Office Excel: PDF-Export auf Briefpapier

[Incanus]

Beim Kunden ist es im besten Fall ein weißes Blatt Papier, wenn er die Rechnung ausdrucken möchte. Ansonsten geht es hier wohl nicht um Papier, sondern eine Rechnung als PDF.

 

[User007]

Um diese in eine Onlineüberweisung einzugeben ist eine Kopiermöglichkeit sehr hilfreich.

Ok, das ist ein durchaus valides Ansinnen.

Wie ich das jetzt auffasse:

[...] daß Deine Kontonummern richtig auf dem Papier landen.

Diese existieren bereits (für die Kundschaft) markier- und kopierbar in der vorhandenen Briefkopf-PDF und dort sollen die Rechnungsdaten aus Excel möglichst bediensicher (also wenigstmögliche "Klicks") eingefügt werden.
Hinterher kann ja dann wieder als PDF gespeichert/gedruckt/per E-Mail versendet werden.
Richtig?

 

[Pete11]

Wenn ich ein Geschäft betreibe, bei dem ich Rechnungen schreibe, habe ich entweder ein mit den Firmendaten vorbedrucktes Papier oder eine (Excel-) Vorlage, in dem solche Daten vorgespeichert sind. Da brauche ich nichts mehr zu kopieren.
Und PDF-Rechnungen erzeuge ich einfach durch Drucken auf einen PDF-Drucker.
Deshalb meine Vermutung, daß es @Findachs um etwas ganz anderes geht.

 

[Incanus]

An sich steht hier alles, um was es geht. Da bleibt nur noch wenig Interpretationsspielraum.
Was noch fraglich wäre, in meinen Augen, aber auch schon erwähnt wurde ist, warum man so etwas mit einer selbstgebastelten Excellösung, statt einer der zahlreichen Standardanwendungen für Rechnungswesen macht.

 

[Findachs]

Erlaubt mir den Exkurs, sry wenn ich abschweife:

Wir sind in einer Baufirma. Manche Großkunden binden sich selbst und uns mit sehr individuellen und komplexen Abrechnungskontrollen derart viel Bürokratie an die Beine, dass der vor der Chefetage des Kunden (der Baustellen nur von Richtfesten und aus dem TV kennt) gewünschte Effekt keinen Cent mehr ausgeben, als nicht irgendwie verhinderbar, durch den erheblichen Mehraufwand an Arbeitszeit für eine sehr kleinteilige Kostenkontrolle um ein Mehrfaches aufgefressen wird. Der Kunde spekuliert darauf, dass wir in der Fülle der Informationen etwas übersehen und dann verpennen das abzurechnen. Zugleich kann der Kunde immer versuchen Ungenauigkeiten zu bemängeln/ zu streichen.
Klingt komisch. Ist tatsächlich irre. Aber das nur kurz am Rande aus der Realität.

Bei der Suche den sehr individuellen Ansprüchen gerecht zu werden erschien es mir am naheliegendsten eine Lösung in Excel zu bauen. Das funktioniert auch gut, sodass der Mehraufwand an uns größtenteils vorbei geht. Mit einem anderen Programm hätten wir so kurzfristig nicht das gewünschte Ergebnis erreicht.

Sry für die nervende off-topic!

 

[Pete11]

Leider gehst Du auf meine Ausführungen in Post #20 und #23 überhaupt nicht ein.
Egal.
Ich wünsche Dir viel Erfolg beim Lösen Deines Problems.

 

[duAffentier]

Ok.
Evtl. den Prozess ordentlich aufschreiben und dokumentieren.
Anhand der Kriterien dann die Softwarelösung umsetzen.
Das Tool am Ende sollte zum Schluss sein.

 

[bughero]

@User007

anstatt zu versuchen das "ganze Konstrukt" aus zwei PDFs in einem Neuen zu "verschmelzen".

Du hast das falsch verstanden. Da gibt es keine 2 PDFs, nur eine Einzige:

habe ich bisher immer PDF24 genutzt

Er benutzt den PDF24 Drucker und beutzt das Briefpapier-PDF als digitales Papier, auf dem dann gedruckt wird.
Da wird nichts verschmolzen.

Hier ein paar Links, in denen das besser erklärt ist:
https://help.pdf24.org/de/wp-conten...09/pdf24-creator-pdf-auf-digitalem-papier.pdf
https://www.e-projekt.at/Hilfe/HTML/pdf_drucker_mit_firmenpapier_e.htm

 

[User007]

@bughero:

Da wird nichts verschmolzen.

Auch wenn ich gar nicht ausschließen will, dass ich hier (immer noch) etwas falsch auffasse, aber das stammt ja eigtl. auch gar nicht von mir - ich hatte diesen Begriff doch nur aufgegriffen bzgl. einer Antwort auf die Frage in @cumulonimbus8's Beitrag #9. Daher war er ja auch in meinem Beitrag extra in Anführungszeichen gesetzt:​

[...] in einem Neuen zu "verschmelzen".

