Ich habe meinen Projektantrag heute fertiggestellt. Ich würde mich sehr darüber freuen wenn ihr mir Feedback, Verbesserungsvorschläge oder Ergänzungen mitteilen könntet.
Projektantrag
1.Projektbezeichnung
Konzepterstellung zur Druck-Optimierung, Harmonisierung der Druckerlandschaft und Einführung von Managed-Print-Services.
1.1 Kurzform der Aufgabenstellung
Die XXX GmbH plant unter dem Aspekt der Investitionsplanung 2012 eine Neuanschaffung des Multifunktionsdruckers. Hierzu soll eine Alternative für die im Großraumbüro eingesetzte Druckerlösung erarbeitet werden. Im Rahmen dieses Vorhabens soll die Gelegenheit genutzt werden, die gesamte Druckerlandschaft im Haus zu analysieren und Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten.
1.2 Ist-Analyse
Die XXX GmbH betreibt im Großraumbüro seit dem 04.07.2008 ein Xerox Workcentre 7345 Farbmultifunktionssystem im Rahmen eines Leasingvertrages mit der Xerox Leasing Deutschland GmbH. Der Drucker mit seinen 4 Jahren nicht mehr auf dem neusten Stand der Technik und die Ausfälle häufen sich, deswegen hat unser Geschäftsführer die Idee angestoßen, zu prüfen, ob der Umstieg auf ein modernes Gerät empfehlenswert sei.
In den einzelnen Büros und an vielen Arbeitsplätzen sind S/W Netzwerklaserdrucker und einfache Farb-Netzwerklaserdrucker im Einsatz, Hersteller und Modelle sind sehr verschieden. Eine einheitliche Druckerlandschaft ist nicht vorhanden.
Mit diesen Druckern lässt sich der Großteil der Büroarbeiten erledigen. Bei spezielleren Anforderungen wie z.B. Scannen, Kopieren, A3 Druck, Doppelseitiger Druck, Scan to PDF, Fax etc. muss das Xerox Farbmultifunktionssystem genutzt werden. Der Drucker ist zentral Aufgestellt und muss von ca. 40-50 Mitarbeitern genutzt werden. Da der Drucker vom gesamten Betrieb genutzt wird, kommt es in Stoßzeiten häufig zu langen Warteschlangen am Drucker. Außerdem ist es teilweise problematisch die verschiedenen Drucke zuzuordnen, wenn diese von den Mitarbeitern nicht sofort abgeholt werden.
Ausfälle des Druckers sind schwierig zu kompensieren und behindern den Büroalltag stark, daher ist es besonders wichtig, dass ein reibungsloser Betrieb des Druckers gewährleistet ist.
Die Wartung der Drucker erfolgt durch den Internen Care-Service. Wenn Verbrauchsmaterialien ausgetauscht oder Störungen beseitigt werden müssen, muss durch einen Mitarbeiter eine Meldung an den Care-Service erfolgen. Die Bestellung von Verbachsmaterialien liegt wiederum im Verantwortungsbereich einer anderen Person.
Zielsetzung Entwickeln/Sollkonzept
2.1 Was soll am Ende des Projektes erreicht sein?
Am Ende des Projekts soll den Verantwortlichen Personen eine Empfehlung präsentiert werden in der unter kaufmännischen und technischen Gesichtspunkten aufgezeigt wird, wie die Drucklandschaft verbessert werden kann.
Das Ziel soll es sein die Druckabläufe zu Optimieren, die Druckerlandschaft zu Harmonisieren, und die interne IT-Abteilung im Hinblick auf Wartungszeiten und Verbrauchsmaterialien Beschaffung zu entlasten.
Die neuen Drucker sollen die Produktivität erhöhen, moderne Umweltaspekte berücksichtigen, zuverlässig sein und im Idealfall wirtschaftlich effektiver arbeiten als das bisherige Modell.
2.2 Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?
Für unser Systemhaus sind neben der Druckqualität und Zuverlässigkeit vor allem die Gesamtkosten entscheidend. Die Systeme sollen ohne zu große Wartungskosten, über längere Zeit und auch unter Volllast mit niedrigen Seitenkosten einsetzbar sein.
