Office Excel: PDF-Export auf Briefpapier

[Findachs]

Für den Export einer Rechnung aus Excel in eine PDF habe ich bisher immer PDF24 genutzt, um ein vorgefertigtes Briefpapier (inkl. Geschäftsdaten usw. ebenfalls im PDF-Format) zu erstellen.

Das ist eine Notlösung, weil ich mir nicht besser zu helfen wusste. Zudem zickt das Behelfsprogramm gern mal rum.

Geht der Export auf ein vorbereitetes Briefpapier auch direkt aus Excel heraus?

 

[Bruzla]

In Excel kann man sich auf jeden Fall einfach Vorlagen erstellen (einfach mal googlen nach "Rechnungsvorlage Excel".

Und dann kann man seine Rechnung erstellen und als PDF exportieren.

Ich schätze, das ist das, was du meinst. Ob man bereits in Excel eine Vorlage hat oder das danach auf eine Druckvorlage speichert, ist ja letztendlich egal.

 

[duAffentier]

was möchtest du direkt?
Eine Seite X die vorformatiert ist, als PDF drucken? Ohne PDF24 dazwischen?

Sub PrintToPDF()

    Dim wsArray() As Variant
    Dim FilePath As String
    Dim FileName As String

    ' Definieren Sie die Tabellenblätter, die Sie drucken möchten
    wsArray = Array("Tabelle1")

    ' Setzen Sie den Pfad und den Dateinamen für die PDF-Datei
    FilePath = ThisWorkbook.Path & "\"
    FileName = Left(ThisWorkbook.Name, (InStrRev(ThisWorkbook.Name, ".", -1, vbTextCompare) - 1))

    ' Erstellen Sie eine einzelne PDF-Datei
    ThisWorkbook.Sheets(wsArray).Select
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
                                    FileName:=FilePath & FileName, _
                                    Quality:=xlQualityStandard, _
                                    IncludeDocProperties:=True, _
                                    IgnorePrintAreas:=False, _
                                    OpenAfterPublish:=False

    ' Selektion aufheben
    ThisWorkbook.Sheets(1).Select
 

End Sub

 

[jlnprssnr]

Gemeint ist der Druck auf ein "Briefpapier-PDF", richtig?

 

[Findachs]

In Excel kann man sich auf jeden Fall einfach Vorlagen erstellen (einfach mal googlen nach "Rechnungsvorlage Excel".

Und dann kann man seine Rechnung erstellen und als PDF exportieren.

Ich schätze, das ist das, was du meinst. Ob man bereits in Excel eine Vorlage hat oder das danach auf eine Druckvorlage speichert, ist ja letztendlich egal.

Meine Rechnung ist eine Verbindung aus einigen Bezügen aus anderen Tabellen. Da möchte ich ungern mit einer neuen Vorlage arbeiten. Zumal ist eigentlich schon alles fertig. Es soll nur noch eine primitive Lösung mit wenig Klickarbeit her, wie ich meinen Rechnungsinhalt auf ein Blanko-Briefpapier als PDF exportieren kann.

was möchtest du direkt?
Eine Seite X die vorformatiert ist, als PDF drucken? Ohne PDF24 dazwischen?

Sub PrintToPDF()

    Dim wsArray() As Variant
    Dim FilePath As String
    Dim FileName As String

    ' Definieren Sie die Tabellenblätter, die Sie drucken möchten
    wsArray = Array("Tabelle1")

    ' Setzen Sie den Pfad und den Dateinamen für die PDF-Datei
    FilePath = ThisWorkbook.Path & "\"
    FileName = Left(ThisWorkbook.Name, (InStrRev(ThisWorkbook.Name, ".", -1, vbTextCompare) - 1))

    ' Erstellen Sie eine einzelne PDF-Datei
    ThisWorkbook.Sheets(wsArray).Select
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
                                    FileName:=FilePath & FileName, _
                                    Quality:=xlQualityStandard, _
                                    IncludeDocProperties:=True, _
                                    IgnorePrintAreas:=False, _
                                    OpenAfterPublish:=False

    ' Selektion aufheben
    ThisWorkbook.Sheets(1).Select
 

End Sub

Das sieht interessant aus. Wie wende ich das an?

Gemeint ist der Druck auf ein "Briefpapier-PDF", richtig?

Ja, ganz genau.

 

[User007]

Hi...

Wie wende ich das an?

Das ist Visual Basic-Code (der von M$ als Programmiersprache für die Nutzung in Applikationen zur Verfügung gestellt wird und daher auch formal korrekt Visual Basic for Applications bezeichnet wird), der entsprechend im EXCEL-Dokument (Arbeitsmappe/Tabellenblatt) via sog. VBA-Editor (erreichbar durch Drücken der Tasten [Alt] und [F11]) eingefügt wird.
Dazu vllt. auch mal dieses "kleine" vba-Tutorial recherchieren.
Damit wird allerdings letztlich auch nur das jeweilig im Code definierte Tabellenblatt szs. über den Druckertreiber als PDF-Dokument "exportiert" und unter der ebenfalls vordefinierten Dateibenennung gespeichert - es müßte dann nochmals separat aufgerufen und ausgedruckt werden.
Ist das wirklich der gewünschte Prozessablauf?​

 

[cumulonimbus8]

Druck auf ein "Briefpapier-PDF"

Was soll das eigentlich sein?
Eine PDF die hergenommen wird um »in« diese hinzudrucken«? Habe ich noch nie von gehört, bin aber lernfähig und frage daher nach.

Früher… Haben wir Excel einfach mit einem Druckbereich versehen und außenrum dekoriert. → Das ohne Deko sollte dann wohl so eine PDF bedienen?! Gemäß vorgedrucktem Papier das im Laser auf der Lauer liegt.

