Microsoft Outlook: „Meeting Insights“ wird ab September durch Copilot ersetzt

Microsoft wird „Meeting Insights“ in Outlook Anfang September dieses Jahres einstellen, die Funktion soll künftig durch Copilot ersetzt werden. Als Begründung nennt der Software-Konzern die bislang geringe Akzeptanz von „Meeting Insights“, das wiederholt wegen der Darstellung von Dokumenten und E-Mails in der Kritik stand.

Eine Geschichte voller Missverständnisse

„Meeting Insights“ wurde von Microsoft im Jahr 2020 eingeführt. Die Funktion basierte allerdings nicht auf großen Sprachmodellen, sondern auf klassischem Machine Learning. Ziel war es seinerzeit, E-Mails, Dateien und weitere Inhalte zu analysieren, die für eine bevorstehende Besprechung relevant sein könnten. Auf Wunsch ließ sich außerdem direkt eine Besprechungseinladung versenden.

An die Stelle von „Meeting Insights“ soll künftig „Prepare for the meeting“ treten. Die Funktion basiert auf Microsoft 365 Copilot und soll mithilfe generativer KI relevante Inhalte sowie offene Aufgaben für bevorstehende Besprechungen zusammenfassen. Für eine höhere Akzeptanz soll dabei allerdings nicht allein die KI sorgen, sondern vor allem die deutlich verbesserte Darstellung. Genau diese war bei „Meeting Insights“ wiederholt Anlass für deutliche Kritik. So sollen die eingeblendeten Dokumente für viele Nutzer optisch kaum oder nur schwer von echten Dateianhängen zu unterscheiden gewesen sein. Dadurch entstand bei vielen Anwendern der Eindruck, das versehentlich vertrauliche Dateien an sämtliche Teilnehmer einer Besprechung versendet worden waren, was regelmäßig für erhebliche Hektik sorgte.

Selbst erfahrene Administratoren wurden davon nicht verschont und gingen nicht selten davon aus, dass interne Dokumente versehentlich an Kunden verschickt worden seien. In anderen Fällen sollen vertrauliche Unterlagen aus Bereichen wie der Buchhaltung sichtbar gewesen sein, nachdem sie versehentlich intern freigegeben, jedoch nie versendet worden waren. Die Funktion sorgte dadurch immer wieder für Missverständnisse, weil die eingeblendeten Inhalte wie klassische Dateianhänge wirkten und regelmäßig für Aufregung unter den Nutzern sorgten.

Anwender ohne Copilot-Lizenz schauen in die Röhre

Microsoft begründet den Wechsel außerdem damit, dass Copilot die verarbeiteten Inhalte deutlich besser analysieren und damit auch besser verstehen könne. Künftig sollen vor Besprechungen automatisch KI-gestützte Zusammenfassungen erstellt und offene Aufgaben hervorgehoben werden, anstatt lediglich potenziell relevante Dateien und E-Mails aufzulisten. Der Nachteil besteht allerdings darin, dass Outlook-Nutzer ohne Copilot-Abonnement die neue Funktion weder angezeigt bekommen noch nutzen können.

Outlook wird weiter ausgebaut

Neben dieser Neuerung arbeitet Microsoft weiterhin an der Modernisierung des E-Mail-Clients, der sich inzwischen Schritt für Schritt den wichtigsten Funktionen des klassischen Outlook annähern soll. Künftig soll die Anwendung beispielsweise beim Verfassen von Nachrichten bestehende Inhalte zusammenfassen oder neue Texte erstellen können.