Zeiterfassung selbst hosten oder hosten lassen für Kleinunternehmen?

[MrTony]

Hallo zusammen,

ein Familienmitglied arbeitet bei einem gemeinnützigen Kleinunternehmen, das gerne eine digitale Zeiterfassung einführen will. Dafür wurden entsprechende Fördergelder beantragt und auch genehmigt. Ich wurde am Rande mal gebeten einen Blick drauf zu werfen. Ich bin selbst Python-Entwickler, aber habe zugegeben eher wenig Ahnung was Themen aus dem Bereich Server selbst aufsetzen, Hosting etc. angeht. Darum wollte ich mal in die Runde fragen.

Es geht darum, dass ein Zeiterfassungssoftware einmal gekauft werden soll ( sprich kein Abo-Modell).
Exemplarisch diese hier:
https://www.timemaster.de/

Die Firma hat auch ein Angebot bekommen, aber es stellte sich heraus, dass da noch ein Server (sprich Serverhardware) enthalten war und das Zeiterfassungssystem quasi vor Ort selbst gehostet werden soll. Einen eigenen Server aufzusetzen, einzurichten, zu konfigurieren und später auch zu warten oder Fehler zu beheben ist aber jetzt auch kein Pappenstiel für ein Kleinunternehmen, dass keinen wirklichen Administrator etc. beschäftigt. Zumal auch der Wunsch besteht, dass Mitarbeiter ggf. von zu Hause aus ihre Zeiterfassung vornehmen können.

Darum habe ich angeregt mal als Alternative zum Kauf eines eigenen Servers mal zu schauen, ob man die Software nicht bei einem in Deutschland befindlichen Hosting-Anbieter hosten lassen könnte. Allerdings hab ich damit wie schon gesagt selbst auch wenig Erfahrung, mich würde aber einfach mal interessieren mit was für Kosten man dort monatlich zu rechnen hat und insbesondere wo sich noch unerwartete Kosten verstecken können. Beispielsweise benötigt die exemplarisch genannte Zeiterfassungssoftware zusätzlich eine Windows Server - Version und (was mich etwas überrascht hat) auch eine Version von Microsoft SQL Server. Ich nehme mal an dafür fallen sicher auch wieder Lizenzkosten an?

VG
Tony

 

[dadosenfisch]

Moin,
nur so am Rande und abseits der Technik: Eine solche Zeiterfassung fällt unter "personenbezogene Daten" und unterliegt damit u.a. auch der DSGVO. Eventuell solltet ihr einen Datenschutzbeauftragten konsultieren, um da irgendwelche Probleme von vornherein zu vermeiden.

Gruß,
fisch

 

[kachiri]

Im gewerblichen Bereich gibt es eigentlich zwei Optionen:

• entweder ich hoste selber (ob nun intern, oder bei einem Hostinganbieter)
• oder die Software wird beim Anbieter gehostet

Bei Option 1 habe ich immer, egal ob "im Intranet" oder "im Internet" den Wartungsaufwand auf meiner Seite. Der Hostinganbieter liefert dir den Server und mehr auch nicht.
Bei Option 2 schließe ich einen Servicevertrag mit dem Hoster, das heißt aber eben auch laufende Kosten - sprich es kommt einem Abo-Modell schon recht nah.

Da es hier um Personenbezogene Daten geht, würde ich das nicht irgendwo im Netz hosten, wenn dann nur Intern oder eben bei einem Unternehmen, was schon Ahnung hat. Im Zweifel der Anbieter. Aber einen Datenschutzbeauftragten/Anwalt sollte man vorher definitiv konsultieren.

 

[snaxilian]

Wenn man nicht die Fähigkeiten/Voraussetzungen/Personal hat um einen Dienst bzw. Service selbst zu betreiben dann sollte man dies eben einkaufen und zwar als konstante Dienstleistung bzw. mit Wartung/Service für Zeitraum X.

Bei Anschaffung eines Servers ist ggf. die Anschaffung und einmalige Einrichtung inkludiert und dann? Wer kümmert sich um die Backups also Einrichtung und Aufbewahrung? Wer kümmert sich um die Absicherung und Wartung des Systems was Updates, Patche und neue Versionen angeht? Was ist wenn die Hardware irgendwann kaputt geht?

