Fragen zu Outlook 2010

[anyone23]

Hallo,

ich habe mal ein paar Fragen zu Outlook 2010.

Ich muss mehrmals am Tag das komplette Postfach durchsuchen, was bei Outlook 2010 eine Qual ist, weil dazu extrem viele Klicks und große Mauswege notwendig sind und jedes Mal, wenn ich Outlook starte oder aus Versehen das Suchen-Fenster schließe, darf ich sie wiederholen.

Ich habs mal gezählt:

1. Rechts oben in das Feld "XYZ durchsuchen klicken"
2. Oben auf Suchtools/Suchen
3. Suchtools
4. Erweiterte Suche.
5. Bei "In" auf "Durchsuchen" klicken.
6. Den vorhandenen Haken entfernen.
7. Den Haken bei "Posteingang" setzen.
8. "Unterordner durchsuchen" anklicken.
9. "Ok" anklicken.
10. "In" ändern in "Häufig verwendeten Textfeldern".

Wieso ist das so kompliziert? Gibt es da eine andere Methode?

Zudem noch eine Frage. Das Suchfenster sieht dann immer so aus:



Aus irgendeinem Grund ist dort jedes Mal eine sehr große freie Fläche. Habt ihr diese Fläche auch und wie kann man sie verhindern? Es gibt eine 1 Pixel große Stelle, an der man die Suchergebnisse unten hochschieben und die Lücke dadurch schließen kann. Da ich aber eine der billigen Logitech-Mäuse mit Pixelskipping nutze, ist es teilweise gar nicht möglich, diese Stelle zu treffen.

Also in Sachen Usability ist Outlook 2010 eine echte Katastrophe. Übersehe ich eventuell irgendetwas?

 

[Cat Toaster]

Keine Ahnung, ich klick einfach in das Suchfeld über meinem Posteingang.

 

[simonx]

Ich suche nur im Posteingang (bzw. dem Ordner in dem ich die Nachrrricht vermute). Nachdem alle Ergebnisse angezeigt wurden, erscheint die Option "Alle Mails dursuchen". Dann werden nochmal alle selbst erstellten Ordner dursucht.
Klappt alles sehr schnell und komfortabel.

 

[anyone23]

Keine Ahnung, ich klick einfach in das Suchfeld über meinem Posteingang.

Ja, aber dann wird ja nur der Posteingang durchsucht, nicht das komplette Postfach. Und man kann dort nicht mal nach bestimmten Optionen suchen, wie z. B. nach Mails von XYZ@123.de mit einem bestimmten Inhalt.

 

[LoveBunnyHunter]

In dem Suchfeld kann man sehr einfach suchen.
Einfach eingeben:

"von: xyz@xyz.xx blablabla"

Damit sucht er mails die von xyz@xyz.xx an dich geschickt wurde und irgendwo das wort "blablabla" drin steht
Wenn er mit dem Ordner fertig ist, und die mail nicht gefunden hat, kannst du dann unten einfach klicken "gesamtes postfach durchsuchen" und er sucht überall.
Wenn das ganze indexiert ist, dauert der suchvorgang wenige sekunden.

Es gibt bei Microsoft eine schöne Auflistung wie genau die Suche funktioniert.

LINK

 

[nurmalsoamrande]

Wieso benutzt du denn die erweiterte Suche? das kannst du doch direkt alles in die Suchleiste eingeben...

von: (xyz@123.de);thema: (ABC) etc..... dann klickste eben noch oben, wo gesucht werden soll und fertig....

EDIT: sollte eigentlich Doppelpunkt-> Klammer auf sein, kein Emoticon.

 

[firexs]

Im übrigen ist die Suche eine tolle Sache, aber wer sie mehrmals täglich braucht, hat wohl kein organisatorisches Talent

Stichworte: Ordner, Kategorien, Kennzeichnungen & Indizierung.

lg
fire

 

[Bisumaruku]

Gibt 2 Möglichkeiten:
- ne Schulung für Outlook (z.B. video2brain kann ich empfehlen)
- oder ein anderes Programm das dir eher zusagt

Ich finde die Suche eigentlich sehr einfach und schnell. Finde immer alles was ich suche.

Noch ein Tip am Rande:
Laut einer Studie sollte man Mails nicht untersortieren, sondern alles im Posteingang belassen und die Suche nutzen. Das ist um ein vieles Zeitsparender als zu sortieren. Die meisten Anwender verspüren das verlangen alles schön ordentlich in Unterordner zu sortieren, ich gehöre auch dazu

http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/e-mail-dauerfeuer-wer-sortiert-verliert-a-764737.html

 

[firexs]

Studie & Spiegel.. danke für den Lacher am Morgen

Hab mal 10k Mails im Posteingang.. Hauptgrund für zerfetzte PSTs und Performance-Probleme.

 

[anyone23]

Im übrigen ist die Suche eine tolle Sache, aber wer sie mehrmals täglich braucht, hat wohl kein organisatorisches Talent

Ich arbeite im Endkundensupport und bearbeite täglich ca. 200 Mails, eine genaue Organisation ist da leider nicht möglich. Es kommt häufig vor, dass sich ein Kunde auf eine Mail von vor 1-2 Wochen bezieht und es gibt dann gar keine andere Möglichkeit als die Suchfunktion zu nutzen.

Es ist ja nicht möglich, jede der täglich 200 Kundenanfragen genau zu kategorisieren und diese dann ewig aufzubewahren. Bei richtigen Vorgängen nutze ich natürlich Kennzeichnungen, aber selbst dort kommt es vor, dass ein Vorgang Monate später wieder gesucht werden muss.

Das man im Suchfeld rechts oben auch Befehle eingeben kann, wusste ich nicht, aber so wirklich toll ist es auch nicht, dass dabei man dabei dann die aktuelle Ansicht verliert. Am besten ist es immer noch die Suche einfach separat im Hintergrund ausführen zu können.

 

[Bisumaruku]

Studie & Spiegel.. danke für den Lacher am Morgen

Hab mal 10k Mails im Posteingang.. Hauptgrund für zerfetzte PSTs und Performance-Probleme.

Ja hab auch grade gelacht. Die Studie selbst ist von IBM und nicht von Spiegel. Vielleicht mal angucken bevor mal losplappert ;-)
Nur 10k Elemente? Das scheint mehr eher ein anderes Problem bei dir zu sein.

 

[firexs]

@braumeister: ich habe selber keine 10k Emails pro Ordner, aber meine Kunden.

Vermutlich braucht der TE sowas wie ein flottes CRM System mit Sharepoint oder so.
Ein normales Outlook ohne Extras ist halt schnell am Ende mit den Möglichkeiten.

 

[Bisumaruku]

War ja lediglich ein Tip, weil eine Studie von IBM besagt das sortieren in Unterordner Zeitverschwendung ist.
Wenn er alles direkt im Posteingang lässt, dann kommt er auch mit der Suche vielleicht besser klar.
Ansonsten klar das falsche Produkt für seinen Anwendungsfall. Ne schöne Dokumentenbibliothek im Sharepoint mit ner guten Suche hat was, aber glaub nicht dass das für Ihn eine Lösung ist. Bissel zu fett vielleicht