Rechnungen digital machen

[nedim89]

Guten Tag,

aufgrund der Rechtskonformität habe ich mich nie getraut, Rechnungen nach dem scan wegzuschmeißen. Vielleicht gab es diesbezüglich eine Erneuerung am Gesetz? Denn nach mein Kenntnissstand muss man die originalen Rechnungen auf Papier für die Gültigkeit beibhalten/aufbewahren. In Google mag es massig threads darüber geben, doch die sind zu alt.

Danke für eure Antworten.

MfG

 

[simpsonsfan]

Also ich denke auch, dass man das Original aufbewahren muss. Entsprechend 2 Jahre privat und 10 Jahre für Unternehmer (gibt bestimmt einige Ausnahmeregelungen, aber allgemein sind mir diese Zahlen in Erinnerung).

 

[nedim89]

Nicht einmal die zwei Jahre alten Rechnungen/Bons würde ich aufgrund eines Diebstahlvorwurfes (ist mir noch nie passiert, aber einigen, die ich kenne) wegschmeißen.

Auch im Falle eines Versicherungsfalles können diese sehr behilflich sein. Vor längerer Zeit ist jemand über meinen zwei Jahre alten Dell-Laptop gestolpert. Seine Versicherung hat nach der Rechnung dieses Laptops verlangt. Jedoch hatte ich die Rechnung verloren, aber Dank Dell wurde die Rechnung direkt an die Versicherung geschickt und habe nach paar Wochen mein Geld erhalten.

Nicht jedes Unternehmen ist wie Dell oder Amazon. Möchte mir nicht vorstellen, was passiert wäre, wenn es nicht Dell gewesen wäre; nicht jede Firma ist eben wie Dell oder Amazon.


Die zweite Zahl stimmt auf jeden Fall, beim ersetn bin ich mir nicht sicher, ob man es "muss".

 

[simpsonsfan]

Also zumindest Baurechnungen und Handwerkerrechnungen oder so müssen Privatpersonen aufbewahren. Das steht auch auf jeder solchen Rechnung unten drauf.
Für die Versicherung oder so würde hingegen ein Scan bestimmt auch reichen. Die brauchen ja nicht das Original. Wenn man es bspw. faxt, kann man das ja auch mit der gescannten tun.

 

[Heretic Novalis]

2s google lieferte folgendes ergebnis:

Viele Unternehmen scannen ihre in Papierform eingehenden Eingangsrechnungen, archivieren sie elektronisch und vernichten dann die Papieroriginale. Obwohl mitunter Bedenken geäußert werden, ist dieses Verfahren in Deutschland aus handels- und steuerrechtlicher Sicht zulässig, wenn dabei die allgemeinen Regeln zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege beachtet werden.

[...]

§§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO

http://www.elektronische-steuerpruefung.de/management/heinirch_1.htm

 

[nedim89]

Was für Kaufleute gilt, muss doch nicht für Laien gelten?

Habe noch folgendes dazu gefunden:


Zehn Gebote für die elektronische Archivierung

1.Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren
2.Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden
8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden
9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen
10. Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze

Quelle
http://www.computerwoche.de/software/bi-ecm/1894685/index3.html

 

[heiner.hemken]

Du bist jetzt aber nicht wirklich der Meinung, daß die Rechnungskopie, die Dell an den Versicherer gesendet hat, von einer Papiervorlage stammt?

Warum sollten nicht die selben Regelungen für privat gelten? Es bleiben doch die gleichen Grundsätze oder siehst Du da wirklich einen Unterschied außer natürlich die Vorgaben zur Dauer?

 

[nedim89]

Hast Recht, der Verkäufer verfügt ja so wie der Käufer über die originale Rechnung - war ein Denkfehler.

Stimmt.