Inspiration für Uni-Projekt zum Thema Optimierung Materialanlageprozess (SAP)?

tryk

Ensign
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Moin, ich weiß nicht ob mir hier einer mit so einem spezifischen Problem weiterhelfen kann, aber ich versuche trotzdem mein Glück.

Ich arbeite zur Zeit in einem mittelständischem Unternehmen als Werkstudent (Wirtschaftsinformatik) und mir wurde ein recht interessantes Projekt aufgetragen, was ich nun in Kooperation mit einem Uni-Projekt (12CPs) durchführen möchte. Allerdings komme ich nicht so recht weiter, weil ich mich mit den vorhandenen Tools (die Office Palette um Flow, PowerApps, Forms, Access etc.) noch nicht so gut auskenne. Stand jetzt schon in häufigem Kontakt mit der IT, allerdings hat dort auch keiner große Erfahrungen damit.


Es geht um folgendes Problem:

Um Material im SAP anzulegen (Produkte, Verpackungen, Werbematerial, etc.) müssen die notwendigen Stammdaten gesammelt werden. Dies geschieht zur Zeit in einer Excelliste, welche

Mehrere Registerkarten besitzt in der jeder zuständige Stelle (Bspw. Einkauf, Controlling, etc.) seine notwendigen Daten eingibt. Dieser Prozess funktioniert momentan noch so, dass eine Person diese Excel-Vorlage anstößt und diese dann weitergeschickt wird. Das hat natürlich zur Folge, dass die Liste ewig unterwegs ist, zig neue Versionen erstellt werden, keiner genau weiß wo diese liegt und sich der Prozess so ewig in die Länge zieht bis

er endlich bei der letzten Person angekommen ist, die dann das Material im SAP anlegen kann. Dazu kommt, dass eigentlich jede Stelle zeitgleich mit der Bearbeitung anfangen könnte, da keine Abhängigkeiten existieren.

Allerdings muss derzeit noch jede Stelle auf seinen Vorgänger warten.


Nun geht es darum eine Lösung zu finden, wie man das ganze transparenter und schneller hinkriegt, also sozusagen einen Workflow bauen. Das einfachste wäre natürlich

eine kollaborative Liste zu erstellen, die im Drive liegt und zumindest schon mal gleichzeitig und transparent bearbeitet werden kann. Zudem wäre es sinnvoll die Liste dahingehend zu überarbeiten, dass sie letztlich per Upload ins SAP-System gehen kann und nicht per Hand getippt werden muss. Ich habe mich jetzt schon ein paar Mal mit der IT im Haus unterhalten, jedoch komme ich nicht wirklich weiter. Mit flow, powerapps etc. gibt’s hier keine großen Erfahrungen. Im SAP rumschrauben lassen möchte mich natürlich auch keiner.. dazu ist der Prozess vermutlich auch noch zu klein. Ich bin nun schon länger am überlegen, wie ich aus dieser eigentlich recht interessanten Problematik eine Lösung plane, die ausreichend komplex für mein Uniprojekt ist. Ich muss keine riesen Anwendung bauen, es geht nur darum, dass theoretisch ein über 300-stündiger Arbeitsaufwand abgedeckt ist. Es wäre sehr schön wenn man bei diesem Prozess/Workflow beteiligte benachrichtigen könnte und Kennzahlen erstellt, welche Stellen am Prozess wie lange beteiligt sind. Ersteres sollte ja mit MS-Flow recht leicht realisierbar sein.

Mir ist klar, dass das natürlich meine Aufgabe ist. Aber vielleicht kann Jemand das Problem nachvollziehen oder kennt es sogar und hat eine Idee, die mich inspirieren könnte. Natürlich bin ich bereit mich mit intensiv in neue Themen hereinzuarbeiten, sofern es irgendwo einer aussichtsreichen Lösung nahe kommen könnte.

LG Jan
 
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KuestenNebel

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Was spricht gegen eine zentrale Datenbank, die per Webmaske erreichbar ist?

