Suche: Software zur Erstellung von komplexen Texten mit Textbausteinen

[Brauni112]

Moin Zusammen.

Ich bin derzeit auf der Suche nach einer Software-Lösung für ein kleines Ingenieurbüro (ca. 20 Angestellte). Leider kenne ich mich selber im Bereich von prof. Bürosoftware nicht so gut aus und die von mir angefragten Systemhäuser konnten mir ebenfalls nicht helfen, daher hoffe ich nun hier im Forum auf den ein oder anderen Tipp.

Ich suche eine Software zur Erstellung langer Texte aus vorgefertigten Textbausteinen. Natürlich bin ich hierbei auf Programme wie Phraseexpress oder Texmanager aufmerksam geworden, diese erfüllen jedoch (augenscheinlich) die Anforderungen nicht komplett. Der Arbeitsablauf soll folgender sein:

• Der Benutzer hat ein Auswahlfenster mit Checkboxen und Dropdownmenüs. Hier soll er die Projekteigenschaften festlegen. (Wir sind im Baugewerbe tätig, also geht es um Eigenschaften wie "Gebäudeklasse", "Sonderbau", "Anzahl der Nutzer" usw.)
• Mit Hilfe dieser Eigenschaften sucht das Programm aus einer Datenbank die passenden Textbausteine raus. (z.B. Wenn im Auswahlmenü die Eigenschaften "Gebäudeklasse 3" und "Tiefgarage" ausgewählt wurden, sollen nur die Textbausteine kopiert werden, welche in der Datenbank als zugehörig eingestellt wurden)
• Diese auswählten Textbausteine sollen dann in einem Word-Dokument an eine vorher festgelegte Stelle ([Unter-]Kapitel) kopiert werden.

Dass das Programm nicht selber weiß, wann wir welchen Textbaustein verwenden wollen, ist mir natürlich vollkommen klar. Ich dachte da an eine Datenbank, in welcher die Textbausteine gespeichert sind und jedem Textbaustein werden dann verschiedene Eigenschaften hinzufügt: [Textbaustein 1], "Gebäudeklasse 1""Grundfläche <200m²"; [Textbaustein 2], "Gebäudeklasse 5""Industriebau".

Ist euch solch eine Software bekannt oder könnt ihr mir vielleicht einen Tipp geben, wen man fragen könnte?

Vielen lieben Dank Euch!

 

[nittels]

Out of the box fällt mir da zwar keine Software ein (zumal du wie du richtig gesagt hast da schon was Datenbank gestütztes brauchst), aber wenn es nicht zu komplex werden soll kann man sowas auch mit Word alleine und VBA Formular/Marcros machen (haben sowas vor Jahren mal mit einem IT Anforderungsformular gemacht). Ist dann halt schon ein bisschen entwickeln.

 

[Sahit]

Eventuell wäre sowas auch mit Latex möglich. Aber muss wahrscheinlich auch speziell Programmiert werden.

 

[Brauni112]

@ nittels
An eine VBA Lösung haben wir natürlich auch schon gedacht. Leider haben wir im Team niemanden der sowas mit seinen Kenntnissen umsetzen könnte. Alleine schon aus Wartungsgründen haben wir uns daher eine externe Lösung gewünscht.

@ Sahit
Ich habe selber auch schon einmal kurz an Latex gedacht. Meine Kenntnisse sind hier allerdings ebenfalls sehr bescheiden und ich fürchte im Team sieht es kaum anders aus.

​Aber ich danke euch für die Antworten!

 

[halwe]

Oder noch einfacher: Du entwickelst ein Kürzelsystem für die verschiedenen Projektarten und legst unter diesen Kürzeln in Word Textbausteine ab. In diesen Textbausteinen hebst du die variablen Werte hervor, so dass der Mitarbeiter sie schnell findet und durch die konkreten Werte ersetzen kann.
In der Vorlage stehen die verschiedenen Kürzel und der Mitarbeiter streicht die nicht benötigten und ersetzt die anderen durch ihre Textbausteine.

Ggf. kannst du auch die variablen Werte auf Textmarken legen und in den Textbausteinen Felder verwenden, die auf diese Textmarken zugreifen.


Weiterhin könntest du mit Formularen / Dropdowns arbeiten und dann im Dokument Felder einbauen, die diese Dropdowns auswerten und abhängig die Langtexte formulieren. Das sind dann zwar keine Makros, aber ihr müsstet euch ein wenig mit Word-Formularen und Feldern beschäftigen.