Büro Struktur mit Kollegen verbessern

[Anxi]

Hallo zusammen,

wir haben da mal eine Frage....

Aktuell organisieren wir uns im Büro viel über Excel oder XMind Listen, die auf dem Server liegen. D.H. diverse Gruppen können sich so gemeinsame Inhalte und ToDos erarbeiten und weiterentwickeln. E-Mails werden in öffentllichen Ordnern gesammelt. Leider kann man hier keine Notizen hierzu erfassen.

Das Problem ist dann aber immer, wenn die Datei offen ist, ist sie schreibgeschützt, oder E-Mails können keinen Hinweistext speichern oder nur begrenzt angeheftet werden etc.

Darum die Frage: Wie könnte man sich vernüntig organisieren? Jeder soll jederzeit die Daten bearbeiten können, E-Mails sollen nicht zig mal im Kreis geschickt werden.

Das Problem haben doch sicher nicht nur wir?! ^^

Vielen Dank für eure Hilfe!

 

[neo243]

Ich werfe mal Microsoft Teams in den Raum.

 

[KFSattmann]

Schaut euch mal Trello an.

 

[Nuke8472]

Microsoft Teams oder OneNote mal anschauen.

 

[Krautmaster]

Teams, ggf Atlassian Confluence / Jira

 

[QwayZee]

Ich schlage auch Teams vor.

 

[gaym0r]

Jeder soll jederzeit die Daten bearbeiten können

Und wie soll das gehen? Dann änderst du 150 Zeilen in einem Excel Sheet, gleichzeitig ändert ein Kollege eine andere Zeile. Du speicherst ab... Danach speichert er ab... Und deine Änderungen sind für die Katz?

 

[halwe]

Sowohl Excel als auch Word haben spätestens ab Version 2010 Mechanismen für das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien.
Das wird beim Bearbeiten auch hübsch angezeigt, man muss nur ab und zu "speichern" klicken.
Falls doch mal das gleiche geändert wurde, gibt es Konsolidierungsfunktionen.

 

[holdes]

Und wie soll das gehen? Dann änderst du 150 Zeilen in einem Excel Sheet, gleichzeitig ändert ein Kollege eine andere Zeile. Du speicherst ab... Danach speichert er ab... Und deine Änderungen sind für die Katz?

Das geht mit Office365 und Sharepoint z.B. mit den normalen MS Office Anwendungen. Man sieht direkt wo ein anderer Bearbeiter gerade ist und was er dort macht.

 

[gaym0r]

@holdes
was soll schon schiefgehen dabei

 

[robinjoooh]

Wir nutzen bei uns auch Microsoft Teams. Gibt Teams, Kanäle, Unterhaltungen für Dateien. Mails gibt es intern garnicht mehr. Selbst Kunden können in einzelne Kanäle eingeladen werden um live an Dateien mitzuarbeiten und zu kommunizieren. Aber das mögen viele im "digitalisierten Deutschland" noch nicht.

 

[Anxi]

es gibt ein digitalisiertes Deutschland?

Danke für eure tollen Antworten, dann schaue ich mir Teams mal an. Wir nutzen halt unterschiedliche Office Versionen, 2010er, 2013er, 2016er,... was es halt grad so gab xD

 

[QwayZee]

Wir nutzen halt unterschiedliche Office Versionen, 2010er, 2013er, 2016er,... was es halt grad so gab xD

Ich würde euch empfehlen einen CSP (Cloud Service Provider) zu suchen, der euch Office 365 Business Premium Lizenzen bereitstellt. Ist im Regelfall ein wenig günstiger als bei MS selbst.

So seid ihr alle auf einem Stand und könnt bei Problemen etc. einfach euren Partner anrufen oder mailen.

 

[snaxilian]

Wir nutzen halt unterschiedliche Office Versionen, 2010er, 2013er, 2016er

Und da ist der, der Hauptgrund warum "Digitalisierung" scheitert. Man schafft nicht einmal eine vernünftige identische Basis für alle Beteiligten -.-

Teams ist der Versuch bzw. vernünftige Lösung für Kollaboration. Wenn man dann noch Office-Dokumente zusammen bearbeiten will braucht man natürlich eine zeitgemäßige und möglichst homogene Infrastruktur sprich Office Proukte damit alle Beteiligten von den gleichen Features profitieren können.

Kostet natürlich, in Kombination mit o365, monatlich ein Stück Geld pro Mitarbeiter aber ist die kaufen > nutzen > glücklich sein Lösung.
Wenn man nicht so abhängig von MS sein will oder noch Träume hat und/oder ein paar brauchbare IT-ler hat oder ein Systemhaus nutzt gibt es natürlich auch Alternativen wie z.B. Nextcloud als zentrale Datenablage inkl. Kalender, Tasks und Kontakten per Webinterface oder Integration in diverse Mailclients inkl. Outlook, der Talk-App für Web-Meetings usw. usf.
Weitere Alternative wäre die GSuite von Google.

Wichtig bei allen Plattformen und Lösungen ist jedoch zuerst einmal die Basis auf einen einheitlichen Stand zu bringen.

 

[halwe]

Einheitliche Basis ist gut, aber hat auch ihren Preis: Zu den Lizenzkosten kommen die wahrscheinlich noch teureren Umstellungs- und Einarbeitungsaufwände. Und bei Microsoft gibt es eben stets auch Funktionsdowngrades, so dass mancher Nutzer seine liebgewordenen Features vermissen wird.

Deshalb: Ja, ein einheitlicher Stand kann hilfreich sein. Er sollte jedoch nur erzwungen werden, wenn das tatsächlich notwendig ist. Oder wenn Uralt-Versionen im Spiel sind. Seit 2010 gibt es ein einheitliches Dateiformat und die Officeversionen können alle gemeinsam Dateien in der Cloud bzw. im Netzwerk (Excel) bearbeiten. Auch wenn das mancher Admin, der ja vor allem mit den neuesten Versionen zu kämpfen hat, wieder vergessen hat.

Vor daher würde ich erst das Konzept des gemeinsamen Arbeitens entwerfen, die Tools auswählen und dann, wenn eine ältere Officeversion im Wege steht, ein allgemeines Update durchführen.

 

[snaxilian]

Wenn man verschiedene Versionen und Programme nutzt und zusammen arbeiten will muss man sich eben auf den kleinsten gemeinsamen Nenner einigen, den alle Programme unterstützen. Wenn dafür Office 2010 reicht, schön und gut aber dessen Support endet in 10 Monaten.