Leserartikel Adobe Acrobat Studio – Kraftpaket in Kinderschuhen

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Ich habe Adobe Acrobat Studio im Rahmen des Computerbase-Lesertest unter die Lupe genommen und dafür eine Jahreslizenz erhalten. Das Paket glänzt mit PDF-Bearbeitungsmöglichkeiten. Einiges steckt aber noch in den Kinderschuhen. Lest im Detail um was es geht.

Adobe Acrobat Studio – Was ist dabei?​

Ich muss schon sagen, das Paket ist umfangreich. Tools zum bearbeiten von PDFs, erstellen von KI-Textzusammenfassungen und -Bildern, Zugang zu Weiterbildungsangeboten und Rabatte auf weitere Dienste wie LinkedIn Premium. Eine komplette Liste gibt es hier: https://www.adobe.com/de/acrobat/pricing.html
Kosten: €1 pro Tag, wenn man das volle Jahr im Voraus bezahlt.

Ausgangslage​

Ich bin Wissenschaftler, erstelle fast alle meine Dokumente mit LaTeX, lese viele Fachartikel, fülle PDF-Formulare aus – manche davon müssen unterschrieben werden – und erstelle Symbolbilder mit KI wie MidJourney, Musavir oder Bing. Pain-Points in meinem Arbeitsablauf sind Metadaten nachträglich bearbeiten, Barrierefreiheit sicherstellen (Tagging) und dass KI-Bildgeneratoren immer ein zusätzlicher Schritt mit einem weiteren, nicht in einen sonstigen Arbeitsablauf integrierten Tool sind. Bisher nutze ich für das Ausfüllen von PDF-Formularen Apples Preview, was zuverlässig funktioniert, ausser das Formular enthält Fehler, ändere PDF Metadaten direkt in LaTeX, muss dann aber das gesamte Dokument neu kompilieren, und erstelle getaggte PDFs in LaTeX, muss dazu aber, da Tagging noch nicht vollständig unterstützt wird, auf einige Pakete und damit Funktionen verzichten. Ich habe mir angeschaut, ob Adobe Acrobat meine Arbeit erleichtern kann und ob es Schwachstellen hat und ich auf Probleme stosse.

Befunde​

Metadaten​

Ich erstelle meine Dokumente fast ausschliesslich mit LaTeX. Dies erzeugt also bereits ein PDF. Hin und wieder möchte ich eine kleine Anpassung an den Metadaten vornehmen, ohne dafür das gesamte Dokument neu zu kompilieren. Hierfür ist Adobe Acrobat super praktisch: PDF öffnen, ⌘D und schon kann man Titel, Autor, Betreff und Schlüsselworte anpassen. Einmal OK drücken, ⌘S. Done.

Barrierefreiheit​

Ein grosses Manko an LaTeX, wo Word etwa deutlich besser abschneidet, ist die Unterstützung von Barrierefreiheit beispielsweise durch das Taggen von PDFs. Ein sauber getaggtes PDF kann von einer Text-zu-Sprache Software mühelos verarbeitet werden und macht das Dokument somit auch für blinde Personen zugänglich. Ich aktiviere die noch experimentellen Tagging-Funktionen in LaTeX (https://latex3.github.io/tagging-project/) zwar, muss dafür aber mit ein paar Einschränkungen leben, da nicht alle LaTeX-Pakete mit Tagging kompatibel sind. Daran wird aber aktiv gearbeitet.

Adobe Acrobat bietet mir aber an, ein Dokument nachträglich mit Tags zu versehen. Bei einem komplexeren mathematischen, etwa 100-seitigen Dokument dauert das etwas mehr als eine Minute. Das Ergebnis ist für mich aber noch unzureichend. So werden beispielsweise alle meine Gleichungen als Abbildung getaggt, obwohl es explizit tags für mathematische Gleichungen gibt. Somit werde ich weiterhin auf die native Unterstützung von Tags direkt im LaTeX Code setzen. Für einfachere Dokumente, die nur aus Text und Bilder bestehen, sehe ich das nachträgliche Setzen von Tags mit Adobe Acrobat aber als gangbaren Weg.

