn auf dem Client Mails sind, die auf dem Server nicht vorhanden sind, werden die auch vom Client zum Server synchronisiert.

Das war mir gar nicht bewusst. Gut zu wissen, danke dir!

Du nutzt POP3 oder IMAP? Das klingt so als hättest du POP3 konfiguriert.

Da muss ich nochmal schauen - ich bin der Meinung, dass es IMAP war. Da war ich nicht vorsichtig genug, ich schaue nochmal, danke dir.

@Merlin74
Weil die "nur auf diesem Computer" Ordner wichtig sind und ich las, dass diese nicht vom Client runtergeladen werden können. Entsprechend die Idee mit dem Import. Die Option "Keine Duplikate importieren" hatte ich angeklickt. Hat leider nicht ganz geklappt.

Da kann ich nur sagen, selbst vermasselt.

Danke für diesen konstruktiven Beitrag. Er hilft ungemein weiter.

 

[redjack1000]

Was habe ich falsch gemacht?

Nichts.

Ich gehe immer wie folgt vor, ich binde die PST nur lokal ein.

CU
redjack

 

[Lyle]

Mal ganz naiv gefragt: ich habe ja die pst Dateien. Könnte ich einfach die gmx und posteo Konten gänzlich leeren, dann die PST Dateien in Outlook laden, und Outlook würde dann den Ursprungszustand herstellen, indem die E-Mails hochgeladen werden?
Verstehe nur nicht, wieso gmx Mails in posteo und andersherum gelandet sind.

 

[Nilson]

Ich würde vorher auf jeden Fall noch ein externes Backup machen. z. b. mit Mailstore Home

 

[prian]

Danke für diesen konstruktiven Beitrag. Er hilft ungemein weiter.

Man kann es auch ruhig mal beim Namen nennen.
Allerdings habe ich auch die Lösung im darauf folgenden Satz genannt.
Da Du jetzt alte und "neue" Mails auf dem Mailserver hast, bekommst Du die nur ohne großen Aufwand sauber indem Du die alle auf dem Mailserver löscht und die lokal vorhandenen wieder einbindest, die wären ja noch ohne Dubletten.

Ich gehe hier - in meinem Fall Thunderbird - so vor (das könntest Du sogar noch mit dem alten Office machen):

• Sicherstellen dass ein Backup vom Postfach vorhanden ist
• Abholen von Mails im alten Outlook unterbinden (du willst ja die Dubletten nicht runterladen)
• Zum bestehenden POP-Konto wird ein IMAP-Konto angelegt
• Das IMAP-Konto synchronisiert sich und alle Mails lagern nun lokal im POP (der saubere Stand) und im IMAP (mit Dubletten)
• mit dem IMAP-Konto alle Mails löschen, diese werden dann auch auf dem Server gelöscht.
• vom POP-Konto die Mails in das IMAP-Konto rüberkopieren, diese werden dann zum Server hochgeladen
• Fertig

Obige Schritte können auf dem neuen Outlook nach Einbinden des alten POP-Postfaches auch erledigt werden.

Wichtig: Immer darauf achten dass kein POP-Zugriff auf das Konto erfolgt, vor dem Löschen prüfen ob mittlerweile neue Mails auf dem Server lagern die mit POP noch nicht abgeholt wurden und diese mit IMAP holen und in das POP-Konto lokal schieben bevor die Mails auf dem Server gelöscht werden.

 

[Lyle]

Spoiler: Off-topic

Man kann es auch ruhig mal beim Namen nennen.

"Hallo, ich habe einen Fehler gemacht - könnt ihr mir weiterhelfen"
-> "lol du hast einen Fehler - selber Schuld!"
Was ist der Sinn dieses Kommentars? Ich würde es gerne verstehen. Geht es dir darum eine Überlegenheit zu fühlen, indem du anderen noch einmal vorhältst, dass sie etwas falsch gemacht haben? Ist dir entgangen, dass ich selber schreibe, dass etwas schief gegangen ist und ich einen Fehler gemacht habe? Oder denkst du da schlicht gar nicht nach und schreibst einfach, was aus deinem Kopf plumpst? Interessiert mich wirklich, würd es gerne verstehen.

Danke für die Erklärungen. Dazu einige Fragen:
"Zum bestehenden POP-Konto wird ein IMAP-Konto angelegt" - ich habe im alten Outlook beide E-Mail Adressen als "IMAP/SMTP" geführt. Was meinst du mit dem "bestehenden POP-Konto"?
Soweit ich das überblicke, habe ich bislang nur mit IMAP gearbeitet.

Mein Gedanke ist jetzt also: die E-Mail Adressen im neu aufgesetzten Outlook einpflegen, Verbindung sofort trennen, damit nicht synchronisiert wird. Dann die Mails auf gmx und posteo komplett löschen. Dann offline die pst-Dateien als Sicherung von Vorgestern in Outlook importieren und dann die Konten mit gmx und posteo synchronisieren. Liege ich falsch, wenn ich davon ausgehe, dass Outlook dann alle Mails hochlädt und der Stand von gestern wieder hergestellt wird (nur die Mails seit gestern sind dann weg)?
Oder wird Outlook alle Mails löschen, weil bei gmx und posteo nichts mehr liegt?

Würde davor noch versuchen direkt bei gmx und posteo eine Sicherungskopie zu machen, falls das ohne Outlook geht.

Danke für eure Hilfe!

 

[prian]

Wenn Du bisher nur mit IMAP gearbeitet hast kann es auch nicht zu Dubletten kommen.
Dazu hättest Du lediglich die beiden Konten im neuen Outlook neu anlegen müssen und schon wären alle Mails wie zuvor da gewesen.
Eiinzug Kontakte usw. hätten man im alten Outlook exportieren und im neuen importieren müssen.
Wenn Du allerdings die Mails aus einer Sicherung auch noch mitgenommen und diese übernommen hast, dann sind das für das neue Outlook auch "neue" Mails und die werden dann mit dem Server synchronisiert.
Somit passt meine Aussage zu "selbst vermasselt" leider immer noch.

Davon hattest du aber nichts geschrieben dass das bereit IMAP war.
Somit passt meine Vorgehensweise leider nicht.

Wenn Du in der Sicherung wirklich alle Mails hast, dann ist der einzige Weg zur Bereinigung das Löschen aller Mails auf den Mailservern und das reinkopieren der Mails aus der Sicherung, die dann wieder zum Server synchronisiert werden. Die sind für die Clients dann alle neu, aber das kann man recht schnell auf "gelesen" setzen.

 

[Drölfzehn]

Eine alternative Möglichkeit wäre auch:

1. Die E-Mails aller Postfächer aus Outlook mittels MailStore Home sichern
2. Die E-Mails bei GMX/Posteo zu löschen
3. Die E-Mails mittels MailStore Home in dein GMX/Posteo-Postfach mittels IMAP synchronisieren
4. In Outlook alle Konten/Postfächer löschen
5. in Outlook das GMX/Posteo-Konto via IMAP noch mal neu anlegen und die E-Mails herunterladen

Wichtig hier ist auf jeden Fall, dass du ein Backup hast!