Google Tabellen, einfache Anwendung zur Kundenverwaltung

[ZwoLima]

Hallo Computerbase!

Vielen Dank für die Aufnahme in die Community, ich bin ganz neu hier.
Meine Anerkennung für die tollen Beiträge und kompetenten Mitglieder.

Daher ist das bestimmt ein guter Ort, um die folgenden Überlegungen zu diskutieren:
Für das Kleingewerbe meiner Lebensgefährtin war ich auf der Suche nach einem kleinen Programm zur effizienten Verwaltung ihrer Kunden und Bestellungen. Das ist aktuell alles noch analog und daher nicht schwer zu übertreffen.
Natürlich gibt es unzählige Anwendungen und auch Vorlagen im Netz, sowohl kostenfrei wie auch kostenpflichtig als Komplettlösung.

Mein Ziel war jetzt das Ganze so zu gestalten, dass mehrere Leute parallel damit arbeiten können.

Ich bin kein Fachmann, eher Autodidakt, der versucht Stück für Stück voranzukommen. Einige Teile habe ich mir aus anderen Vorlagen zusammengesammelt und mehr oder weniger professionell an meine Bedürfnisse angepasst. Sowohl die Dokumentation im ScriptEditor wie auch die Effizienz der Scripte sind garantiert stark verbesserungsfähig. Ab und zu wäre allerdings ein Ratschlag von Leuten die sich besser auskennen hilfreich. Es geht ja doch oft um Problemchen für deren Lösung ich Stunden brauche. Hier gibt es sicher Leute die das mit Links schaffen.

Mein bisheriges "Werk" ist hier zu finden:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/17DaIteX5zBtHkov2fxDjpuo9SSeFBoHN9RTpx7hIV9c/edit?usp=sharing

Es besteht aus 7 selbsterklärenden Seiten und soll eben ermöglichen innerhalb kürzester Zeit einen neuen Kunden in die Kundenliste aufzunehmen. Dann kann direkt einen Bestellung erfolgen und automatisiert Rechnung und Lieferschein als pdf generiert werden. Zusätzlich kann per DHL online Frankierung der Versand veranlasst werden.

Folgende Schwierigkeiten sind aktuell noch ein Thema:

• die Navigation zu den einzelnen Seiten von der Home Seite auch funktioniert auf einmal nicht mehr. Tat sie aber vor einer Woche noch problemlos, wenn auch recht langsam
• das Ganze Teil überhaupt braucht zur Ausführung der Befehle sehr lang
• das Format der generierten pdf (Bestellung, Rechnung, Lieferschein) passt nicht, ich möchte nur eine Auswahl als pdf erstellen. Nicht wie aktuell die ganze Tabelle
• nachdem ein Kunde hinzugefügt wurde, soll der Eintrag dann später auch mit einem weiteren Button wieder aufgerufen werden können, um die Daten dieses Kunden zu ändern und ganz zu löschen
• gleiche Problemstellung wie oben, nur sollen auch Einträge in der Bestellungsdatenbank nachträglich editiert/gelöscht werden können
• auf der Seite für den Versand sind natürlich auch ÄÖÜ etc Teil des Textes. Der DHL Upload als csv Datei kann das offensichtlich nicht verarbeiten und macht dann die üblichen Probleme mit Umlauten. Wie kann man das lösen?

Vielleicht interessiert sich noch jemand für so ein Tool mit ähnlichen Funktionen oder hat noch Ideen zur Erweiterung.
Für jede Anregung und/oder Hilfestellung wäre ich sehr dankbar.

Viele Grüße
ZwoLima

 

[Madman1209]

Hi,

" Verwaltung ihrer Kunden und Bestellungen " - " Google Tabellen "

mir als Datenschützer drehen sich da die Zehennägel auf. Das sollte meiner Meinung nach dringend (!) überdacht werden. Es gibt gute und sogar kostenlose Systeme, die sowas auch ohne Google auf den eigenen Maschinen bewerkstelligen können!

VG,
Mad

 

[kachiri]

Für den Umfang, wie du es vor hast, würde ich kein Programm zur Tabellenkalkulation wie Excel oder Google Tabellen verwenden. Letzteres sogar gar nicht.
Du versuchst quasi Software mittels Tabellenkalkulation zu simulieren. Dass das ganze nicht gerade "flott" funktioniert, liegt in der Natur der Sache. Das wird, umso mehr Daten hinterlegt sind, auch nicht wirklich flüssiger.

