Veränderungsgeschützter Dateicontainer

[mschrak]

Hallo zusammen,

ich stehe vor dem Problem, Rechnungen, die per Mailanhang (pdf) kommen, veränderungssicher lokal abspeichern zu müssen (für das Finanzamt).
1. Ein Dokumentenmanagementsystem ist ja nicht ganz billig. (Oder kennt jemand eine Free-Variante?)
2. Brennen auf CDs wäre grundsätzlich möglich, aber zum Einen etwas anachronistisch, extrem umweltschädlich und das würde dann noch die Frage aufwerfen, wie häufig ich brennen muss, extrem: Eine CD pro Rechnung oder reicht einmal pro Woche / Monat / Jahr? Ausserdem ist eine CD (wenn ich sie nicht abschließe) ja theoretisch auch noch "veränderbar", oder wenn ich eine -RW nehme oder im Nachhinein manipulierbar, indem ich einfach die Daten manipuliere und neu brenne...

Daher meine Frage: Wie löse ich dieses Dilemma, habt Ihr Erfahrungen damit, was die Finanzämter bei kleinen Firmen bzw. Selbständigen akzeptieren?

Als eine Lösungsmöglichkeit hatte ich an einen Filecontainer gedacht, der im normalen Gebrauch nur das "kumulative" Speichern der fortlaufend hereinkommenden Rechnungen akzeptiert, aber das Verändern / Löschen / Überschreiben von Dateien blockiert bzw. mit einem weiteren Passwort zulässt.

Über Eure Meinung zu dem Thema würde ich mich sehr freuen.

Danke im Voraus,

Martin

 

[BeBur]

Das ist in erster Linie eine rechtliche Frage und keine technische.
Ich denke bei dem Thema jedenfalls erst einmal an Hash-Werte.
Z.B. bei Eingang Hash-Wert erstellen und ausdrucken und dann Datei normal abspeichern. Anhand des Hashwertes kann dann ermittelt werden, dass die Datei nicht zwischenzeitlich geändert wurde.
Aber was da jetzt genau gefordert ist, wie gesagt das ist eine rechtliche Frage in erster Linie.

Frag doch vllt. einfach das Finanzamt.

 

[Yuuri]

RFC 3161

Trusted timestamping is the process of securely keeping track of the creation and modification time of a document. Security here means that no one—not even the owner of the document—should be able to change it once it has been recorded provided that the timestamper's integrity is never compromised.

 

[Andreas_]

Laut Welt sind entsprechend GoBD-Regeln Pdf/A-3 Dateien zur Archivierung zulässig.
Welt.de: GoBD-Regeln sorgen für Unsicherheit bei Selbstständigen

Bundesfinanzministerium - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

PDF/A – Wikipedia

 

[gaym0r]

1. Ein Dokumentenmanagementsystem ist ja nicht ganz billig. (Oder kennt jemand eine Free-Variante?)

Was ist denn für dich nicht ganz billig? Sind 20€ im Monat schon zu viel? Über wie viele Dokumente pro Monat reden wir? Wie hoch ist dein Budget?

Und ja, es gibt auch Freeware. https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/

 

[Digitalzombie]

Find das DMS hier nicht übel:
https://www.compukoeln.de/produkte/weitere-informationen/downloads.html

Ist für Einzelplatz kostenlos.

 

[Mihawk90]

IMO ist ja ein Forum für sowas nicht der richtige Ansprechpartner. Es gibt Firmen, die sich auf sowas spezialisiert haben, weil es nun mal ein komplexes Thema ist.

Wenn es um Daten für's Finanzamt geht sollten dem Geschäftsführer ein paar Euro im Monat nun wirklich nicht jucken. Stress mit dem Finanzamt wird auf dauer deutlich teurer als eine Software einzukaufen.