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Damit ist alles gesagt und jede weitere Diskussion erübrigt sich. Weitere Antworten, bezüglich Datenschutz und eventuelle Arbeitgeber Konsequenzen findest du hier. Wenn deine Frau ihre Mails checken/nachlesen will, dann muss sie das an ihrem Arbeitsplatz machen und nicht zu Hause, an ihrem Privat Laptop.
Was soll ich sagen? Ich arbeite in einem ähnlichen Bereich, Jugendhilfe mit vielen sensiblen Daten. Problembewusstsein beim Thema Datenschutz = 0, nach vielen Jahren wurde auf dienstliche Emailadressen umgestellt, vorher lief der Mailkontakt über die privaten Adressen (sollte den beteiligten Organisationen bekannt gewesen sein).
Ansonsten wird noch der Name des Jugendlichen in der Betreffzeile abgekürzt. Sämtliche Kommunikation läuft auf privaten Geräten (Smartphone, Notebook, PC), inklusive Speichern der sensiblen Daten auf unseren Geräten.
Diskrepanz zum Datenschutz wurde diverse Male angesprochen, ein Termin mit einem Fachmann sollte vor über einem Jahr vereinbart werden. Die Kollegen interessiert es wenig (auch wenig technikaffin) den Chef noch weniger, daher habe ich auch aufgegeben mich dafür einzusetzen....
Nur mal so wie Datenschutz in eher technikfernen Bereichen "umgesetzt" wird.