Word + Excel pfadunabhängige Verknüpfungen erstellen

[hex_]

Hallo zusammen,

ich benötige Hilfe bei folgenden Überlegungen:

Ziel:
- Ich habe einen Vorlage-Ordner für Projekte.
- Den möchte ich für jedes Projekt kopieren.
- Die Grunddaten für das Projekt werden in einer Excel-Liste zusammengefasst.
- Viele Word-Dateien greifen auf die Excel-Liste zu und stellen einzelne Zellen im Textformat dar.

Ausgang:
Windows 7 64-bit, Office Prof. Plus 2010, Daten werden im Firmen-Netzwerk bearbeitet und gespeichert.

- Für jedes Projekt gibt es einen Windows-Ordner im Netzwerk mit gleicher Ordnerstruktur
- Es gibt einen Vorlage-Ordner, welcher immer in das Netzwerk kopiert wird und für jedes neue Projekt angelegt wird (XXXX_ProjName)
- Im Vorlage-Ordner es eine Excel-Datei, welche als Datengrundlage dient. Hier werden alle wichtigen Daten für das Projekt eingetragen
- In verschiedenen Unter-Ordnern vom Vorlage-Ordner gibt es unterschiedliche Word-Dateien.
- Die Word-Dateien greifen auf die Grundlage-Excel-Datei zu, die gezielte Informationen aus der jeweiligen Excel-Zelle mittels Hyperlink abgreifen und darstellen

Problem:
- Wenn ich den Ordner kopiere, ändert sich der Pfad und der Ordner-Name von z. B. "Vorlage_Ordner" zu "1234_ProjName"
- Wird Word-Datei geöffnet fragt er mich, ob er "Möchten Sie das Dokument mit den Daten aus den verknüpften Dateien aktualisieren?"
- Ein Klick auf Ja oder Nein stellt nicht das Ergebnis aus der neuen Excel-Liste dar ("Fehler! Keine gültige Verküpfung.").

Frage:
- Gibt es eine Möglichkeit, Pfad-unabhänige Verknüpfungen innerhalb eines Ordners zu erstellen?
- Wenn nein, können die Verknüpfungen (ca. 10 Stück pro Word-Dokument) schnell aktualisiert werden?

Herzlichen Dank für die Unterstützung.

 

[AwesomSTUFF]

Eh...
Nehmen wir an

Ordner 1
--Unterordner 1
In Ordner 1 liegt unsere Excel Datei wo Links drin sein sollen
In Unterordner 1 liegt die datei BSP.pdf
Hyperlink -> Bei Adresse eingeben->Unterordner 1\ BSP.pdf

Excel Basiswissen (oder 3 Minuten Google)
Zu den anderen Optionen: Ja kann man.

 

[zazie]

Zu deiner zweiten Frage: Man kann Word dazu bringen, Verknüpfungen automatisch zu aktualisieren. Allerdings heisst diese Funktion mal so, mal anders (automatisches Update, Verknüpfungen bearbeiten/aktualisieren ...)
Ich habe derzeit kein Word2010 unter den Fingern, aber Google sagt mir, dass die entsprechenden Funktionen in Word 2010 zu finden seien unter "Datei -> Informationen -> (ganz rechts unten) Verknüpfungen von Dateien bearbeiten

 

[hex_]

Danke für die schnelle Antworten.

@xdave78 deine von dir geschilderte Antwort hatte ich mehrfach getestet, führte aber nicht zum gewünschten Ergebnis. So hatte ich mir die Lösung ursprünglich ebenfalls vorgestellt, zwecks scheitern der genannten Vorgehensweise aber an dieses Forum gewendet.

@zazie danke, zuletzt habe ich immer alles markiert und dann mittels F9 aktualisiert, wenn die Verknüpfung dann funktionierte.

 

[hex_]

Wen es interessiert, ich werde auf diese Lösung hier zurückgreifen müssen. Auch wenn sie nicht ganz meinen Vorstellungen entspricht und ich einiges an meiner Ordnerstruktur anpassen muss.

Office-Loesung.de

 

[zazie]

Danke fürs Update. An "Arbeiten mit Master-Dokumenten" habe ich nach Lektüre deiner Aufgabestellung als erstes gedacht. Ich habe das einmal bei einem rund 200-seitigen Bericht mit diversen Anhängen (mit je eigener Fussnotenverwaltung, Seitenzahl etc.) durchexerziert.
Das ist aber nur etwas für "Masochisten"
Nimm die Warnung im verlinkten Thread (Punkt 6) bitte ernst. Denn du kannst nach Erstellung der Masterstruktur in den 'verlinkten' Dokumenten (ob Word oder Excel) NICHTS mehr ändern, ohne dass du den Link-Baum wieder neu aufbauen musst.
Du willst aber offenbar "schnell aktualisieren" - das geht dann nicht.
Die Master-Struktur ist geeignet, um beispielsweise fertige Masterarbeiten samt Anhängen und Literaturverzeichnis dann "glatt zu polieren", wenn alles fertig ist und eine Vorlage für den Druck oder eine andere Publikation fertig gestellt werden muss.
Anders gesagt: mit der "Masterdokumenten-Funktion von Word kannst du fertigen Dokumenten zu einer endgültigen Fassung verhelfen.