Die Laufwege sollten kurz sein und eine hohe Druckgeschwindigkeit und umfangreiche Features sollen die Produktivität erhöhen.
Es muss außerdem ein passender Wartungsvertrag abgeschlossen werden, welcher eine kurze Reaktionszeit und umfangreiche Servicezeiten beinhaltet, damit die Ausfallzeiten des Druckers so gering wie möglich gehalten werden können.
Die technischen Gegebenheiten im Haus müssen ebenfalls berücksichtigt werden, dafür muss unter anderem der Printserver und die Betriebssysteme im Haus unterstützt werden.
Desweiteren soll die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien wie z.B. Toner oder Trommel automatisiert werden und ein Monitoring Tool eingesetzt werden mit dem der Administrative Aufwand reduziert werden kann.
2.3 Welche Einschränkungen müssen berücksichtigt werden?
Aufgrund der Tatsache der Drucker ein wichtiger produktiver Bestandteil im täglichen Bürobetrieb ist, darf die Ablösung des Druckers den laufenden Betrieb nicht stören und sollte deshalb außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten erfolgen.
Die im Haus eingesetzten Betriebssysteme, Windows 7 und Windows XP müssen sowohl in der 32 also auch in der 64 Bit Version vom Druckertreiber Unterstützt werden.
Weitere technische Einschränkungen müssen mit dem IT-verantwortlichen abgesprochen werden.
Außerdem ist es erforderlich das Angebote frühzeitig eingeholt werden.
Projektstrukturplan entwickeln
3.1 Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich
Zur Erfüllung der Zielsetzung wird ein IT-Arbeitsplatz mit Druckeranbindung, Telefonanbindung, Internetzugang, Office und Emailfunktionalität benötigt.
Vorab muss eine Bestandsaufnahme erfolgen. Es soll analyisert und Dokumentiert werden welche Drucker im Haus vorhanden sind, welche Funktionen diese Besitzen, wie schnell Sie arbeiten, wie häufig die Tonerkartuschen gewechselt und wie viele Mitarbeiter darauf zugreifen.
Anschließend soll ein Feedback eingeholt werden, indem ermittelt wird welche Anforderungen die Mitarbeiter an den Drucker stellen, ob Funktionen vermisst werden, welche Mängel vorhanden sind und ob Verbesserungvorschläge da sind.
Mit Hilfe dieser Informationen kann ein Soll-Konzept zur Verbesserung der Druckerlandschaft erarbeitet werden.
Anschleißend sollen Finanzierungen, Wartungsverträge und Klickpreismodelle verglichen werden. Außerdem sollen die Drucker anhand von technischen Eckdaten und Features miteinander verglichen werden. Darüberhinaus muss in Absprache mit unserem IT-Verantwortlichen geprüft werden ob die technische Realisierung im Hause gewährleistet werden kann.
Außerdem soll das as Managed Print Service Modell soll erläutert werden und Vorteile sowie Nachteile für unseren Betrieb dargelegt werden.
In der Realisierungsphase werden Angebote eingeholt und miteinander verglichen werden. Dafür erfolgt eine Kalkulation und Vergleich der Kosten mit anschließender Kosten-Nutzen-Analyse.
3.2 Hauptaufgaben auflisten
1. Ist - Analyse
2. Soll-Konzept
3. Recherche
4. Realisierung
5. Dokumentation
3.3 Teilaufgaben auflisten
1. IST-Analyse
1.1 Ist-Zustand der Druckerlandschaft
1.2 Anforderungsanalyse
2. Soll-Konzept
2.1 Konzept zur Optimierung
2.2 Absprache / Prüfung mit den Verantwortlichen
3. Recherche
3.1 Abrechnungsmodelle
3.2 Produktanalyse
3.3 Managed-Print-Services
4. Realisierung
4.1 Einholen von Angeboten
4.2 Kalkulation und Vergleich der Kosten
4.3 Kosten-Nutzen-Analyse
5. Dokumentation
