Digitale Unterschrift (missbrauchssicher) via Tablet/SignPad/TouchPen, ...?

[tg2410]

Hallo zusammen,

ich suche nach einer simplen Lösung meine Firma vom täglichen Papierkrieg zu entlasten. Ziel soll es sein, alles Dokumente mit fälschungs-/missbrauchssicheren Unterschriften zu versehen, ohne diese zu drucken.

Es werden tägliche Nachweise erstellt, die von 4 Personen unterschrieben werden müssen, die unterschiedlichen Firmen angehören. Urlaubsanträge bspw. müssen von bis zu 9 Personen unterschrieben werden. Es existiert weder ein zentrales Netzwerk, auf das alle Personen Zugriff haben (könnten), noch Firmen-Mailadressen für alle.

Die gegenwärtige Idee ist, ein Tablet o.Ä. zu nutzen, auf dem die Dokumente (PDF-Dateien) aufgerufen werden und die Unterschrift(en), wie auf Papier, direkt eingesetzt wird.

Folgende Punkte sind dabei wichtig:

1. Die Unterschrift soll niemals auf dem Tablet hinterlegt/abgespeichert! (Missbrauchsschutz)

2. Die Unterschrift soll im Dokument nicht mehr verändert, neu positioniert, kopiert, ... werden können! (Fälschungssicherheit)

3. Es sollen keine nutzerspezifischen Accounts erstellt werden, da eine ständige Fluktuation bei den Unterschreibenden herrscht.

Kennt ihr Möglichkeiten, Software, Hardware, ..., um das zu realisieren?

Ich freue mich auf eure Lösungsvorschläge. Sollten weitere Infos benötigt werden, gern Fragen...und nein, ich kann leider die Strukturen der Firma nicht ändern...noch nicht ;-) Vielen dank.

 

[SpamBot]

Bin da rechtlich nicht vom Fach, aber löst man sowas digital nicht anders? Einfach die Unterschrift draukopieren ist da nicht der richtige Weg.

Verschiedene Software regeneriert da ein geschütztes PDF mit einer Zertifizierungsnummer (so ist es zumindest bei uns in der Firma). Wenn man das googelt findet man Softwarelösungen die rechtliche sauber sind.

 

[tRITON]

Fäschungssicherheit wird nur durch Digitale Signaturen erreicht und nicht durch ein Bild.

https://www.d-trust.net/de/loesungen/signaturkarten

Hier für jede Firma eine Karte beschaffen und die Infrastruktur aufbauen

Wenn es um Urlaubsanträge geht kann ich dir auch Personio empfehlen https://www.personio.de/

Hier kannst Du auch Mitarbeiter Urlaub abzeichnen lassen in einer webbasierten Lösung. Das geht auch, wenn du mehrere Firmen hast, die auch gegenseitig sich nicht sehen sollen, dürfen.

 

[Tamron]

Bei uns wird Adobe Sign dafür genutzt.

 

[piffpaff]

Ich kenne zwar die internen Vorgänge in deiner Firma nicht, aber bis zu 9(!) Unterschriften für einen Urlaubsantrag?!
Gefühlt sollte man erstmal bei dieser Bürokratie ansetzen 😳

 

[kartoffelpü]

Diese Struktur hört sich in der Tat sehr komisch an.
Wieso muss eine andere Firma Urlaubsanträge einer anderen Firma absegnen?

Da du was von Tablet schreibst: Sind denn alle Firmen im gleichen Gebäude, so dass das Tablet überhaupt rumgereicht werden könnte.

Das einzig Sinnvolle wird irgendeine entsprechende Cloudlösung sein, auf die dann alle Zugriff haben. Schließt du zwar bei Punkt 3 aus (keine persönlichen Accounts), aber alles andere wird Murks sein und ihr solltet einfach bei der Papierlösung bleiben (bis sich Strukturen vereinfacht haben)

 

[Madcat69]

Grundregel bei Digitalisierungsprojekten ist, dass man eben nicht einen bestehenden anlogen Prozess versucht 1:1 abzubilden sondern zunächst den Prozess aufnimmt und beschreibt, dann optimiert und das Ergebnis erst digital umsetzt. Alles andere ist Murks und führt langfristig eher zu mehr als weniger Aufwand.

 

[Wurzelsepp29]

Grundregel bei Digitalisierungsprojekten ist, dass man eben nicht einen bestehenden anlogen Prozess versucht 1:1 abzubilden sondern zunächst den Prozess aufnimmt und beschreibt, dann optimiert und das Ergebnis erst digital umsetzt.

+1

oder auch wie ein schlauer CEO der Telefonica sagte: "Wenn Sie einen Scheissprozess digitalisieren, haben Sie einen scheiss digitalen Prozess"

 

[dh9]

Zum Thema Hardware hatten wir mal die Signaturpads der Firma StepOver getestet. Das hat sehr gut geklappt und war auch rechtssicher.

https://www.stepover.com/de/unterschriftenpads/
https://de.wikipedia.org/wiki/Unterschriftenpad

 

[tg2410]

Zunächst erstmal vielen Dank für eure Antworten. Ich muss wohl etwas weiter ausholen, um das Verständnis für diese Idee zu schaffen.
Wir arbeiten mit einer Regierungsbehörde einer außereuropäischer Nation und sind somit in deren bürokratischen Akten integriert. Für unsere Firma ist es aktuell der sinnvollste und schnellste Weg, den Unterschriftprozess 1:1 zu digitalisieren (ob nach deutschem Ermessen richtig oder sinnvoll, sei mal dahin gestellt). Alle anderen Optionen müssten über einen langen Prozess im Innenministerium de Landes beantragt werden und auf Zustimmung stoßen - da umweltschutztechnische Aspekte und z.. auch Zeit hier anders bewertet werden, ist eine Ablehnung wahrscheinlich.
Es kann somit passieren, dass bis zu einem Dutzend Menschen von mehreren Tausend auf einem Dokument unterschreiben müssen, von unserer Firma, der Behörde, Sub-Firmen, ... was digitale ID's, Accounts etc. ausschließt. 90% der Personen, die unterschreiben müssen, können auf direktem bzw. kurzem Weg erreicht werden. Daher die Idee mit dem Tablet.
Falls es also Vorschläge für eine konkrete Software gibt, die in der Lage ist PDF-Dateien und die Unterschriften so zu verarbeiten, dass diese (ähnlich der zertifizierten Unterschrift im Adobe Reader als Beispiel) möglichst sicher verwendet werden können, bin ich sehr dankbar dafür.

 

[xexex]

Grundsätzlich würde ich dir Docuware für den gesamten Workflow empfehlen, das sollte eigentlich deine Punkte erfüllen. Die Identifikation der Benutzer würde in dem Beispiel über eine SMS erfolgen.

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[Madcat69]

Oh je, das erklärt die komplizierten Prozesse natürlich. Da ich in einer Behörde arbeite und derzeit bei uns verschiedene Prozesse digitalisiere kann ich nur erahnen, wie schlimm das ist, wenn mehrere Behörden involviert sind. Mein Beileid dazu

 

[SpamBot]

@tg2410 muss es wirklich eine Unterschrift sein oder reicht letztendlich eine Zustimmung mit Dokumentation? Letzteres könnte man z.B. auch in Microsoft Teams lösen...

 

[tg2410]

@SpamBot Unterschrift ist schon notwendig, da ein Teil der Dokumente zeitgleich als Leistungsnachweis fungiert