"Vivendi?"
Hab ich meinem Chef tatsächlich schon nahegelegt, aber Vivendi ist wirklich teuer. Letzten Endes wäre das aber das für unsere Einrichtung perfekte Programm.
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"Lass mich raten: Eure Dienstpläne werden noch in Excel erstellt, du hast die Geschäftsführung endlich davon überzeugen können, auf ein dafür gemachtes Programm umzusteigen und nun darf es nichts kosten."
Fast. Unsere DP werden in Excel erstellt, ja. Ich habe dafür auch eine Tabelle mit bedingter Formatierung und allem Pipapo erstellt, aber was mir am Meisten fehlt, ist die Möglichkeit, Zeiten für MA festzulegen, in denen diese nicht eingeplant werden dürfen - nicht nur für bestimmte Tage, sondern auch für bestimmte Dienste bzw Uhrzeiten.
Da unsere bisherige Dienstplanschreiberin aufhört, soll ich die Dienstpläne künftig vorbereiten. Leider hält unsere Geschäftsleitung sehr an Office365 fest - und das ist dazu nur mäßig geeignet. Ich würde auch ein Programm kaufen, wenn es sich als praktikabel erweist, aber die kostenpflichtigen Angebote laufen alle nur als Abo mit einem Preis pro Mitarbeiter. Und 50€ im Monat, nur damit der Dienstplan leichter zu schreiben ist, werde ich nicht bezahlt bekommen.
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"Excel?"
Nutzen wir aktuell dazu, ist aber unbefriedigend zum Planen. Ich hab keine Ahnung von Skripten, Makros und VB, sodass ich auf die Excel-eigenen Funktionen angewiesen bin (die wieder mit Kompatibilitätsproblemen bei älteren Versionen einhergehen).
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"ABC-Roster"
Hab ich mir auch schonmal angesehen. Sieht interessant, aber auch sehr unübersichtlich aus und muss leider installiert werden, sodass ich es nicht testen konnte. Aber es ist evtl. einen Versuch wert, wenn unser Admin aus dem Urlaub zurückkehrt.
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"Das wird wohl das größte Problem in deiner Wunschliste sein."
Das ist wahr. Ich muss das Programm aber testen und vorstellen können, bevor irgendetwas bezahlt wird. Die Testzeiträume sind dafür zu kurz, die müssten wenigstens zwei Monate betragen.
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"Von wie vielen Mitarbeitenden reden wir denn? Wie viele einzelne Schichten und Arbeitsplätze sind zu besetzen?"
Es handelt sich um 3-5 Teams mit jeweils 10-15 Mitarbeitern. Und je nach Team gibt es verschiedene Schichten, sodass zwei Mal 12 Schichten angelegt werden müssten. Das Ganze kann aber auch auf 3 Teams mit je 10-15 MA und 12 Schichten heruntergebrochen werden. Als kostenlose Variante würde mir auch ein Team mit bis zu 12 MA und 12 Schichten reichen, aber Abwesenheiten müssen eingepflegt werden können, das ist meist nur den Bezahlversionen vorbehalten. (3x Teams im Gruppendienst, 2x Küche und Facility, daher auch verschiedene Schichten)
Ich arbeite ebenfalls im sozialen Bereich, in der Jugendhilfe, und muss dementsprechend ebenfalls 24 Stunden besetzen.
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"Was machst du bei Krankheit, Urlaub, Unfall oder Kündigung, wenn du dir eine Lösung zusammensuchst?"
Ich soll die Dienstplanung "vorbereiten", die letztendliche Abnahme erfolgt durch die Gruppenleitung. Da ich das diesen Monat das erste Mal mache und mit der Excel-Lösung unzufrieden bin, suche ich nach Möglichkeiten, die ich meinen Kollegen anschließend vorstelle und vielleicht einführe; zunächst nutze ich es nur für die "Vorplanung" und übertrage alles in die Excel-Tabelle. Solche Veränderungen brauchen immer vieeeel Vorlaufzeit. Und: Ich schreibe den Plan nur für eine von drei Gruppen.
Zeiterfassung spielt dabei übrigens keine Rolle. Aber Zeiten zu beachten, in denen beispielsweise unsere studierenden Mitarbeiter nicht eingeplant werden dürfen, möchte ich festlegen, weil das die Planung wesentlich erleichtern würde.
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"Warum gibt es keine Admin Rechte, wenn das Tool für die Organisation im Unternehmen sein soll?"
Weil ich "nur" Mitarbeiter im Gruppendienst bin. Unser Admin würde mir auch etwas installieren, aber der ist im Urlaub und ich müsste dann auch wissen, welches Programm für meine Bedürfnisse geeignet ist, da er nicht immer verfügbar ist.
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"Ist wirklich gar kein Budget da? Ist das ganze überhaupt offiziell dann, oder an der IT und Rechtsabteilung vorbei (also falls es sowas gibt)? Wie werden denn bisher bei euch die Dienstpläne umgesetzt? Noch nicht digital vermutlich?"
Es wäre schon Budget da, aber dafür muss ich erstmal Überzeugungsarbeit bei Personen leisten, die sich mit solchen Dingen nicht befassen, was ich ohne die entsprechende Software nicht kann. Ich würde auch gern ein Programm kaufen, aber eben kein Abo-Modell. Offiziell ist das Ganze noch nicht, da sich von meinen Kollegen kaum jemand mit IT beschäftigt (wir schreiben Dienstprotokolle noch per Hand). Bisher werden die Pläne per Hand in Excel geschrieben, wobei eben alles beachtet werden muss, was in einer App eingetragen werden könnte (Stichwort Abwesenheitszeiten).
Einzig "Schichten", was in Microsoft Teams integriert ist, konnte ich bisher wirklich testen, aber das bietet die Möglichkeit, "nicht verfügbar"-Zeiten einzupflegen, auch nicht und ist recht unübersichtlich.
LG