Im Übrigen glaube ich das durchaus richtig verstanden zu haben, lediglich der hier von pdf24 verwendete Terminus "unterscheidet" das, was eigtl. grad' das verlinkte Bsp. verdeutlicht. Dahingehend war mglw. meine Formulierung nur nicht ganz so deutlich. 🤷‍♂️​

Da gibt es keine 2 PDFs, nur eine Einzige:

Wie auch immer das jetzt "benannt" ist, wird doch praktisch betrachtet die Firmen-Briefkopf-Vorlage, vorliegend als PDF-Dokument (nennen wir sie mal "PDF-1") als "Dig. Briefpapier" für bspw. ein neu zu erstellendes PDF-Dokument (nennen wir es mal das temporäre "PDF-Ziel") verwendet, das mit dem Inhalt eines weiteren PDF-Dokuments (nennen wir es mal "PDF-2") verbunden wird, szs. wird PDF-2 in PDF-1 importiert und als PDF-Ziel zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt - warum für diesen Prozessschritt nicht auch der Begriff "verschmelzen" genutzt werden können soll, erschließt sich mir nicht ganz. 🤔

Und bezogen auf das Anliegen des TE ergibt sich mir hier die Anforderung diesen "Verschmelzungsprozess" praktisch soweit als möglich zu automatisieren.​

 

[Findachs]

Ich habe schon bei der Erstellung des Themas befürchtet, dass ich zu dämlich bin mich verständlich auszudrücken :/

Ja, es wird ein automatisierter (oder mit sehr wenig Klickarbeit erreichbarer) Ablauf, um eine verschmolzene fertige Rechnungs-PDF zu bekommen.

 

[Incanus]

Ist die Vorlage denn ein Formular mit auszufüllenden Feldern oder einfach nur eine als PDF gedruckte Vorlage?

 

[User007]

[...] zu dämlich [...]

Njääh... sowas will ich hier nicht "hören" resp. lesen - allerdings zeigt sich, dass eine richtige Benennung/Formulierung durchaus präventiv Mißverständnissen entgegenwirken kann.
​

Für mich war auch immer noch aus dem Eingangsbeitrag die Frage

Geht der Export auf ein vorbereitetes Briefpapier auch direkt aus Excel heraus?

ein zur Beachtung stehender Aspekt für eine Lösungsmöglichkeit.

Mglw. wird hier wohl nur eine Lösung mittels VBA in Verbindung von in PDF24 automatisch abzuarbeitenden Kommandozeilenbefehlen, vllt. mithilfe des Doc-Tools, zielführend.​

Ergänzung (7. November 2023)

Übrigens: Herbers Excel-Forum ist sicherlich ein Begriff, oder - gibt's nicht vllt. dort bereits ein entsprechenden Lösungsansatz für solch ein Anwendungsszenario (das ja seinen Ursprung in Excel hat)?​

 

[bughero]

warum für diesen Prozessschritt nicht auch der Begriff "verschmelzen" genutzt werden können soll

So wie du das beschreibst, würde ich es auch verschmelzen nennen. Aber es geht ja gerade darum, dass es keine PDF-2 gibt. Sobald du in Excel (oder sonst wo) auf Drucken gehst, kommt nicht wie beim Microsoft PDF Drucker der Druckausgabe speichern unter Dialog, sondern der PDF24 Dialog. Da klickst du dann auf Als PDF speichern und dann kommt der Druckausgabe speichern unter Dialog. Der Drucker nimmt dann das im aktuellen Profil gespeicherte digitale Papier und druckt dann darauf. Es entsteht die PDF-Ziel-Datei. Das würde ich nicht als verschmelzen bezeichnen.

 

[Findachs]

Ist die Vorlage denn ein Formular mit auszufüllenden Feldern oder einfach nur eine als PDF gedruckte Vorlage?

Die Blanko-PDF, die wir auf dem Server liegen haben beinhaltet den Firmennamen mit Logo oben also Kopf und unten den den Detailangaben zur Firma (Anschrift, Kontaktdaten, USt.-ID, Bankverbindung).
Sonst ist die komplett leer. Das ist ein Universal, mit dem wir Anschreiben machen, Rechnungen, Angebote, etc. Alles, was unsere Firma an Dokumenten verlässt, wird mit dieser Blanko-PDF zu einem finalen Beleg verschmolzen... oder wie auch immer man den Prozess bezeichnen möchte

 

[cumulonimbus8]

Er benutzt den PDF24 Drucker und beutzt das Briefpapier-PDF als digitales Papier, auf dem dann gedruckt wird.
Da wird nichts verschmolzen.

Ich kapiere das immer noch nicht was da passiert.

Noch nie hörte ich davon, dass es eine Vorlage-PDF gibt (besagtes Briefpapier) in die ich dann »verschmelzend«, also überlagernd drucke.
PDDF24 kann dann Einzelnes verschmelzen, habe ich eben probiert, aber direkt drucken - wie geht das?

CN8

 

[Incanus]

So geht das:
https://tools.pdf24.org/de/pdf-uebereinanderlegen

 

[bughero]

wie geht das?

Du machst ein Häkchen bei Digitales Papier verwenden und wählst dann die Vorlage-PDF aus. Dann musst du nur noch den PDF24 Drucker auswählen und damit drucken. Dann öffnet sich ein PDF24 Fenster, wo du dann auf Als PDF speichern klickst. Dann kommt nur noch der Druckausgabe speichern unter Dialog. Und fertig. Die PDF hat als Vorlage deine Vorlage-PDF und darüber den Inhalt vom Programm (z. B. Excel) von dem aus du gedruckt hast.

Das steht aber auch besser erklärt in den Links, die ich oben beigefügt habe.

 

[jlnprssnr]

Habe jetzt auch nochmal gegoogelt und das Stichwort ist wohl "PDF Underlay". Hier einen kommerzielle Software, die das wohl kann. Es muss dann natürlich immer die Software als Drucker ausgewählt sein.
Ansonsten hilft evtl. noch Googlen zum Stichwort "Stationery" (Briefpapier), da stößt man z.B. auf dies

 

[cumulonimbus8]

Das steht aber auch besser erklärt in den Links, die ich oben beigefügt habe.

Komisch, dass mir deine wenigen kurzen Stichworte völlig reichen zu kapieren wie das läuft. 🙂

CN8