rundmail: womit zuverlässig formatieren?

[ed_lumen]

brauch (zum tag der arbeit!) die fachleute hier mal wieder ;-! - ich muß a bissl eigenwerbung machen per mail. dabei braucht jede mail eine persönliche anrede und einen angepassten link - es ist also nicht so ganz easy - ich muß jede mail einzeln schicken.

mein mailer ist gmail. ich kopiere meinen prima entwurf, aber jedesmal verliere ich dabei die per copy/paste eingefügten bilder/screenshots und die formatierungen scheinen auch seltsam: ich lösche zb. einen buchstaben und der cursor ist plötzlich ganz woanders und ein halber satz fehlt. kurz: womit bekomme ich eine stabile vorlage, die ich komplett per copy/paste für die nächste mail benutzen kann? danke!

 

[DeusoftheWired]

Forward/Weiterleiten-Funktion und vor dem Absenden die individuellen Teile anpassen?

 

[ed_lumen]

ich muß aber auf jeden fall den entwurf behalten, der ist beim weiterleiten ja "weg", bzw. kann ich ja nur weiterleiten, was ich selbst erhalten habe. dann müßte ich auch noch jedesmal den "vorspann" löschen - falls ich dich richtig verstehe.

 

[DieRenteEnte]

Nein, man kann auch seine gesendeten Mails weiterleiten.
Dabei braucht man nur den neuen Empfänger einzutragen und je nach Anbieter und Einstellung, die ersten paar Zeilen der Mail löschen.
In diesen steht häufig voreingestellt, wann du es zuletzt an einen Empfänger gesendet hast.

GMail habe ich nur als Wegwerf-Mail verwendet, keine Ahnung wie es dort im Detail geht.

Meine Vorgehensweise:
- Microsoft Word oder Excel verwenden
- Serienbrief erstellen
- Serienbrief zu PDF oder XY Textformat formatieren
- senden

Dazu braucht man nur die jeweiligen Empfänger in einer Excel Datei auflisten und per Serienbrieffunktion automatisch generieren und formatieren und senden lassen.
Ein mal Arbeit gemacht, ist es in Zukunft total egal, ob man an 10 oder 10.000 Empfänger etwas schickt. Der Zeitaufwand in der Selbe (unter 1 Minute). Man braucht nur die jeweilige Excel Datei...
Und mit Outlook geht das nochmal ein ganzes Stück einfacher.

P.S:
Hat GMail keine Vorlagen Funktion?
Bei Outlook könntest du deine Rundmail als Vorlage speichern und xx mal verschicken.

 

[DeusoftheWired]

ich muß aber auf jeden fall den entwurf behalten, der ist beim weiterleiten ja "weg", bzw. kann ich ja nur weiterleiten, was ich selbst erhalten habe.

Du hast noch nie was aus deinem Gesendet-Ordner weitergeleitet? o_O

 

[ed_lumen]

um den entwurf aus dem gesendet-ordner weiterleiten zu können, hab ich ihn versandt, aber schon im versendet-ordner sind die bilder weg! mist ...

für echte serienbriefe bräuchte ich eine leichtverständliche anleitung. ich müßte das mit open office machen. ich habe eine tabelle mit namen + email, will aber nicht alle 1000 adressen auf einmal nutzen, muß schließlich mit dem nachtelefonieren hinterherkommen. hilfe wäre sehr willkommen ...

weiterleitung muß ich allein schon deshalb immer wieder mal benutzen, weil gmail keine funktion anbietet, eine mail nochmal zu senden ... aber schüttel nur den kopf, wenn es dich freut.

 

[DeusoftheWired]

Ich hab mich jetzt seit x jahren mal wieder in der Weboberfläche von GMail angemeldet, um dein Problem nachvollziehen zu können. Ich kann es nicht. In den Gesendet-Ordner gehen, irgendeine Mail anklicken, oben rechts das Dropdown-menü öffnen und Weiterleiten auswählen:

Empfänger eingeben, Mailinhalt ändern. Fertig.

Mail-Anhänge verschwinden nicht einfach. Wahrscheinlich hast du die Bilder nicht als Anhang eingebunden, sondern einen Link irgendwohin gesetzt, den GMail dann als eingebunden anzeigt.

Kontaktlisten lassen einfach erstellen. Übrigens bitte immer BCC benutzen, sonst sehen alle Empfänger auch sämtliche E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger. Wenn du 1000 Leute anrufen mußt, hast du aber kein Kettenbriefproblem, sondern ein prinzipielles.