 

[nebulein]

Was passiert wenn einer den Server hackt und die Daten plötzlich im Netz landen?

In meinen Augen ist das grob fahrlässig so etwas in der heutigen Zeit ohne Systemhaus oder fertiger Cloud Software zu realisieren. Timemaster scheint ja eine cloudbasierte Lösung anzubieten. Warum diese also nicht im Abo nutzen? Wäre für so einen kleinen Betrieb mit Sicherheit am einfachsten.

 

[Mickey Mouse]

ein gut gemeinter Rat:
sucht euch einen Anbieter, der "alles aus einer Hand" anbietet!
alles andere führt über kurz oder lang ins Chaos...

nur ein "kleiner" Aspekt:
GDPR/DSGVO Datenschutz, Datenminimierung usw. auf der einen, (gesetzliche) Aufbewahrungsfristen auf der anderen Seite. Da kannst du selbst mit deinen Backups schon in die Sch*** greifen. Die Leute die den ganzen Tag nichts anderes machen kennen sich damit aus.

dazu kommen aber noch zig andere Punkte.
wenn es irgendwo klemmt, dann wird ansonsten nur der schwarze Peter hin und her geschoben.

und glaube mir, ich rede nicht wie die Jungfrau vom Kinder kriegen

 

[BeBur]

Warum diese also nicht im Abo nutzen?

Ich rate ein wenig herum:
a) Die erwähnten Fördergelder können nicht auf Dienstleistungen umgewidmet werden oder
b) müssen innerhalb der nächsten X Monate ausgegeben werden, sowie
c) irgendwer hat einen Antrag fertig gemacht und so grob überschlagen, was er als Laie glaubt, was sowas wohl kosten könnte und 'das wird ja so irgendwie hin kommen'.

 

[DieRenteEnte]

Dem kann ich nur zustimmen. Wenn man es nicht selbst machen kann, muss man es durch laufende Kosten jemand anderes machen lassen.
Da du bereits eine Seite genannt hast, schlage ich vor im Namen des Unternehmens ein Angebot einholen zu lassen. Dort wird dann alles erklärt... zuvor sollte man sich logischerweise Fragen zu Datenschutz, Verwaltung, Ausfällen, Backups, etc. überlegen.
Die Anbieter solcher Lösungen machen das ja nicht zum ersten Mal.
Wichtig hierbei wäre mir, dass man für eine fixe Summe "ALLES" erhält (Wartung, Verwaltung, Support, etc.), ansonsten zahlt man mit der Arbeitszeit des eigenen Personals, welches unter Umständen teurer oder fehleranfälliger ist. Wenn der Anbieter "ALLES" macht, braucht man nur anzurufen und zu sagen "mach mal...".
Wenn es eine einmalige Beschaffung ist, sollte auch "ALLES" angeboten wird, inklusive Einweisung in die Tätigkeiten der verantwortlichen Person. So etwas wird nämlich laufend Arbeitszeit kosten.

Alternative:
Warum nicht einfach eine App für die Smartphones der Leute installieren, in der jeder seine Zeit selbst einträgt?
Solche Apps bieten auch die Möglichkeit die Daten zu teilen, sodass die beispielsweise am Ende des Monat nur noch zusammengefasst werden müssen.

Was ich persönlich mich immer wieder frage ist, warum an so etwas überhaupt braucht.
In meinem Unternehmen haben wir feste Kernarbeitszeiten in denen man immer erreichbar sein muss und alle Zeiten darüber hinaus werden einfach manuell in eine gemeinsame Datenbank übertragen und am Ende des Monats verrechnet. Solange der Vorgesetzte davon weiß, muss sich nur der Vorgesetzte rechtfertigen.
Der Arbeitsaufwand beträgt in Summe 2 Minuten am Tag pro Person.
Wenn es darum die Angestellten zeitlich zu überwachen, ist es natürlich ein anderes Thema. Aber auch dafür gibt es Software.