PDF-Formulare​

Ein Segen ist für mich die Möglichkeit PDF-Formulare bearbeiten zu können. Ab und an muss ich für administrative Zwecke PDFs ausfüllen. Dabei kommt es durchaus einmal vor, dass die Formularfelder nicht korrekt gesetzt sind. Mit Adobe Acrobat kann ich nun direkt selbst handanlegen und das Formular korrigieren, ausfüllen, und korrekt einreichen.

Einen Punkt, den Apples Preview etwas besser macht ist das Erfassen einer handschriftlichen Signatur. Bei Preview konnte ich auf einem leeren Blatt Papier unterschreiben, meine Unterschrift in die Kamera meines MacBooks halten, und die Unterschrift wurde sauber und mit Transparenz erfasst und lässt sich seither überall einfügen. Adobe Acrobat bietet diese Funktion nicht, sondern ich muss erst einmal ein transparentes PNG meiner Unterschrift mit anderen Tools erstellen. Hat man das einmal erledigt, lässt sich die Unterschrift natürlich problemlos einfügen.

Dokumente schwärzen​

Kürzlich wollte ein Finanzdienstleister einen Bankauszug von mir. Ich wollte da jetzt aber nicht alle Kontobewegungen angeben, wenn die nur meine Adresse benötigen. Adobe Acrobat erlaubt das Schwärzen von PDFs. Das war perfekt für diesen Fall und ich kann berichten, dass das schwärzen von PDF-Dateien einwandfrei funktioniert. Die Handhabe ist einfach und intuitiv: während man das Dokument zensiert, wird um die geschwärzten Elemente ein roter Balken gelegt. So behält man einen guten Überblick während des Arbeitens. Erst wann man den Zensurvorgang abschliesst, verschwinden diese Elemente. Dabei kann man auswählen, womit man den Text übermalt. Klassisch geschwärzt oder lieber dezent mit weiss, sodass ein Dokument mit Lücken entsteht, oder man legt einen neuen Text darüber, z.B.

Spoiler

ZENSIERT

KI​

KI ist in mindestens zweifacher Hinsicht im Adobe Acrobat Studio vertreten: zum einen hat man einige Credits pro Monat um mit Adobe Firefly Bilder zu erstellen, zum anderen gibt es KI um Dokumente zu analysieren, zusammenzufassen und sich mit Bezug auf ausgewählte Dokumente zu unterhalten. Letzteres klappt auch mit einer Sammlung an Dokumenten, in den sogenannten PDF Spaces.

PDF Spaces​

Als grosse Stärke von Acrobat Studio werden die PDF Spaces beworben: Dokumentensammlungen, mit denen dank KI interagiert werden kann. So kann man eine Sammlung an Dokumenten zusammenballen und dann dokumentenübergreifend Erkenntnisse gewinnen. Kürzlich habe ich einen grossen wissenschaftlichen Literaturüberblick in meinem Fachbereich publiziert. Hiervon hatte ich nun eine grosse Kiste PDFs zur Hand. Maximal kann man leider nur 100 Dateien à 100MB / 600 Seiten zu einem PDF Space hinzufügen. Testweise habe ich trotzdem knapp 2000 Dateien auf einmal ausgewählt. Hiervon wurden 54 berücksichtigt. In einem zweiten Anlauf dann weitere 46. Jetzt ist der PDF Space voll.
Ich fände es eigentlich ganz praktisch, wenn man statt einzelner Dateien einfach einen Ordner auswählen könnte, und Adobe Acrobat Studio dann den gesamten Order in den PDF Space überträgt. Von mir aus auch über Nacht. Das ganze muss ja erst mal in die Cloud und dann ausgewertet werden.
Mit den 100 PDFs im Space habe ich dann eine Unterhaltung geführt. Ich war gespannt, ob Adobe, als Urvater des PDFs, hier noch einen Trick in der Tasche hat um zu einem besseren Ergebnis zu kommen, als ich dies von ähnlichen Versuchen mit ChatGPT und Konsorten kenne. Kurz und knapp: nein. Die Antworten bleiben vage, oberflächlich und es wird gefühlt mehr dazu fantasiert als dies GPT-5 macht. Spontan und gefühlsmässig würde ich sagen, dass die KI in den PDF Spaces etwa GPT-4 entspricht, jedoch von Hause aus noch etwas mehr als dieses fantasiert.

