Texte querverweisen und automatisch aktualisieren

[Heinrich_1]

Hi

Ich bin gerade dabei eine technische Dokumentation zu schreiben, wo z.B. an verschiedenen Stellen das gleiche Passwort eines Users stehen soll.
Ist es irgendwie möglich, verschiedene Stellen so zu verlinken, dass bei einer Änderung der einen Stelle alle anderen Stellen automatisch aktualisiert werden? Sprich ich änder z.B. das Passwort auf Seite1 und dann soll auch auf Seite 7 das Passwort automatisch angepasst werden. Genauso auch umgekehrt. Inkonsistenzen sollen damit also gar nicht erst auftreten können.
Das ganze sollte mit möglichst wenig Aufwand stattfinden.

Eingesetzt wird Word 2007 u.U. auch Word 2010.

Danke und Grüße

Heinrich

 

[Sturmel]

Siehe bitte http://office.microsoft.com/de-de/word-help/hinzufugen-oder-loschen-von-textmarken-HP001226532.aspx .

 

[Heinrich_1]

Danke für die schnelle Antwort. Das ist allerdings nur ungefähr das, was ich suche.

Zum einen kann man nicht wechselseitig Änderungen vornehmen. Sprich ich sehe nur die Möglichkeit, das Passwort z.B. auf Seite 1 als Textbaustein einzurichten und dann auf den folgenden Seiten diesen Textbaustein einzufügen. Wenn ich dann allerdings das Passwort auf Seite 7 verändere, wird es beim Aktualisieren nicht übernommen. Nur bei einer Veränderung des Passworts auf Seite 1 würden alle Passwörter geändert werden.

Zum anderen ist auch das Einfügen einer Textmarke nicht etwas, was geraede mal einen Klick nach sich zieht. Ich kenne nur den Weg über Einfügen - Schnellbausteine - Feld - Ref - Entsprechendes Feld auswählen - Ok. Bei vielen Textbausteinen kann das auch schnell unübersichtlich werden.

Ich fände eine Funktion á la "Markieren des entsprechenden Textes" und dann im Dokument auswählen, mit was es verknüpft werden soll, besser. Gibt es denn solch eine Möglichkeit?

Danke und Grüße

Heinrich

 

[Sturmel]

Ist mir leider nicht bekannt.
Allerdings kannst du Textmarken ja zentral verwalten / gut zu ihnen hinspringen - sie sind eigentlich genau für das gemacht, was du möchtest.
Vielleicht ists für dich einfacher, wenn du sie alle in eine zusätzliche Seite einbaust, die du dann nicht mitausdruckst? Quasi eine Dummy-Seite mit { SET Variable1 "bla" }, { SET Variable2 "blubb" } .. und dann immer referenzieren per {Variable1}, {Variable2} ...
Bin aber kein Wordprofi, vielleicht schreibt ja ein solcher eine bessere Lösung.

 

[Heinrich_1]

Hi

Ich habe das jetzt mit der zusätzlichen Seite gemacht. Dazu habe ich eine Excel Tabelle erstellt, den jeweiligen Wert kopiert und dann über "Inhalte einfügen" - Verknüpfen den Wert eingefügt. Wenn der Wert in der Excel-Tabelle verändert wird, aktualisiert er sich auch automatisch in Word.

Allerdings funktioniert diese Lösung nur solange, wie ich die Dateien auf meinem lokalen Computer speicher. Sobald ich die Excel-Tabelle auf meiner NAS per Netzlaufwerk abspeicher, klappt die Lösung nur noch bedingt. Ich kann zwar den Wert kopieren, in Word einfügen und dort auch manuell aktualisieren. Allerdings nur solange, bis ich Word schließe. Wenn ich die Datei erneut aufmache, sagt er mir, dass er den Pfad nicht mehr finden kann. Über "Alt F9" hab ich mir den genauen Code angeschaut. Da passt alles. Scheint wohl irgendeine Fehlfunktion in Word zu sein, die allerdings auch in der 2010er Version noch nicht behoben wurde.
Oder hat hier vielleicht jemand eine Lösung parat?

Danke und Grüße,

Heinrich

 

[morcego]

Das geht fluffiger.
http://web94.server-drome.net/di/screencasts/word_variablen/word_variablen_controller.swf
Anstatt in der Building Blocks kannst du es auch im aktuellen Dokument speichern. Dann ist der Baustein nur dort verfügbar.

 

[Heinrich_1]

Hi
Wow morcego, vielen Dank für dein Video. Du hast da ja wirklich einiges an Arbeit reingesteckt. Ich hab die Funktion von dir auf jeden Fall noch nicht gekannt und sie wird mir in Zukunft auch bestimmt mal weiterhelfen. Bei dem Problem, das ich jetzt habe, wird das ganze aber etwas unübersichtlich und aufwändig. Es geht in meinem Text nicht nur um Passwörter, sondern auch um zig IP-Adressen, Lizenzen usw... Alle kommen mindestens 2x im Text vor und daher würde ich eine zentrale, übersichtliche Excel-Datei eindeutig vorziehen.

Hat daher vielleicht jemand eine Lösung für das Problem bzgl. des Netzlaufwerkes?

Danke morcego nochmal!

Grüße, Heinrich

 

[morcego]

Das haste anfangs so nicht erzählt. Schäm dich.

Geht aber theoretisch auch mit der Methode, ist auch nicht unübersichtlicher als eine xlsx.
Crappy Methode wäre noch mit dem Literaturverzeichnis, aber das isn heißes Eisen.

Kann die docx auch auf dem Server liegen? Ich wüsste da jetzt maximal mit der Hyperlinkbasis der Dokumenteigenschaften zu kontern.

 

[Heinrich_1]

Hätt ich vorher vielleicht deutlicher rausstellen sollen Weiß ich fürs nächste Mal

Die docx kann auch auf dem Server liegen, bzw. soll da sogar liegen.

Ich fände die xlsx auf nem großen Bildschirm schon um einiges übersichtlicher

Was meinst du denn mit Hyperlinkbasis der Dokumenteigenschaften?

 

[morcego]

Naja, die XLSX hat ja theoretisch nicht so viel Inhalt. Prinzipiell sprachst du von paar IPs, Keys und ähnlichem.
Die docx legst du auf den Server, die xlsx daneben oder eigenen Unterordner. Je nachdem wie das Datenchaos organisiert ist.
Dann docx öffnen: Datei > Informationen > Eigenschaftenspalte > Alle Eigenschaften anzeigen > Hyperlinkbasis.
Das ist der Root-Pfad zur docx. Ist das eingesetzt, leiten sich alle Verknüpfungen davon ab ... hoffe ich.