Server oder Cloud?

[Jucicebrother]

Hallo in die Runde, ich habe mal wieder eine lustige Frage für Euch.

Seit März sitzt unsere Agentur nun so zu 90% oder sogar mehr im Homeoffice. Ob sich das die kommenden Monate/Jahre stark ändert kann ich nicht sagen. Seit beginn dieser Umstellung arbeiten wir umständlich mit OneDrive und VPN Server Zugriff, nicht ordentlich, nicht einheitlich und jeder macht das so bisschen wie er will. Da eigentlich bereits für dieses Jahr die Anschaffung eines neuen Servers geplant war, die Zeit uns aber einen Strich durch gemacht hat, steht das jetzt für 2021 auf dem Plan.

Jetzt stellen wir uns ständig die Frage, braucht man überhaupt noch einen Server im Keller oder macht es nicht doch mehr Sinn nur noch in der Cloud zu arbeiten? Wir sind irgendwie unschlüssig, sehen bei beiden Varianten Vor- und Nachteile. Wir haben auch bereits ein paar Angebote für eine Serverlösung, bei denen wir in etwa bei 45k € landen. Eine Cloud Lösung wäre da wohl Kostenmäßig deutlich drunter.

Ein paar "technische" Angaben: 35 Mitarbeiter, aktuell 15 TB Server Storage, großteil Designer mit Schwerpunkt Photoshop und After Effects, teilweise erforderliche Zusammenarbeit an einem Projekt was in starken Datenaustausch endet. Haben also auch viele größere Datenmengen zu verschieben.

Hat jemand von Euch Erfahrungswerte? Empfehlungen? Bin über jede Meinung Dankbar

 

[mschuebel]

Da spielen noch ein paar andere Paramter mit rein.
Wie sehen eure E-Mail Adressen momentan aus? Office365?

Eigener Server: Nein.
Managed Server von externer Firma: Vielleicht aber eher Nein.
Cloud: Ja aber welche und wie genau muss geklärt werden.

 

[Pako1997]

Wie sieht der Support aus wenn ihr den Server lokal habt? Gibt es jemanden der 24/7 erreichbar ist und Probleme löst die auftreten? Falls nicht nehmt die Cloud.

Abgesehen von dem Datenschutz hat das nur Vorteile

• Datensicherheit und Integrität
• Skalierbar
• Verfügbarkeit

Vorteile eines lokalten Servers:
- lokal schnellere Anbindung da es übers lokale Netzwerk läuft

 

[Jucicebrother]

Ja jeder User ist mit Office365 unterwegs. Wir haben einen Server Support, das wird natürlich dann für den neuen Server auch so gemacht, ob der 24/7 erreichbar ist weiss ich aktuell garnicht. Datenschutz ist durchaus wichtig, da wir mit vertraulichen Kundendaten arbeiten.

Wir haben auch schon über eine Hybrid Lösung nachgedacht, dass wir z.B. für aufwändige Projekte einen kleinen Server im Office bereitstellen und dann nur temporärer für diese Projekte in kleinen Arbeitsgruppen genutzt wird. Müssten dann nur irgendwie eine gute Synchronisierung hinbekommen.

 

[Affenzahn]

großteil Designer mit Schwerpunkt Photoshop und After Effects

Das könnte bei großen Projektdateien schon schwierig werden.
Wie groß wird so ein After Effects Projekt?
Wie seid ihr denn angebunden?
Habt ihr ne Renderfarm oder macht das jeder lokal auf seinem Rechenknecht?

//Edit: Gigabit Upstream ist schonmal super. Darunter hätt ich das nochmal durchgerechnet wie lange der Transfer so bräuchte.

 

[Jucicebrother]

Das könnte bei großen Projektdateien schon schwierig werden.
Wie groß wird so ein After Effects Projekt?
Wie seid ihr denn angebunden?

Naja so ein AE Projekt ansich ist nicht groß, das Ergebnis hat aber eben schnell ein paar hundert GB. Angebunden sind wir mit einer 1 Gigabit up & down Leitung.

//E; ist halt die Frage wie sich das mit den Peaks verhält, wenn 20 Leute auf den Server up- bzw. downloaden. Denke da sind auch schnell Grenzen erreicht.

 

[mschuebel]

Naja so ein AE Projekt ansich ist nicht groß, das Ergebnis hat aber eben schnell ein paar hundert GB. Angebunden sind wir mit einer 1 Gigabit up & down Leitung.

Das wäre meine nächste Frage gewesen. Mit der Leitung hat man mehrere Möglichkeiten der Anbindung.
Wenn Office365 vorhanden ist, ist alles abseits von Azure/Microsoft wirtschaftlich gesehen Quatsch.

Sharepoint
Hier hätte man eine "einfache" Rechteverwaltung, wenn nicht jeder auf jedes Projekt zugriff haben soll.

Azure Storage
Ist für jegliche Datenmengen ausgelegt und hat noch ein paar anderen nette features ( soft delete, versioning )
Könnte man an einzelnen Workstations mounten. Für einen "initial sync" hat man mehrere Möglichkeiten um solche Datenmengen sinnvoll von A nach B zu bekommen.