 

[nebulein]

Ich rate ein wenig herum:
a) Die erwähnten Fördergelder können nicht auf Dienstleistungen umgewidmet werden oder
b) müssen innerhalb der nächsten X Monate ausgegeben werden

Damit könntest du durchaus Recht haben. Aber auch für solche Fälle gibt es Jahresverträge und die Möglichkeit diese jährlich zu bezahlen.

 

[MrTony]

Ich rate ein wenig herum:
a) Die erwähnten Fördergelder können nicht auf Dienstleistungen umgewidmet werden oder
b) müssen innerhalb der nächsten X Monate ausgegeben werden, sowie
c) irgendwer hat einen Antrag fertig gemacht und so grob überschlagen, was er als Laie glaubt, was sowas wohl kosten könnte und 'das wird ja so irgendwie hin kommen'.

Das Szenario klingt jetzt nicht unrealistisch hust

Damit könntest du durchaus Recht haben. Aber auch für solche Fälle gibt es Jahresverträge und die Möglichkeit diese jährlich zu bezahlen.

Das würde dann aber wohl immer noch als Service bzw Dienstleistung gelten, auch wenn es in anderen Perioden abgerechnet wird. Bzw. falls das ok wäre wären damit die Kosten aber entsprechend die Kosten auch "nur" für ein Jahr übernommen...
Daher ist es ggf. schon sinnvoll die Lizenz einmalig zu kaufen, das Hosting aber eben als Service dann separat.
Und da war meine Frage ja, mit welchen Kosten müsste man bei einem Server-Hoster rechnen um das besagte Programm zu betreiben und kommen da nochmals kosten Dazu für Lizenzen für Windows Server und Microsoft SQL Server?

 

[Autokiller677]

Schließe mich auch dem Tipp zum Abo an.

Die Cloud-Branche geht nicht umsonst so durch die Decke. Gerade für Kleinunternehmen lohnt sich selber hosten von irgendwelchem "Drum-Rum" Kram quasi nie. Also ja, wenn eine bestimmte Software das Kerngeschäft des Unternehmens ist, sollte man die selber hosten.

Aber E-Mail, Cloud, Zeiterfassung, Video-Konferenztool und was auch immer - outsourcen außer es spricht Gewichtiges dagegen. Die Skaleneffekte, die die Cloudanbieter da haben, sind zu stark. Wenn man es selber macht, zahlt man in einer ehrlichen Vollkostenrechnung immer drauf.

 

[nebulein]

Ist denn das Abomodell tatsächlich ein Problem oder wird es zu einem gemacht, weil man die Lösung nicht möchte? Wir haben diverse öffentliche Verwaltungen/Ämter etc. in der Kundschaft und die haben häufig Software Lizenzen laufen, die jährlich verlängert werden müssen.

 

[Autokiller677]

@nebulein

Das Problem ist, dass der Antrag bereits gestellt wurde und das Geld schon für den Einmalkauf bewiligt wurde. Je nach Förderprogram ist auch nur ein einmaliger Invest möglich, bei anderen kann man versuchen das umzuwidmen, kann aber viel Arbeit sein.

Man kann meist fast alles auch mit öffentlichen Geldern kaufen / zahlen - man muss es aber direkt schon beim Antrag wissen.

Ich kenne das aus Anträgen für Forschungsprojekte - ja, man kann da alles möglich machen. Aber bei manchen gilt: wenn ich nicht beim Antrag schon weiß, dass ich im 3. Projektjahr (also so 4 Jahre in der Zukunft...) was aus unserer Elektronik-Abteilung brauche und dafür dann jemand mit E11 Besoldung gebucht werden muss, kann ich das später nicht mehr einfach machen. Selbst wenn ich noch irgendwo einen Monat E13 Gehalt übrigt hätte (deutlich mehr). Das muss echt alles früh festgelegt werden, oder man kann sich mit dem Förderträger prügeln gehen.

Den Fall hatte ich letztens, in der Projektplanung war eine bestimmte Steuerungskomponente vorgesehen. Zwischen Projektantrag & Durchführung im Projekt (ca. 3,5 Jahre) hat der Hersteller aber ein besseres Produkt rausgebracht (Ethernet statt PCI-Anschluss, mehr Einstellungen, und sogar billiger!). Das hab ich dann gekauft, brauchte aber eben Netzteil + Einhausung von der Elektronik-Abteilung für die (jetzt) Standalone Ethernet Komponente.

