Software zur PDF-Organisation und PDF-Fragen

mischaef

Kassettenkind
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Nabend zusammen,

der Papierberg bei uns daheim wird immer größer und immer öfters müssen aus diesem Unterlagen gesucht werde. Daher wollte ich dazu übergehen, alle wichtigen Dokumente einzuscannen und am Rechner zu organiseren. Die Hardware dazu ist vorhanden (Scanner-Drucker-Kombi von Samsung) und ich wollte eigentlich loslegen. Wie es aber meistens so ist, kommen dann immer mehr Fragen:

Ich habe bei der Scanner-Software die Möglichkeit, die Scans über eine OCR-Software laufen zu lassen, um diese als PDF samt kopierbaren Text abzuspeichern (PDF/A?). Meine Frage dabei: Wird das Dokument dabei eigentlich verändert? Oder ist das ganze nach wie vor eine Art Bild mit zusätzlichem Text? Mir geht es darum, dass das Dokument natürlich nicht geändert werden darf. Es muss vom Erscheinungsbild natürlich eine 1:1-Kopie sein.

Daraus ergibt sich auch die zweite Frage: Gibt es eine Software zur Organisation von PDFs? Die entweder die OCR-PDFs scannt und selbstständig Metadaten anlegt oder bei denen ich diese zumindest selbst anlegen kann - oder sogar beides? Das Selbstanlegen von Metadaten wird vor allem dann wichtig, wenn OCR-PDFs nicht zu verwenden sind. Sinn dahinter ist es, in Zukunft in der Software nur noch Suchbegriffe zum benötigten Dokument einzugeben und entsprechende PDFs angezeigt zu bekommen, welche bei Bedarf auch direkt gedruckt werden könnnen.

Ich hoffe ihr könnt dem Folgen was ich meine...^^

Besten dank

Michael
 
Google am besten nach "Papierloses Büro". Da findest du massig Antworten, Ideen und Anregungen.

Das Geheimrezept kann dir keiner wirklich nennen, da es sehr stark von den eigenen Bedürfnissen abgehängt.
 
Kommt drauf an was du willst. Erstmal google mal genau was PDF/A ist.

Zweitens: Du kannst etwas einscannen mit OCR und hast dann mehrere Möglichkeiten: Zum einen kannste nur den Text an sich übernehmen. Zum anderen kannste das gescannte Bild in die PDF übernehmen und über dem Bild ist dann eine Art unsichtbarer Layer mit den erkannten Buchstaben/Wörtern. So kannst du halt auch Teile rauskopieren und das Dokument durchsuchen etc. und dennoch ändert sich das Erscheinungsbild nicht

Zumindest kann das PDF Format das. Ob deine Software das kann die du da nutzt mit dem Scanner kein Plan

OCR ist aber nie perfekt, kommt drauf an wieviel "Handarbeit" du da noch reinstecken willst. Privat bin ich bislang auch gut ohne OCR ausgekommen, benutze es aber nicht weil die Software bei meinem Drucker das nicht kann. Und die Extraarbeit wäre es mir net Wert.
 
Zuletzt bearbeitet:
@FusseLWooW

Das habe ich natürlich schon gemacht und bin auf die besagten Zwei-Layer-PDFs gestoßen, konnte aber keine verbindliche Aussage finden, das diese wirklich "Dokumentenecht" bleiben.

Zum Workflow habe ich auch einiges gefunden, aber meistens wurde von irgendwelchen Cloud-Lösungen ausgegangen, die ich nicht will. Das ganze soll in einem VeryCrypt-Container auf meinem NAS liegen, das reicht vollkommen. Es sollte halt nur eine Lösung sein, mit der auch Frauchen zurecht kommt - mir kann ja immer mal was passieren...^^

Daher die Frage nach einer Software zur PDF-Organisation. Ich hatte z.B. die Softwae "Hazel" gefunden, die das alles zu unterstüzen scheint - aber die gibt es anscheinend leider nur für den Mac...
 
Fällt das nicht ganz normal unter die Aufgaben eines DMS? Ich habe damals die wichtigsten Unterlagen lediglich gescannt, da es für mich keine Notwendigkeit gibt in den Dokumenten Änderungen vorzunehmen langen sie mir in Bildform (Verträge, Zeugnisse etc.). Habe mich daher nur kurz mit DMS befasst, aber da gab es ein paar günstige/Shareware Lösungen die ganz brauchbar aussahen. Aber für meine max. 100 Scans wars mir den Aufwand nicht wert.
 
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