Onedrive ist am Ende des Tages nichts anderes als eine Azure Storage und Sharepoint nutzt auch onedrive.
Hybridlösung geht mittlerweile in Azure auch. Kosten und Aufwand sind natürlich deutlich höher.

Egal wie du das Thema drehst oder wendest, es ist mit monetären und zeitlichen Aufwand verbunden und MUSS unbedingt von jemanden gemacht werden, der weiss was er tut.

 

[patrick888]

Wir haben auch bereits ein paar Angebote für eine Serverlösung, bei denen wir in etwa bei 45k € landen.

Für was? Anschaffung? Betrieb? Unterhalt? Sind das TCOs über 5 Jahre, ist Kühlung, Strom, Uplink dabei und an Backup hat auch jemand gedacht?
Du erzählst auch nur, was gerade "umständlich" funktioniert, nicht wie der Soll-Zustand des Zugriffs einmal aussehen muss und welche harten Anforderungen es an die Lösung tatsächlich gibt.
Da muss mehr Fleisch an den Knochen, andernfalls ist das alles raten auf hohem Niveau ohne wirklich lösungsorientiert was vorschlagen zu können.

 

[Affenzahn]

Sharepoint lässt sich auch relativ bequem in diverse Programme einbinden.
Allen voran natürlich die MS Suite (Office, Teams, etc. pp). Adobe wirbt (für PDF zumindest) auch mit Sharepoint. Gut Möglich dass es da schon Lösungen für gibt.

 

[xexex]

Ein paar "technische" Angaben: 35 Mitarbeiter, aktuell 15 TB Server Storage, großteil Designer mit Schwerpunkt Photoshop und After Effects, teilweise erforderliche Zusammenarbeit an einem Projekt was in starken Datenaustausch endet. Haben also auch viele größere Datenmengen zu verschieben.

Gerade bei diesem Schwerpunkt, würde sich die Frage stellen ob sich eine Komplettlösung mit Speicherplatz bei Adobe nicht rentieren würde. Dafür solltet ihr aber zunächst die gesamten Vorgänge in Unternehmen mal prüfen und schauen ob man sie damit umsetzen oder gar verbessern kann.

Im besten Fall könntet ihr dann so komplett die Clouddienste nutzen und lokal würde dann nur eine NAS Lösung zur Datensicherung anfallen.
https://helpx.adobe.com/de/enterpri...nterprise/using/storage-limit-cce-cct.ug.html

 

[Jucicebrother]

Ok sorry @patrick888 ich versuche dem nachzukommen. Das Angebot für den neuen Server war Anschaffung und Einrichtung. Nebenkosten wie Strom o.ä. sind da nicht dabei. Die Kühlung übernimmt Großteils der Keller ist aber auch klimatisiert. Backup steht bereits, das haben wir letztes Jahr angeschafft. Die Situation ist, unser aktueller Server ist jetzt 7 Jahre alt und läuft nächstes Jahr aus, was den Support betrifft. Unser Anbieter kann uns für diese Hardware auch keinen weiteren Support anbieten, weil er wohl einfach zu alt ist.

Unser Wunsch wäre: Die Möglichkeit flexibel zu arbeiten, egal wo sich der Mitarbeiter befindet. Es sollte einen zentralen Speicherort aller Projekte geben, sodass jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Projekte hat. Wirklich extrem große Datenmengen, sind nicht immer Bestandteil der täglichen Arbeit. Könnten also auch als Einzelfälle betrachtet werden. Datentypen bestehen aus: Bild- und Videodaten, Creative Cloud, Office Dokumente, PDF. Alle Mitarbeiter sind mit einem Windows Laptop ausgestattet. Wir benötigen Backups der Daten und eine in den AGBs verankerte Speicherung der Daten von glaube 5 Jahren. Automatische Synchronisierung und Versionierung wäre toll. Zugriff auf die Daten sollten über die Office/Azure Benutzerkonten geregelt werden können. Dazu kommen Zugriffsrechteverwaltung für bestimmte Bereiche, z.B. der Geschäftsleitung.

Die Datenmenge nimmt teilweise rasant zu, so dass wir hier min 20 TB Speicher benötigen. Auf unserem Server läuft die Zeiterfassungssoftware der Mitarbeiter, diese muss beibehalten werden und kann auch über einen virtuellen Server Zugriff bieten.

Wir kommen eigentlich relativ gut mit OneDrive zu recht, jedoch nutzen wir hier jeweils die von den Office Accounts gebotenen 5 TB Speicher pro Mitarbeiter - sprich die Daten sind nicht an einem zentralen Ort. Ich habe das Gefühl wir nutzen den Dienst nicht in seinem vollen Potenzial. Gut möglich dass wir auch schon mit den MS Diensten den gewünschten Zustand erreichen können? Leider ist das alles etwas undurchsichtig.

Hilft das weiter?

