Wordvorlagen (Word 2010)

[Nicedevil]

Hallo zusammen,

ich habe mich schon immer gefragt, ob es eine Möglichkeit gibt, die eine Formatvorlage auf einem Netzlaufwerk zu hinterlegen, die bei einer Änderung sofort auf alle Clienten übertragen wird.

Also als Beispiel steht in der Kopfzeile einer Firma Folgendes:

Gute Gehälter GmbH
Am grünen Graben 5
12345 Tolle Stadt

Alle Clients haben eine Vorlage, wo deren eigener Name, Rufnummer drin steht. Kopf- und Fußzeile der Firma sollen aus der Vorlage, die irgendwo auf einem Netzlaufwerk liegen gezogen werden.

Ziel soll sein, dass im Falle einer Änderung der Anschrift der Firma, nicht jeder Client das für seine Vorlage erledigen muss, sondern ein zentrale Stelle auf dem Netzlaufwerk in der einzigen Vorlage ändert und dann auf alle anderen übertragen wird.

Ist das irgendwie möglich?

 

[miac]

Du willst also zwei Vorlagen mischen?

Evnetuell kannst Du auch nur die Server Vorlage nehmen und die anderen Felder über ein Autostart Macro aus einer Datei lesen..

 

[cumulonimbus8]

Eine Formatvorlage ist eine Formatvorlage, keine Textvorlage.#
Ich sehe da auch erst mal nichts wie ich das hinbekäme außer die Vorlage des Unternehmens bildet einen Hintergrund (Bild) ab das den Briefkopf darstellt. Puren Fließtext so zu ergänzen - da müsste ich passen, Fließtext darf insoweit nur meine eigene Vorlage (ohne Format- !) die auf der Firmenformatvorlage beruht.

CN8


PS: wenn ich das mit Makros machen kann; Auto-Open etwa, dann müsste sich eine Basisvorlage mit meinen Daten ergänzen lassen um ein neues Leerdokument anzulegen.
Ich tippe mal, Firmen wende den alten Trick mit dem vorbedruckten Geschäftspapier an

 

[halwe]

Eventuell könnte man in der Firmenvorlage die individuellen Felder (Telefon usw.) über IF-Felder aus dem Benutzernamen ableiten. Das würde funktionieren, wäre aber ggf. etwas unübersichtlich zu erstellen. Außerdem setzt es voraus, dass bei jeder Word-Installation der Benutzername korrekt eingegeben ist.
Viele Grüße, Halwe

 

[morcego]

Vorgedrucktes Briefpapier ist bei normaler Korrespondenz nicht so relevant. Das wird nur wichtig wenn es besonderes Papier, randlos oder eine Schmuckfarbe ist die der Laser nicht hinbekommt.
Für die gesamten notwendigen Fimenangaben kann man durchaus auf Word Vorlagen zurückgreifen.
Wir reden ja über ein richtiges Firmennetzwerk mit aktuellem Office, stimmts?
Auf dem Domänencontroller werden die zum Office gehörenden ADMX Dateien geladen und eine GPO für Word angelegt. Verändert wird der Vorgabepfad für den Autostart und die Gruppenvorlagen.
In den Autostart-Ordner kommt eine dotm in der die angepassten Ribbons deines Unternehmens kommen, Microsoft bietet dafür den OfficeCustomUIEditor an. Mit dem können die XML Elemente definiert werden und Icons hinterlegt werden.
In den Gruppenvorlagen liegt mindestens das firmeneigene Office Design auf dem alle Vorlagen basieren. Einzelne Vorlagen können dort ebenfalls liegen, die kann man sich dann ohne Programmierung im Word rausgreifen.

Dein Briefbogen liegt dann auch irgendwo in deinem Repository oder wie du es nennst, und zwar als dotx ohne Makros.
Die festen Elemente wie Logo und Firmendaten kommen dort rein, die variablen Felder werden als ContentControl angelegt und mit einem eindeutigen Namen versehen, zB für Name, Vorname, Telefonnummer.

Wenn du Word dann startest greift es sich die dotm aus dem Autostart und führt sie aus (Makrosicherheit per GPO setzen).
Klickt der Anwender grob gesagt auf "Neuen Brief erstellen", dann wird eine Routine ausgeführt die im besten Fall das Template als neues Dokument öffnet, den aktuellen Benutzer vom PC abgreift und aus einer Datenbank alle notwendigen Daten abgreift und in einer foreach cct in Word.ContentControls With Name xyz alle Controls ausfüllt.

Also klar, geht schon was du vorhast. Allerdings ist es komplexer als du dir das vorgestellt hast und zum anderen werden die Leute schön ihre alten DOkumente vom Server fischen weil da ja schon so schöner Text drinsteht.
Die Methode braucht auch dauerhaften Serverzugriff, da halt auch keine einzige Datei auf den Client kopiert wird.