Für die Unterhaltungen stehen vier Persona zur Verfügung. Da gibt es den KI-Assistenten, der mir klare Anleitung und auf mich zugeschnittene Unterstützung verspricht, den Analysten, welcher Muster erkennt, das grosse Ganze im Blick hat und versteckte Annahmen aufdecken kann, um ein tieferes Verständnis der Materie zu erlangen, einen Unterhalter, welcher mein herzlicher und gewitzter Kompagnon ist, und den Lehrer, welcher mir Geduldig Auskunft gibt, mit klaren Erläuterungen.

Ich habe meinen Leserbericht als PDF Space gespeichert und jeder Persona die folgende Frage gestellt:

“As an AI Assistant, show me in one paragraph how you can help me the most with this document.”

Die Antworten waren die folgenden:
KI-Assistent:

Based on the document provided, I can assist you in maximizing the benefits of Adobe Acrobat Studio for your scientific workflow. The review highlights several features of Adobe Acrobat Studio, such as its ability to edit PDF metadata without recompiling documents, add accessibility tags to PDFs, correct and fill PDF forms, redact sensitive information, and integrate AI tools like Firefly for image generation and document summarization. I can help you streamline these processes by providing step-by-step guidance on using these features effectively, troubleshooting issues like cloud-based operations or software errors, and optimizing your use of tools like PDF Spaces for managing large document collections. Additionally, I can suggest ways to overcome limitations, such as improving accessibility tagging for complex documents or addressing challenges with Word-to-PDF conversion. My goal is to ensure you can leverage Adobe Acrobat Studio to enhance your productivity and address your workflow pain points.

Analyst:

I can help you analyze the review of Adobe Acrobat Studio by identifying key themes, patterns, and underlying assumptions about its features, benefits, and limitations for a scientist's workflow. For example, I can explore how the integration of AI tools like Firefly for image generation and document summarization aligns with the broader trend of AI in scientific research, or how the challenges with accessibility tagging and Word-to-PDF conversion reflect deeper issues in digital document standardization. By uncovering these insights, I can suggest alternative approaches to address limitations, such as leveraging complementary tools or workflows to enhance accessibility and metadata editing. Additionally, I can propose thought-provoking questions, such as how Adobe Acrobat Studio could evolve to better meet the needs of scientists working with complex datasets or interdisciplinary research. My goal is to inspire deeper understanding and strategic thinking about how this tool fits into and enhances your professional workflow.

Unterhalter:

Adobe Acrobat Studio is like the Swiss Army knife of PDFs, but for scientists—it’s got tools for everything except making coffee (though I wouldn’t put it past Adobe to try someday). I can help you navigate its features with the finesse of a trapeze artist, ensuring you don’t tumble into the abyss of confusing workflows. Whether it’s tagging PDFs for accessibility (because everyone deserves a seat at the digital table), editing metadata without the drama of recompiling, or using AI tools like Firefly to summarize documents faster than you can say “Eureka!”, I’ll make sure you’re equipped to handle it all. And if you’re wrestling with Word-to-PDF conversion or accessibility quirks, I’ll be your trusty guide, turning frustration into fascination. Think of me as your witty co-pilot, making the journey through Adobe Acrobat Studio as smooth—and dare I say, enjoyable—as possible.

Lehrer:

Adobe Acrobat Studio offers a wide range of tools for working with PDFs, and as an AI Instructor, I can help you understand and use these features effectively. For example, I can guide you step by step on how to edit PDF metadata without needing to recompile documents, which is especially useful for scientists working with LaTeX. I can explain how accessibility tagging works, including what tags are and why they’re important for making documents readable by screen readers, and show you how to add them to simpler PDFs using Adobe Acrobat. Additionally, I can break down the process of correcting PDF forms, adding signatures, and redacting sensitive information, ensuring you can confidently use these tools. If you’re curious about Adobe’s AI features, I can explain how Firefly generates images and how PDF Spaces can help analyze and summarize document collections, even though the AI may still have limitations. My goal is to make these tools approachable and help you integrate them into your workflow with ease.