Optimal (bleiben wir in Office) sollte man Word als Layoutquelle nehmen, XL dort einbinden und das als PDF auswerfen.
→ Wer erzeugt denn diese Briefpapier-PDFs, und wie, womit?

CN8

 

[User007]

@cumulonimbus8:

[...] vorgedrucktem Papier das im Laser auf der Lauer liegt.

Eher so - PDF-Druckauftrag zu Fach 2 mit dem Briefpapier mit Corporate Design! 😉

[...] sollte man Word als Layoutquelle nehmen, [...]

Na, vllt. sogar auch Publisher. 🤷‍♂️

Wer erzeugt denn diese Briefpapier-PDFs, und wie, womit?

Nun ja, die Office-Versionen seit... äh - ich glaub' - 2010 (evtl. sogar schon 2007? 🤔) bringen doch den PDF-Export mit.​

 

[cumulonimbus8]

Nun denn - welchen PDF-Drucker spanne ich ein, dass er mit (A) 2 Schächten arbeitet und (B) viel toller die jeweils entnommenen Blätter zu einem einzigen verschmilz?

Publisher… Ich müsste diese noch nie benutzte Prog testen was es kann; das Duo Word-Excel kann schon ein Duo-Infernale sein und ergänzt sich gut 😉 denn es wurde auch dafür hergerichtet. (Publisher - klingt so nach Internet?)

Der PDF-Export an sich sollte hier nicht das Problem sein. Nur kenne ich bei dem eben keine Option meinen «Aus-Druck» in eine vorhandene PDF ergänzend zu injizieren. Daran knabbere ich ja…

CN8

 

[Findachs]

In der Rechnungs-Excel den Briefkopf nachbauen wäre eine Option. Da gab es jedoch immer wieder ein paar kleine Änderungen und damit jeder Mitarbeiter auch mit dem exakt gleichen Briefpapier arbeitet, gibt es nur eine Blanko-PDF auf dem Firmen-Server. Nur diese wird im Bedarfsfall angepasst.
Daher auch meine so spezielle Frage.
Ich möchte Excel sagen: bitte schreibe den Rechnungsinhalt auf die Blanko-PDF im Verzeichnis "Server:\...\Briefpapier_2023_aktuell" und gebe mir das als eine neue PDF aus.

 

[User007]

[...] gibt es nur eine Blanko-PDF auf dem Firmen-Server.

Kleinbetrieb, wo bspw. nur drei Mitarbeiter, die diese Art von "Standard-Brief" nutzen (müssen), oder was?

Man, wie ineffizient und unpraktisch - habt Ihr denn kein professionell vorgedrucktes Briefpapier mit Firmenkopf?​

 

[Incanus]

Und das wird dann wieder eingescannt, damit man die Rechnung als PDF verschicken kann ?

 

[User007]

Könnte man durchaus auch so machen, aber es gibt sicherlich ebenso die weniger aufwändige Möglichkeit den Briefkopf einfach als Grafik(!) in das Excel-Dokument einzufügen und das Ganze dann als PDF (für den Versand/Archiv or whatever) zu drucken/speichern, anstatt zu versuchen das "ganze Konstrukt" aus zwei PDFs in einem Neuen zu "verschmelzen". 🤨
Hatte ja 'nen Grund, warum ich Fragen an den TE stellte, gell. 😉​

Ansonsten soll man halt zur Rechnungslegung gleich vernünftige Software nutzen. 🤷‍♂️

 

[Findachs]

Wenn ich das als Grafik in Excel einbaue, kann man in der fertigen Rechnungs-PDF nicht mehr die Firmendaten markieren und kopieren, oder? Das sollte aber immer möglich sein.

 

[User007]

Bitte, wofür ist das nötig?

Btw.:

[...] kann man in der fertigen Rechnungs-PDF nicht mehr die Firmendaten markieren und kopieren, oder?

Stimmt, kann man nicht.

 

[Findachs]

Bitte, wofür ist das nötig?

Chefchen möchte idiotensichere Dokumente, so auch mit einfachem copy-paste bspw. der Bankverbindung. Bei manchen Kunden, muss ich gestehen, kann ich sein Wusch nachvollziehen^^

 

[User007]

Häh?

Sorry, mag ja an mir liegen, aber im Moment fehlt mir die Phantasie mir vorzustellen, wofür man seine eigenen (Bank-)Daten aus einem Briefkopf "kopieren u. einfügen" sollte/muß - wohin? 🤔​

 

[Incanus]

Warum seine eigenen? Wenn mir ein Anbieter eine Rechnung schickt, dann stehen dort dessen Bankdaten drauf. Um diese in eine Onlineüberweisung einzugeben ist eine Kopiermöglichkeit sehr hilfreich.

 

[Findachs]

Ganz genau. Gerade bei den langen IBAN-Nummern ist copy-paste immer die sichere Variante. Wenn es ums Geld geht, sollte man Fehlerquellen ausschalten und wir sind schon froh, wenn die Kunden halbwegs pünktlich bezahlen. Dann noch wegen Zahlendrehern Leuten hinterherzurennen ist zu viel unnötiger Aufwand, schlecht für die Geschäftsbeziehung und die Firma braucht einfach zügig das Geld für die Gehälter.

 

[Pete11]

Also Du schreibst Rechnungen an irgendwelche Kunden und möchtest, daß Deine Kontonummern richtig auf dem Papier landen.
Und Dein Briefpapier ist einfach ein leeres, weißes Blatt Papier, auf das Du die Rechnungen drucken willst.

Habe ich das so richtig verstanden?