 

[Affenzahn]

Ich möcht ja nur ungern den Spielverderber spielen, aber:
https://www.heise.de/news/Microsoft...fuer-das-Nein-der-Datenschuetzer-4919847.html
Die DSGVO / GDPR nicht vergessen. Gerade im Hinblick auf Cloud Services.
MS wird da schon noch komplett Konform werden, da hab ich keine Zweifel, aber hab das mal im Hinterkopf, dass da drauf geachtet werden muss wer wie an welche Kundendaten kommt etc. pp.

 

[Jucicebrother]

Ich möcht ja nur ungern den Spielverderber spielen, aber:

Habe dazu gestern auf einer MS Seite gelesen wo sich zu den einzelnen Diensten die Server Standorte befinden. Eigentlich ist alles notwendige bereits in Europa bzw Deutschland.

 

[Rickmer]

Von der Beschreibung her ist eure Firma so ungefähr das Vorzeigeobjekt für 'Cloud-Fähig'... die einzige Spezialsoftware ist die Zeiterfassung, ansonsten halt nur eine Dateiverteilung irgendeiner Art und die Adobe Software.

jedoch nutzen wir hier jeweils die von den Office Accounts gebotenen 5 TB Speicher pro Mitarbeiter - sprich die Daten sind nicht an einem zentralen Ort.

Das wäre für mich schonmal ganz scheiße...

aber das lässt sich auch lösen, mehr als die 5TB die man im Webinterface einstellen kann sind über ein Support-Case bei MS verfügbar.
https://redmondmag.com/articles/2019/08/09/maximize-onedrive-for-business-storage.aspx

An eurer Stelle würde ich mal überlegen wie man die Dateien wieder zentralisieren kann... wenn das immer weiter segmentiert und außeinander wächst weiß am Ende niemand mehr, wo was gespeichert ist...

 

[Jucicebrother]

@Rickmer Ja also tatsächlich ist das mit den Adobe Daten eher unkritisch, das funktioniert für uns aktuell gut und die Adobe Cloud nutzt eh jeder nur für seine eigenen assets. Für die Agentursoftware finden wir denke ich auch eine gute Lösung außerhalb der eigentlichen Cloud.

Wegen dem Datenchaos, sind wir genau jetzt auf der Suche nach einer besseren Lösung da, wie du auch meinst irgendwann keiner mehr durchblickt.

Klingt für mich aber stark nach: bei OneDrive bzw. MS bleiben, Dienste richtig einstellen und nutzen? Oder gibt es bessere Anbieter zB pCloud?

 

[Rickmer]

Da kenne ich mich leider nicht gut genug mit den Microsoft Cloud-Produkten aus.

Auf die Schnelle gefunden: https://docs.microsoft.com/en-us/mi...-file-storage-and-sharing?view=o365-worldwide

Wenn man SharePoint richtig konfiguriert sollte das sich mWn fast wie ein offline File-Server verhalten für den Enduser... da kann man dann auch über Team-Mitgliedschaften entsprechend Berechtigungssysteme implementieren, es braucht ja nicht jeder Zugriff auf die Dateien der Buchhaltung...


pCloud... größter Vorteil: man muss sich nicht mit dem MS-Support rumschlagen falls mal was ist.

 

[Tyrunur]

Ein Fragestellung habe ich hier beim Überfliegen noch nicht gesehen:
Wie sieht das aus wenn ihr wieder im Office arbeitet?
Ich nehme an der Datenzugriff dauert für euch aktuell länger als ihr das mit lokalem Server im LAN gewohnt seit. Ich nehme auch an das ihr dahin wieder zurück wollt wenn die Krise vorbei ist. Korrekt?

Wenn ja dann sehe ich zwei Möglichkeiten:
a) ist VPN die richtige Lösung. Daten sind nur an einem Ort und im LAN schnell verfügbar.
b) oder ihr wollt die Daten lokal (schnell) haben und zusätzlich in der Cloud. Dann müsst ihr sie spiegeln. Ist schön, kostet aber natürlich mehr.

Wenn nein dann könnt ihr natürlich eure Daten bei jedem Cloud Anbieter konsolidieren.
https://www.heise.de/download/specials/Die-10-besten-Cloud-Speicher-3149052

 

[Jucicebrother]

Da wir aktuell auf unbestimmte Zeit im Homeoffice arbeiten und darüber hinaus, laut Mitarbeiterumfrage sich wahrscheinlich auch auf dauer nicht viel verändern wird. Zumal auch bestimmte Mitarbeiter, die generell ohne große Daten auskommen wahrscheinlich grundsätzlich nicht so schnell ins Office zurückkehren werden.

Klar ist der Serverzugriff über Lan deutlich schneller. Wir denken gerade erstmal stark darüber nach das ganze in unterschiedliche Phasen aufzuteilen, auch wenn es natürlich ein Mehraufwand organisatorisch gesehen ist. Für die Phase jetzt und bis sagen wir Ende 2021, wird es wahrscheinlich sinnvoll sein eine vernünftige Cloud Lösung zu haben. Was danach kommt? Kann keiner abschätzen. Vielleicht ist es dann doch sinnvoll sich einen neuen Server zu besorgen und man arbeitet wieder komplett im Office.