Ich versuche KI immer mal wieder für das Zusammenfassen von Dokumenten zu nutzen und habe ChatGPT schon ausprobiert, als es wenige Tage “alt” war. Und auch wenn schon viel Wasser den Rhein runtergeflossen ist und KI im Bereich Bild und Video riesen Fortschritte gemacht hat, bin ich mit textlichen Ergebnissen immer noch unzufrieden. Ohne detailliert mit gezielten Prompts den Stil zu verändern, sieht man rasch, dass KI für die Erstellung eines Textes verwendet wurde. Und gerade in meiner wissenschaftlichen Arbeit, reicht KI nicht um Fachartikel sauber einzuordnen. Es fehlt mir immer noch an Tiefe und Finesse, Zusammenfassungen sind mir zu grob und vage, und es wird einiges halluziniert. Bezüglich des letzten Punktes bin ich beispielsweise mit perplexity schon fast zufrieden. Die KI die in Adobe Acrobat werkelt, hat aber noch eine rege Fantasie und eignet sich somit nicht für meine Arbeit. Wer weiss, wie das in einem Jahr aussehen wird. Ich teste weiter.

Firefly​

Die Bildgeneration mit Firefly hingegen kann ich bereits einsetzen. Was ich hier besonders schätze, ist dass Firefly commercially safe ist. Ich muss mir also nicht rechtliche Gedanken machen, wenn ich die Symbolbilder für Öffentlichkeitsarbeit einsetze (auch wenn ich da ja eigentlich gar nichts verkaufe).

Kritik​

Einer meiner grossen Kritikpunkte ist, dass alles in der Cloud passiert, sei es das Umwandeln eines Word-Dokumentes in ein PDF oder das Interagieren mit dem KI-Assistenten. Etwas mehr dürfte schon lokal ablaufen, gerade das Umwandeln von Dokumenten verstehe ich nicht. Word kann das ja auch lokal und ist dabei deutlich schneller. Adobe weisst zumindest darauf hin, dass die hochgeladenen Dokumente nicht für das Trainieren der KI verwendet werden. Aber es erscheint mir unnötig, alle meine Dokumente in die Cloud zu schicken. Dabei kann es auch zu Problemen kommen: ich wollte das Acrobat Word-Plug-in nutzen um ein Word-Dokument als PDF abzuspeichern. Hierzu lädt Acrobat die Datei in die Adobe Cloud hoch. Dabei kam es einmal zu einem Problem, sodass kein PDF erstellt wurde. Ich konnte den Vorgang aber auch nicht neu starten, da ich dann immer die Meldung gekriegt habe, dass gerade eine File-Conversion im Gange sei. Die Lösung war dann, das ganze Adobe Paket zu deinstallieren und es neu zu installieren. Nach der Neuinstallation musste ich mich wieder mit meinem Adobe Account einloggen. Als ich es dann nochmal mit dem Exportieren des Word-Dokumentes als PDF versucht habe, erhielt ich die Meldung, dass diese Funktion nicht in meinem Paket enthalten sei und ich doch upgraden solle. Die Lösung hierfür war dann, dass ich mich zweimal ausgeloggt und wieder eingeloggt habe. Beim Dritten Einloggen hat dann wieder alles gepasst und seither ist auch keines der genannten Probleme wieder aufgetaucht. Das Exportieren von Word-Dokumenten läuft seither durch. Das Neuinstallieren hat übrigens auch noch ein anderes Problem behoben: Mir ist aufgefallen, dass mein Akku stark strapaziert wurde, seit ich die Adobe Software installiert habe. Schuld war die creative cloud content manager app.

In diesen Screenshots sieht man den Stromverbrauch am Morgen, nachdem ich 3 Stunden lang in Online-Meetings war (im Browser) und sonst an diesem Tag noch nichts gemacht habe. Der Content Manager war über Nacht aktiv und hat sich am Akku bedient. Mit der Neuinstallation ist dieser Problem vorerst verschwunden.

Kommen wir nochmals auf den Export von Word-Dokumenten zu sprechen. Hierzu habe ich 3 Optionen:

• Direkt in Word als PDF zu drucken
• Direkt in Word als PDF zu speichern
• die .docx-Datei mit Acrobat in ein PDF umzuwandeln (entweder durch das Word-Plug-in, oder in der Adobe Acrobat Software selbst)