 

[ed_lumen]

nochmal: ich habe kein problem mit weiterleiten.

die bilder hänge ich nicht an, sondern platziere sie in die mail, damit sie besser aussieht. leider funktioniert es eben nicht bzw. nicht zuverlässig.

das mit den kontaktlisten ist wohl keine option, da ich die anrede etc persönlich halten will. wegen der vielen adressaten mach ich das natürlich im lauf von wochen+ monaten.

pdf ist wohl keine option, ich brauch die persönliche anrede. thunderbird könnte ich benutzen ...

 

[Heen]

Du solltest dich wirklich mit der Serienbrief-Funktion auseinandersetzen, wenn es Monate dauern wird. Eine Vorlage erstellen, die individuellen Infos (auch die Anrede und der Link) kommen aus der Quell-Datei, fertig.

 

[DeusoftheWired]

Hab’s gerade mit einer HTML-Mail mit verschiedenen Formatierungen und zwei in die Mail eingefügten Bildern probiert. Wird genauso dargestellt, wenn ich versuche, sie weiterzuleiten.

Wenn du jeden einzeln anrufen willst/mußt, dann bleibt dir natürlich nichts anderes übrig, als immer händisch die Adresse zu ändern.

 

[ed_lumen]

heen, openoffice sagt in der hilfe zu serienbriefen: "Bei einem Dokument im HTML-Format werden eingebettete oder verlinkte Bilder nicht mit der eMail versendet."

deus, sieht es gesendet noch genauso aus? bei mir wiederholt eben nicht, die bilder sind dann weg und auch nicht beim empfänger angekommen.

Ergänzung (1. Mai 2018)

ich hatte mir auch mailchimp angesehen, damit versandte mails sehen immer toll aus. aber die sichern sich alle rechte und alles läuft über deren server, das gefällt mir nicht.

hätte nicht gedacht, daß mein plan so schwer zu realisieren ist.

Ergänzung (2. Mai 2018)

ich hab es jetzt mit google drive versucht. bilder hochgeladen + freigegeben + eingefügt. aber dann sitzt an der gewünschten stelle ein häßlicher link + die bilder hängen als anhänge dran. so geht es auch nicht. hat noch jemand eine idee?

 

[DeusoftheWired]

Nicht über Google Drive, nicht als Anhang. Ich hab’s im Beispielscreenshot oben mit einem Klick auf das Kamerasymbol (in der Reihe Anhang, Google Drive, Kamera, Link, Emoticon) gemacht.

 

[ed_lumen]

heiliger bimbam, damit scheint es zu gehen! auch wenn ich die nachricht copy/paste sind die bilder drin und kommen auch so an. wär das schön, warum ist alles immer so kompliziert ;-? danke fürs mitdenken!!

 

[DeusoftheWired]

Uff, schwere Geburt, aber am Ende klappt’s!

 

[ed_lumen]

weiterleitung einer gelungenen mail würde nach anpassung arbeit sparen, allerdings zerstört gmail zeilen, fügt dutzende von zeilenschaltungen ein etc., auch merkwürdig. nobody, no tool is perfect ... bleibt's also bei 2 x copy+paste (inhalt + betreff), anredenwechsel, linkanpassung ...

Ergänzung (2. Mai 2018)

15 mails hab ich heute individualisiert inkl. recherche fertiggemacht, immer auf die gleiche, oben beschriebene weise, und schau grad in den gesendet-ordner. schreck! die ersten 4 sind ok, die nächsten 11 haben alle keine bilder drin, sondern die üblichen gerissener-link-platzhalter. grund: offenbar hab ich während der arbeit es als einfacher angesehen, aus einem so erstellten, kompletten entwurf zu kopieren als aus einer versandten mail. das war ein, der fehler, es funktioniert dann nicht. alles sieht gleich aus - aber das ergebnis ist sch.... - da muß ich durch und die 11 mails nochmal senden. genau die peinlichkeit, die ich vermeiden wollte. take care!

 

[DieRenteEnte]

Ich verstehe nicht, warum du für solche Zwecke keine professionelle Software nimmst.
Microsoft Office ist nicht umsonst konkurrenlos. Die ganzen Alternativen kommen nur zu einem Bruchteil an Microsoft Office heran.

Ich selbst habe beim versuchten Umstieg auch die Erfahrung machen müssen, dass bekannte einfache Dinge umständlicher gemacht werden müssen oder Formatierungsfehler auftauchen, die keinen offensichtlichen Sinn ergeben.

Microsoft Outlook und Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) ist hier die Lösung, wenn du eine vernünftige Lösung haben willst. Der größte Vorteil sind die Hilfen und automatisch voreingestellten Ergebnisse. Da schafft es jeder "Hans" ansprechende Lösungen zu finden.
Und wie schon erwähnt, funktioniert es mit einem Serienbrief extrem einfach und sehr schnell.
Was glaubst du, wie die großen Konzerne ihre Werbemails verschicken? Die können sich keinen einzigen Fehler erlauben, besonders nicht bei Formatierungen.

