Suche Rat - Dokumentenvorlagen im Unternehmen

[chero90]

Hallo zusammen,

ich arbeite bei einem Arbeitgeber mit ~700 Angestellten.

Wir arbeiten an allen Arbeitsplätzen grundsätzlich mit dem windows-Remotedesktop.
Von dort gibt es dann Zugriff auf diverse Netzlaufwerke .

In einem Laufwerk befindet sich unser sogenanntes Qualitätsmanagementhandbuch und viele andere Vorlagen.
Damit jeder ein Dokument schnell findet pflegt unsere QM-Beauftragte eine riesige Exelliste mit Namen, Bereich und Link zum Dokument.

Sie beklagt sich, dass dies sehr aufwendig sei jede PDF dort zu verknüpfen. Ja kann ich verstehen. Insbesondere wenn sich Dateinamen oder Pfade schon einmal gerne ändern können.
Zumal unser IT-Dienstleister behauptet er kann nicht (ohne massiven Zeitaufwand) verhindern, dass jeder beliebige Mitarbeiter Dokumente verschieben, umbenennen oder löschen kann was ab und an mal passiert. Verstehe ich zwar nicht. Chef hält an dieser Aussage dennoch fest.

In meinen Augen ist das ganze System mit der Exelliste etwas altbacken und nervig.

Ich habe bereits überlegt ob es nicht sinnvoll wäre im Intranet einen Webserver mit aktiven directory listing einzuführen.
Da fehlt mir allerdings die Möglichkeit ein Dokument mit einem Suchbegriff zu suchen (klar das kriegt man hin mit ein bisserl coden).
Auch habe ich über ein internes Wiki nachgedacht. Das wäre aber dann schon wieder zu viel des Guten :-)


Ehe ich weiter braine wollte ich mal auf euer Schwarmwissen zurückgreifen. Wie handhaben das eure Unternehmen?

 

[madmax2010]

Nextloud

Je nachdem wie du es aufsetzt kannst du nicht nur nach massen an dokumenten suchen, sondern auch durch die Inhalte

 

[G-Red]

Habt ihr in so einem großen Unternehmen nicht ein Sharepoint z.B. wo die Dokumente liegen könnten und auch versioniert falls es Änderungen gibt?

Ergänzung (4. März 2021)

Nextloud

Je nachdem wie du es aufsetzt kannst du nicht nur nach massen an dokumenten suchen, sondern auch durch die Inhalte

Da sprichst du wahrscheinlich von ElasticSearch. Hat sich da nicht vor einiger Zeit was geändert, und ElasticSearch nun nicht mehr kostenlos ist, wie es war? Oder betrifft es die Nextcloud eher weniger?

 

[madmax2010]

Nicht direkt. Die entwickler haben schlciht keine lust mehr auf Amazons verhalten im AWS Kontext.

-> https://searchitoperations.techtarg...icense-schism-stirs-open-source-funding-fears

bei einem Unternehmen der Groesse wuerde ich nextcloud jedoch kaum ohne Support Partner / gutes internes Know-How aufsetzen.
Wenn 700 leute darauf herumhampeln ist es nicht mit einem kleinen Server in der Ecke getan. Das invest lohnt jedoch.
Wenn man die Volltextsuche mit ES backend nutzen will, braucht der Server auch eher viele ressourcen - Das ist hier aber kein Musskritereium.
Es geht ja eher darum dokumente zu finden - Da bietet Nextcloud an, Tags an Dokumente / Ordner zu heften. Diese sind genau so fix wie dateinamen durchsuchbar

 

[t-6]

Zumal unser IT-Dienstleister behauptet er kann nicht (ohne massiven Zeitaufwand) verhindern, dass jeder beliebige Mitarbeiter Dokumente verschieben, umbenennen oder löschen kann was ab und an mal passiert. Verstehe ich zwar nicht. Chef hält an dieser Aussage dennoch fest.

Wat.

Zwei AD-Gruppen:
QM_ReadWrite
QM_ReadOnly

In QM_ReadWrite kommt die QM-Beauftragte rein.
In QM_ReadOnly alle anderen die Lesezugriff brauchen.

Zugriffsgruppe QM_ReadWrite auf den QM-Ordner mit "Ändern" berechtigen & durchvererben
Zugriffsgruppe QM_ReadOnly auf dem QM-Ordner mit "Lesen" berechtigen & durchvererben.
Veraltete/falsche Sonderrechte auf dem QM-Ordner prüfen & entfernen ("Domänen-Benutzer"!!) & durchvererben.
Freigabe auf den Ordner mit "Jeder" --> "Alles" anpassen
Stichproben mit "Effektiven Zugriffsberechtigungen" machen.

Fertig. Keine expliziten "Verweigern"-Rechte nötig. Wer was im QM darf, wird durch die Gruppenmitgliedschaft bestimmt. Was im Umkehrschluss auch bedeutet, dass man auf einen Blick erkennen kann wer überhaupt auf QM zugreifen darf, indem die Gruppe ausgelesen wird. Selbstdokumentierend.
Oder besser gesagt, das wäre eine gute Ausgangsbasis. Natürlich sind in einem 700-Mann-Unternehmen höchstwahrscheinlich noch ein paar andere Komplikationen drin von denen wir jetzt nicht hören, aber so ein unglaublicher Aufwand wie der Dienstleister es jetzt schildert, für einen einzelnen Ordner... mh. Sind innerhalb des Ordners noch andere Berechtigungen nötig?

 

[chero90]

ich danke euch allen schon jetzt für den tollen Input.
Ja, @t-6 - der Meinung bin ich auch. Das sollte doch kein Ding sein. Danke für die ausführliche Erklärung.
Würde dennoch gerne die unsägliche Dokumentenmatrix- Exeldatei abschaffen.

Nextcloud ist naja... muss man wieder hegen und pflegen. Man Müsste dieses große Tool auf auf die geringen Anforderungen anpassen, damit es die Mitarbeiter nicht wieder überfordert :-D.

Es arbeitet nicht jeder der 700MA an PCs. würde sagen es sind eher so um die 10%. Eben die Leitungskräfte.