Alle 3 haben ihre Schwächen. Drucke ich das Dokument als PDF habe ich genau das Layout, das ich in Word erstellt habe, jedoch funktionieren keine Links und es gibt keine Lesezeichen. Speichere ich die Datei als PDF (in Word “Speichern Unter”, Typ “PDF”) verändern sich aus irgendwelchen Gründen Zeilenumbrüche, sowohl innerhalb von Wörtern, sodass Wörter an einer anderen Stelle (immerhin grammatikalisch korrekt) gebrochen werden, als auch am Seitenende, sodass manchmal Schusterjungen oder Hurenkinder entstehen, die nicht im Word-Dokument selbst sind, nur im PDF. Beide Optionen sind also nicht ideal.
Die dritte Option, Acrobat zur Umwandlung eines Word-Dokumentes in ein PDF zu nutzen ist noch schlimmer. Nicht nur werden Zeilenumbrüche und Worttrennungen verändern, das ganze Seitenlayout inklusive Papiergrösse und Seitenränder wird verändert. Das ergibt ein völlig anderes Dokument. Man arbeitet dann eigentlich im Blindflug in Word. Wer mir jetzt kommt und meint das müsse ich ja von LaTeX gewohnt sein: nein, in LaTeX gebe ich ja sehr präzise vor, was mit dem Text passieren soll. Da ist es ja vom Grunddesign her so, dass ich das Dokument beschreibe und dann im Hintergrund einiges passiert um daraus ein sauberes Dokument zu machen. Word, als WYSIWYG Editor, ist ziemlich ungeeignet um Dokumente im Blindflug zu produzieren, wenn sich ständig Seitenumbrüche ändern, wenn man ein PDF erstellt. Zudem ist der ganze Vorgang ziemlich langsam. Um ein zehnseitiges Dokument in die Cloud zu laden, auf die Umwandlung zu warten und dann das PDF zu sehen, dauert 20~30 Sekunden, während der Speichervorgang innerhalb von Word innert 10 Sekunden abgeschlossen ist.

Für mich bleibt LaTeX die erste Wahl, um PDFs zu erstellen. Muss es ein Word-Dokument sein, kommt es darauf an ob ich ein exaktes Layout benötige, dann wird es als PDF gedruckt und ich erstelle Lesezeichen nachträglich von Hand in Acrobat, oder ich speichere es mit Word-eigenen Mitteln als PDF, mit leichten Designänderungen. In der Nutzung von Acrobat sehe ich keinen Vorteil, wenn ich ein einzelnes Word-Dokument als PDF haben möchte. (Das sieht natürlich anders aus, wenn ich mehrere Dokumente und Medien in einem PDF zusammenführen möchte, dann ist Acrobat die erste Wahl).

Last and least sei noch die Adobe Acrobat Android App erwähnt. Damit sollte es eigentlich möglich sein sogar mobil PDFs zu bearbeiten. Die App habe ich installiert und sie lässt sich auch nutzen, jedoch kann ich mich nicht einloggen, da ich stets eine SSL-Fehlermeldung erhalte. Ich werde mich diesbezüglich mal an den Support wenden. Somit kann ich nur PDFs anzeigen, habe aber keine weitergehenden Bearbeitungsmöglichkeiten.

Zusätzliche Lob​

Positiv aufgefallen ist mir die Installationsroutine. Die ist sehr elegant gestaltet: Webseite öffnen, Aktivierungsschlüßel eingeben, direkt die richtige MacOS-Software Version erhalten, Doppelklick und ausgesprochen wenig Konfiguration im Prozess erforderlich machen das Installieren ziemlich unkompliziert.

Fazit​

Adobe Acrobat Studio ist ein voller Werkzeugkasten um mit PDFs zu hantieren: Dokumente und Formulare zu bearbeiten, zu schwärzen, zu unterschreiben und zusammenzuführen, Meta-Daten anzupassen, mit Firefly Bilder zu generieren und Zugang und Rabatte für weitere Angebote zu erhalten hilft mir im Arbeitsalltag. Etliche Funktionen stecken aber noch in den Kinderschuhen und sind noch nicht vollends ausgereift. PDF Spaces unterstützen nur 100 Dokumente. Die KI halluziniert ziemlich. Manche Fehler können nur mittels Neuinstallation behoben werden. Und fast alles muss durch die Cloud. Der Werkzeugkasten ist zwar voll, doch nicht alle Werkzeuge funktionieren wie gewünscht – und dann liegt der Kasten nicht mal bei mir zu hause, sondern alles muss einmal quer über den Globus. Adobe Acrobat Pro ist für mich das Geld wert. Vom Studio bin ich noch nicht überzeugt.