Kleines Unternehmen GoBD konforme Archivierung + "Mini- Server"

[Himbeerdone]

Hallo,

ich suche jetzt schon eine Weile und drehe mich immer wieder im Kreis, deshalb frage ich jetzt gleich die Profis.
Wir nutzen momentan einen externen Dienstleister per IMAP (einen eigenen Mailserver wünschen wir auch nicht) Leider sind die buchbaren Postfachgrößen für unsere Zwecke zu klein. (oder bezahlbar) deshalb suchen wir jetzt nach einer ordentlichen Lösung.

Vorgestellt hätte ich mir (falls das geht), dass wir die Emails per POP3 empfangen (so dass der externe Server leer bleibt), lokal und zentral für alle Arbeitsplätze im Netzwerk speichern, archivieren und sichern und dann per IMAP weiterverarbeiten.
Nur wie ist die Frage.....
Gerne auch andere möglichst automatische Lösungen.


Gegeben:

• Kleines Unternehmen mit 3 Mitarbeitern
• Mails müssen auch per Smartphone unterwegs abrufbar sein.
• Mehrere Angestellte verarbeiten ein Postfach
• Drei Postfächern insgesamt
• Emails mit größeren Anhängen (~1- 2GB pro Monat)
• Mailprogram derzeit Thunderbird

Gesucht:

• GoBD- konforme Archivierung + Backups auf eine externe Festplatte
• Sofortiger Zugriff auf die Emails der letzten 10 Jahre.
• Ab 10 Jahre ggf. archivieren, jedoch nicht löschen.

Ich hoffe ihr versteht was ich meine und könnt mir hierbei helfen. Netzwerktechnik ist nicht wirklich meine Welt....

Herzlichen Dank

 

[kamanu]

Microsoft 365. POP3 ist tot. Entweder den Business Basic (ohne Office Programme) oder den Business Standard (mit Office Programmen) in Betracht ziehen. Bei beiden gibt's pro Benutzer ein 50GB großes Postfach.
Für Archivierung potentiell auch Mailstore in Betracht ziehen. Gibts auch mit zentraler Lösung die direkt Mails in M365 oder Microsoft Exchange abgreift.

Netzwerktechnik ist nicht wirklich meine Welt....

Dann definitiv ein Systemhaus dazu ziehen. Auch wenn ihr ne kleine Bude seid.

Noch ein kleines Addon: Bezüglich der großen Mailanhänge konnte man dann für Kunden auch Onedrive-Uploadlinks bereit stellen und lässt die großen Mails direkt ausm Postfach raus.

Generell bei M365 auch ein entsprechendes Backup einplanen. Gibt da Online-Dienstleister die das in beliebige Clouds sichern können - oder auch z.B. Veeam für Office 365 dasses lokal wegsichern kann.

 

[Rickmer]

Ich würde auch eher mit IMAP/Exchange in Verbindung mit einer lokalen Mailstore Archivierung arbeiten. Mailstore kann dann auch das löschen von alten Mails zur Bereinigung der Postfächer übernehmen.

Aufruf der in Mailstore archivierten Mails geht am einfachsten über ein Outlook Addin. Wenn ihr bei Thunderbird bleiben wollt gibt es aber auch die Mailstore Client Software, die als eigenes Programm startet - oder man geht über den Webserver per Browser.

Das löst dann auch die Zugriffs- und Archivierungs-Fragen.

GoBD- konforme Archivierung + Backups auf eine externe Festplatte

GoBD wird erfüllt, wenn's richtig konfiguriert ist:
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/rechtssicherheit/



Alternative:

Vorgestellt hätte ich mir (falls das geht), dass wir die Emails per POP3 empfangen (so dass der externe Server leer bleibt), lokal und zentral für alle Arbeitsplätze im Netzwerk speichern, archivieren und sichern und dann per IMAP weiterverarbeiten.

david3 von Tobit könnte das z.B.
Kann ich aber in der beschriebenen Konstellation nicht empfehlen, siehe oben

 

[Nero_XY]

Für Archivierung potentiell auch Mailstore in Betracht ziehen

Die Archivierung kann ebenfalls über Microsoft 365 bzw. Exchange Online erfolgen. Nennt sich "Exchange Online-Archivierung" und kann als Addon pro zu archivierendem Postfach zugebucht werden.
Weitere Infos: https://docs.microsoft.com/de-de/of...exchange-online-archiving-service-description

 

[h00bi]

Wenn exchange zum Einsatz kommt, ist EOA natürlich easy. Muss nur per Regel eingerichtet werden.
Andernfalls gibts auch viele Möglichkeiten per Sharepoint, da wäre dann auch gleich ALLES GoDB konform abgedeckt und nicht nur Emails.

 

[Himbeerdone]

Danke schon einmal für die Antworten.

Nein Exchange kommt nicht zum Einsatz. Es müssen auch keine weiteren Daten gesichert werden, da hier eine eine Branchensoftware zum Einsatz kommt.

Ich teste mal den Mailstore- Server an. Schau ma mal ob er meine Bedürfnisse auch befriedigt.....