 

[ZwoLima]

Vielen Dank für deine Anregung, Mad. Sicherlich sind die Bedenken nicht unbegründet. Hast du denn auch konkrete Vorschläge, die ich mir anschauen könnte?

Hi kachiri, dann ist meine Idee wohl eher eine Krücke. Ich war der Meinung, dass das aufgrund des eher geringen Datenaufkommens (Kleinunternehmen) machbar sein sollte. Also müsste es wennschon mit ausgelagerten Datenbanken arbeiten, damit das Programm selbst nicht noch weiter gebremst wird?

 

[Madman1209]

Hi,

ein konkreter Vorschlag hängt von vielen Faktoren ab.

• wie genau wird es jetzt gemacht?
• was für eine Branche ist es?
• wie viele Bestellungen und Kundendaten sind es?
• ist ein Verkauf über eine Internetseite angedacht?
• sollen andere neue Verkaufswege genutzt werden?
• gibt es ein Budget?
• wie viele Nutzer gleichzeitig?

VG,
Mad

 

[Aduasen]

Über was reden wir hier beim Thema 'Kleingewerbe' ?
Sind es 10 Kunden, sind es 100 oder sind es doch 1.000 ?
Nur Privatkunden oder auch Unternehmen?

Wenn Du die Daten via Google verwalten willst, stellt sich sofort die Frage, wie Du das z.B. mit DSGVO Konformität vereinbaren willst.

Wenn Du das Ganze multiuserfähig haben willst, brauchst Du doch im Grunde eine Datenbanklösung, damit die Leute sich gegenseitig ihre Datensätze nicht überschreiben (Thema Datensicherheit)

Und unter welchen Bedingungen sollen überhaupt Datensätze gelöscht werden dürfen?
Dass Du sie irgendwann löschen/anonymisieren musst, sagt schon die DSGVO

Aber Bestellungen, die zurückgezogen werden, werden natürlich storniert und nicht gelöscht.

 

[PHuV]

Nur mal so, es gibt einige Softwarelösungen für Kleingewerbe am Markt, Du mußt das Rad nicht neu erfinden. Klar kostet die was, aber die kann mal ja steuerlich als Aufwand entsprechend absetzen.

 

[ZwoLima]

Es handelt sich um ein Gewerbe für kosmetische Produkte.
Es werden Endkunden wie auch Firmen/Läden beliefert.
Aktuell gibt es einen Onlineshop, über den alles für den Endkunden läuft.
Die Bestellungen der Läden gehen per Mail oder Telefon ein. Rechnungen werden per Hand geschrieben.

Das Kundenverzeichnis umfasst derzeit 200 Einträge, es nimmt stätig zu. Allerdings sind eben auch viele dabei, die nicht regelmäßig bestellen (das sind ca. 35).

Derzeit müsste das Arbeiten für drei Leute gleichzeitig möglich sein. Sicherlich geht das aber eher in Richtung fünf.

Danke für euer Feedback, total super!

 

[Aduasen]

Wie macht Ihr denn momentan Eure Buchhaltung?
Steuerberater oder zu Fuß und dann via Elster?

 

[Legolas]

Du könntest mal einen Blick auf diese Software werfen. Und ich habe nichts mit denen zu tun, kenne aber ein paar kleinere Unternehmen die diese einsetzen

 

[ZwoLima]

Steuer macht der Steuerberater.

 

[snaxilian]

Eine Tabellenkalkulation für gefühlt jedes Problem ist nicht die Lösung.
Eine Tabellenkalkulation als Lösung für gefühlt jede Anforderung ist das Problem.

Was du suchst nennt sich CRM Software zur Verwaltung von Kunden- & Geschäftspartnerdaten. Im allerbesten Fall geht darüber auch eine Warenwirtschaftsverwaltung (WWS) oder es gibt ein CRM und ein WWS was miteinander "kommunizieren" kann.
Es gibt da bereits einige gute Lösungen auch für kleine Unternehmen. Mal ne Stunde $Suchmaschine abklappern, andere Selbstständige nach Erfahrungen fragen und austauschen, etc