Joa, hat nur 2 Monate Verhandlungen gebraucht, bis ich die 2k€ so ausgeben durfte - obwohl das Geld im Projektbudget problemlos vorhanden ist.

Es ist absolut zum Kotzen manchmal mit den öffentlichen Fördertöpfen.

 

[h00bi]

Daher ist es ggf. schon sinnvoll die Lizenz einmalig zu kaufen, das Hosting aber eben als Service dann separat.

Mit einem vertrauenswürdigen Systemhaus kann man das aber so abklären dass man einen dicken Posten bezahlt und dann für X Jahre nur noch eine kleine Summe für Dienstleistung.
Für 10% vom Auftragsvolumen schreib ich dir gerne entsprechende Rechnungen.

Haken ist nur wenn das Systemhaus ähnlich vertrauenswürdig ist wie dieser Beitrag, weil du ja massiv in Vorleistung gehst.

Eine Alternative: Eine Zeiterfassung, die es als fertige Appliance gibt, also als VM.
Du hostest nur die Appliance auf deinem VM Host, alles was in dieser VM passiert ist vom Service abgedeckt.
Das ist ein gängiges Modell für self hosting ohne direkte IT-Kompetenz. Ich kenne jetzt keine Zeiterfassung die sowas anbietet, aber findet sich sicherlich was.

Wichtig wäre übrigens auch die Art der Zeiterfassung:
Nur per Software?
Nur per Hardwaretoken?
Mix aus beidem?
Nur vom Firmennetz aus?
Auch von extern?
Berechtigungsmangement für Zeitkorrekturen?

Daher ist es ggf. schon sinnvoll die Lizenz einmalig zu kaufen, das Hosting aber eben als Service dann separat.
Und da war meine Frage ja, mit welchen Kosten müsste man bei einem Server-Hoster rechnen um das besagte Programm zu betreiben und kommen da nochmals kosten Dazu für Lizenzen für Windows Server und Microsoft SQL Server?

Das geht dann z.B. in Richtung managed Server. Haben wir aktuell für ein Projekt bei Netcup. Serverwartung und Sicherheit macht Netcup. Du musst dich nur um die Wartung deiner Software kümmern.

Generell:
Um den Datenschutz würde ich mir hier bei seriösen Cloud-Anbietern keine Sorgen machen. Das ist deren täglich Brot, die versichern dir schriftlich dass alles okay ist. Ob es schlussendlich okay ist kann dir zumindest rechtlich egal sein wenn du deinen Part sauber handhabst.
In diesem Fall hier ist das Problem wohl eher dass Cloud-Lösung i.d.R. auch Abo Modell bedeutet.

 

[Mickey Mouse]

Um den Datenschutz würde ich mir hier bei seriösen Cloud-Anbietern keine Sorgen machen. Das ist deren täglich Brot, die versichern dir schriftlich dass alles okay ist. Ob es schlussendlich okay ist kann dir zumindest rechtlich egal sein wenn du deinen Part sauber handhabst.

naja, das (was ist genau der "eigene" Part) ist ja gerade das Problem, das ich bereits angeschnitten habe bzw. anschneiden wollte!
hast du "deine" VM lokal, dann kümmerst du dich i.d.R. auch um das Backup. Dabei musst du den Spagat zwischen Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten nach DSGVO schaffen. Klar, man kann sich hinstellen und sagen: Personalnummern statt Namen -> Pseudonymisiert außerdem ist das Backup verschlüsselt, wo ist das Problem? Wenn man es aber etwas "paranoider" sieht, dann ist das der technische Teil, für die TOMs fehlt aber noch der organisatorische Part... (wer kann die Backups lesen, wer hat Einblick die Personal-# <-> Namen Tabelle usw.).

wie gesagt, wenn man wirklich ALLES (extern) aus einer Hand nimmt, dann hat man eben EINEN Verantwortlichen, das macht das Leben i.d.R. deutlich leichter.