 

[ed_lumen]

daß office konkurrenzlos ist, wußte ich bisher nicht. umsonst ist es jedenfalls nicht. ich hab es nicht und müßte es erst lernen. aus bestimmtem grund mußte ich aber jetzt anfangen (und bin froh, den anfang geschafft zu haben). dein rezept wäre also: in word die mail verfassen (als email? als doc?), die vorhandene tabelle damit verknüpfen, per outlook versenden? ab welcher version? weiß jemand, ob das mit open office und ggf thunderbird auch gut geht?

 

[DieRenteEnte]

Das würde den Rahmen sprengen, dir eine Anleitung zu geben, wenn du es gar nicht kennst.

Mit "konkurrenzlos" ist habe ich es im professionellen Bereich gemeint.
Sehr einfach ist es, wenn du dir Anleitungen auf Youtube ansiehst.

Für Briefe suchst du nach "Word Serienbrief"
Für deinen Fall mit E-Mails suchst du nach "Outlook Serienbrief"

Im Geschäftsbereich ist es auch eine Frage der Formatierung. Die Meisten arbeiten nun mal mit Microsoft Office Produkten und werden deshalb Probleme haben, wenn du ihnen Dokumente mit Open Office, Libre Office, etc. schickst.

Dokumente, welche dein Empfänger lediglich lesen soll, schickst du am besten immer im PDF Format. Das kann quasi jedes Unternehmen der Welt problemlos und ohne Formatierungsfehler lesen, egal was drinnen ist.

Bei E-Mails musst du wegen Skripten und automatischer Formatierung aufpassen, welche sehr oft durch simples "Kopieren & Einfügen" gesetzt werden, ohne dass man es weiß/sieht.
Zwei Lösungen dafür:
Entweder man verwendet ordentliche Software und weiß es oder man fügt kopierte Dinge immer ohne Formatierungen ein.
Texte könntest du beispielsweise in "Editor (Desktop App)" einfügen, vom "Editor (Desktop App)" nochmals kopieren und sonst so einfügen. Alles was im "Editor (Desktop App)" kopiert wird, hat keine Formatierung. Alles was in Office Programmen, Browsern oder sonstigen Programmen kopiert wird, wird mit (verteckter) Formatierung kopiert.
Dadurch verschieben sich Bilder, Texte, werden farblich unterlegt, haben andere Schriftarten/formen, Links, usw.

P.S:
Als Kaufmann hast du das Recht Office günstiger zu beschaffen und natürlich steuerlich abzuschreiben. Office 365 macht meiner Meinung nach am meisten Sinn.
Office Professional ist eine auf Dauer günstigere Alternative, wenn du nicht alle ~3 ? Jahre die neuesten Features benötigt.

Zuhause nutze ich nur Office Home 2016, davor Office Home 2007. (ohne Outlook!)
Nur gewerblich nutze ich Office 365.

 

[ed_lumen]

du hast recht. ich werde es mit thunderbird und mailmerge versuchen. sollte auch gehen. auch wenn da natürlich arbeit in form der zusätzlich benötigten datenbankspalten wartet. werde berichten. nächste woche.

auch damit, keine docs etc zu versenden, hast du recht, man kann es nicht oft genug sagen. aber irgendwie müssen die schädlinge ja ins kanzleramt kommen ;-)

 

[ed_lumen]

wie gesagt: MSoffice hab ich nicht, und es sollte ja auch anders gehen, ich versuche es zumindest erstmal. bisher ohne erfolg. kennt sich jemand mit thunderbird und mailmerge aus?

ich habe eine prima mail und eine (openoffive)ods, von der ich eine kommagetrennte csv gemacht habe. in der adresszeile der mail steht {{E-Mail}}, weil sich genau so die spalte der datenbank nennt. weiter unten kommt noch {{Anrede}} {{Name}} und das weitere. zum glück (muß ich ja da noch sagen) scheinen die ersten mails nicht rauszugehen (denn sie sollen werbung für mich machen), sondern es gibt diese fehlermeldung:

in der datenbank gab auch es zeilen von leuten, die ich nicht anschreiben wollte; dort hatte ich die email-adresse gelöscht. nach obiger meldung vermutete ich, daß das programm an diesen zeilen scheiterte. jetzt aber habe ich eine kopie der DB gemacht ohne leere einträge bei E-Mail, leider mit dem selben ergebnis. kann mir jemand weiterhelfen?