Digitale Unterschriften auf Dokumente/Protokollen

[senoyches]

Hallo zusammen,

ich habe mal eine Frage und zwar interessiert mich wie sieht die rechtlich bedenkliche Situation bezüglich Unterschriften auf Dokumenten oder Protokollen aus.

Bsp: kann ich einen Auftrag eines Kunden mir anschließend von ihm nach Erledigung auf dem Tablet einfach mittels PDF Programm unterschreiben lassen?

Oder bedarf es dazu Spezieller Software, die sich darauf fokussiert?

Die rechtlichen Bedenken die ich eigentlich habe, ist lediglich das ausschneiden der Unterschrift, was aber theoretisch bei jedem Scan auch möglich wäre.
Mit den meisten PDF Programmen kann ich ja die Unterschrift einbetten, sodass sie eigentlich digital nicht vom Dokument losgelöst herauslösbar wäre zumindest so, ab dem Moment wo es eingebettet ist. Wie aber sieht es mit den Zeitraum dazwischen aus, also zwischen unterschreiben und einbetten, denn bei dem Programm PDF Expert z.B. kann ich zwar eine Unterschrift als Kundenunterschrift setzen, dann wird sie nicht gespeichert und ich kann sie nicht kopieren, aber ich könnte sie noch innerhalb des Dokuments verschieben und ggf. an eine andere Stelle setzen. (Nicht das ich das vor hätte, aber das würde ich als Risiko ansehen). Erst in dem Moment wo ich es neu als „Embedded„ speichere, ist sie fest verankert.

Welche Sicherheiten, muss also eine Firma aufweisen um digital unterschreiben zu können? Das Netz dazu ist voll von Widersprüchen, bzw. Beiträgen unter denen dann kommentiert wird, das dies so doch nicht rechtlich okay wäre, was also kann ich glauben, wäre schön wenn sich mal dazu jemand melden würde der wirklich Ahnung hat (geil wäre natürlich mit Belegen).

Ich bedanke mich schonmal für Eure Beiträge und Gefahrhinweise.

EDIT:
Hinzu kommt beschreiben die meisten Hilfeseiten lediglich die Möglichkeit, wenn dieses Dokument Digital unterschreibe und es direkt Digital weiterverarbeite also per Mail verschicke etc. Mein konkreter Fall aber ist, es wird auf dem Tablet unterschrieben, dieses mitegenommen und ggf. in der Firma ausgedruckt oder abgelegt, gibt es hierzu rechtliche Unterschiede oder ist das das gleiche, denn immer wieder lese ich das nachvollziehbar sein soll, wer der unterschreibende war, wie soll ich das gewährleisten bei einer Unterschrift auf einem Tablet?

 

[Jasmin83]

verstehe ich das richtig? du hast z.b. ein PDF, das hat ein unterschriftsfeld, auf dem du z.b. mit einem stift digital unterschreibst? und das möchtest du dann ausdrucken und z.b. abheften.

grundsätzlich würde ich hierzu einen notar oder so befragen, evtl. in einem rechtsforum, da wird es sicher belastbarere antworten, als meine geben. aus meiner bisherigen erfahrung kann ich sagen, das es damit kein Problem gibt, da du ja von vornherein mit deiner eigenen hand unterschrieben hast. ich hatte bisher jedenfalls keine probleme damit.

 

[senoyches]

Ja, das wäre mein zweiter Ansatz aber Jura Foren haben halt in manchen Bereichen das Problem, das sie wieder nicht genau verstehen was ich will, da sie nicht vom Fach sind (was die technische Thematik angeht).

Aber ja grundsätzlich hast du es richtig verstanden.
Was das ausdrucken angeht, die Frage die sich mir stellt, was ist dann das Original und was ist die Kopie gibt es da rein teschnisch gesehen unterschiede, denn rein technisch verteile ich ja 50x das Original wenn es sein muss und verteilen tut man ja noch immer vieles als Ausdruck an Kunden, auf dessen Basis dann evtl. eine Rechnung erstellt wird.

Als Beispiel hätte ich da z.B. folgenden Text:
https://www.pc-magazin.de/ratgeber/digitale-unterschrift-elektronische-signatur-3200650.html

wirkt durchaus seriös und fundiert, aber eben vollkommen an meinem Thema vorbei.

 

[Snowi]

Machen wir bei uns auf der Arbeit so (Unterschrift als PNG im Word-Dokument einfügen), weil wir keine 20 Seiten ausdrucken und wieder einscannen wollen.
Ein RZ Dienstleister von uns hat am Eingang ein extra "Unterschriften-Gerät" am Eingang hängen, wo man die Hausordnung liest und unterschreibt. Sowohl mein AG als auch besagter Dienstleister sind nicht unbedingt klein (Wir 6k Mitarbeiter, Dienstleister 50.000 qm RZ Fläche vermietet). Keine Ahnung ob das tatsächlich alles so rechtens ist, ich kann dir aber sagen dass es in mehr als genug Firmen gemacht wird, eine gewisse Grundsicherheit ist also mMn gegeben.
Im Zweifelsfall würde ich trotzdem einen Anwalt dazu fragen

 

[senoyches]

verstehe ich das richtig? du hast z.b. ein PDF, das hat ein unterschriftsfeld, auf dem du z.b. mit einem stift digital unterschreibst? und das möchtest du dann ausdrucken und z.b. abheften.

Ich sehe gerade eine kleine Korrektur muss ich noch anbringen. Nein das Dokument hat kein Unterschriftenfeld (kein digitales) es wird zuvor aus einem Worddokument erzeugt.
In diesem umgewandelten PDF Dokument gibt es dann keine Formularfelder oder ähnliches. Lediglich ein Text Unterschrift mit einer Linie drüber auf der unterschrieben wird. Nicht mehr und nicht weniger also quasi nicht anders als hätte man das Papier vor sich. Nur eben Anstatt einem Ordner mit 100 Blättern ein Tablet.

Mit Unterschriften Feldern zu arbeiten funktioniert in unserem Falle aus einem einfachen Grund nicht wirklich gut, wir müssten dann jedes Dokument anfassen und ein Unterschriften Feld Manuell dazufügen.

Und dies jedes Jahr neu da die Vorlage jedes Jahr erneut genutzt wird. Es sei denn man kann das bereits in Word und/oder Excel einbetten, sodass dies dann automatisch im PDF dann an der entsprechenden Stelle drin ist, dann wäre es nur 1x viel Aufwand und dann ist alles wie es sein soll. Wenn es aber nicht geht wäre es eine Arbeit ohne Ende.

@Snowi
Ja das es in der Praxis oft anders aussieht weiß ich auch, wobei ich das mit der Unterschrift als PNG wirklich als kritisch erachte alleine schon weil sie jedes mal total identisch aussieht und daher relativ schnell erkennbar ist das es sich um ein Bild handelt.

Wir halben in beruflichem Unfeld oft mit Banken und Versicherungen zu tun und gerade Versicherungen kennen leider sehr oft keine Freunde mehr wenn sie eine Chance sehen eine Rechnung als Ungültig zu deklarieren. Daher sollte es halt relativ offiziellen Charakter haben und nicht zu offensichtlich sein.