Edit: Excel als Datenbank zweckentfremdet ... mehr BWLer geht nicht :D
 
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tryk

Ensign
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Das ist eine gute Frage. Vermutlich nichts? Allerdings beschränkt sich mein Wissen bisher auf die Grundlagen von SQL, wobei das ja kein Hexenwerk sein kann. Das heißt, das ganze würde dann ohne Excelliste stattfinden? Bzw. später gäbe es halt einen Export aus der Datenbank (CSV ggf) ?
 

KuestenNebel

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Es IST kein Hexenwerk. Speziell für jemanden, der einen akademischen Abschluss in "irgendwas mit Informatik" anstrebt ;)
 

G-Red

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vorhandenen Tools (die Office Palette um Flow, PowerApps, Forms, Access etc.) noch nicht so gut auskenne. Stand jetzt schon in häufigem Kontakt mit der IT, allerdings hat dort auch keiner große Erfahrungen damit.
Das ist das Leid und Freud eines jeden von uns, der eine Projekt/Seminar Arbeit machen muss. Wir müssen uns mit dem Zeugs auseinandersetzten das keiner im Unternehmen kennt :). Da heißt es nur Augen auf und los :)

Dieser Prozess funktioniert momentan noch so, dass eine Person diese Excel-Vorlage anstößt und diese dann weitergeschickt wird... Dazu kommt, dass eigentlich jede Stelle zeitgleich mit der Bearbeitung anfangen könnte, da keine Abhängigkeiten existieren.
Wie mein Vorredner bereits angemerkt hat, schreit es förmlich nach einer zentrallen Datenbank und einer Weboberfläche, oder falls man es möchte auch mit Access als Bedinnoberfläche und einem Datenbank Managemant System wie SQL Server als Backend, falls vorhanden, oder einem x-Belibigen und auch kostenlosem.

Zudem wäre es sinnvoll die Liste dahingehend zu überarbeiten, dass sie letztlich per Upload ins SAP-System gehen kann und nicht per Hand getippt werden muss.
Sofern Access verwendet werden kann oder PowerBI (ist jedoch nur zur Visualisierung der Daten geeignet und nicht zur Bearbeitung soweit mir bekannt) dann lassen sich die Informationen recht leicht ins CSV Format exportieren und dann ins SAP Importieren, sofern SAP diesen Vorgang unterstützt.

Ich bin nun schon länger am überlegen, wie ich aus dieser eigentlich recht interessanten Problematik eine Lösung plane, die ausreichend komplex für mein Uniprojekt ist.
Wie gesagt, plane eine Datenbank mit einer Anwendung, zu beginn kann das auch Access sein, die einen Excel/CSV Export bietet und man wird dir sehr dankbar sein. Damit kannst du deine 300 Stunden locker erschlagen und hast vielleicht auch noch die Chance im Unternehmen später einzusteigen, sofern du alles gescheid machst ;).
 

nurmalsoamrande

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Wer SAP im Hause einsetzt, der hat auch einen Wartungsvertrag. Daher wäre mein Rat, mach dich mal über den Wartungsvertrag erstmal schlau, welche Module und vor allem SCHNITTSTELLEN bei der Firma eingesetzt werden bzw. überhaupt zur Verfügung stehen (kostet schließlich alles Geld).

Die schönste Lösung wird dir nichts nutzen, wenn SAP am Ende zu ist und du trotzdem alles von Hand tippen musst.

Ansonsten.... lässt man dich an die SAP-Datenbank direkt?
 

G-Red

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Crumar

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Die SAP DB sollte eine handelsübliche SQL Datenbank sein. Rumfummeln sollte man da aber keinesfallls.
 

tryk

Ensign
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Danke erstmal für die vielen Antworten. Da Office hier komplett vorhanden ist, geht auch Access. Darauf wurde allerdings schon etwas von IT geschimpft haha.. Ich habe damit noch nichts zutun gehabt.
Aber das klingt schon mal recht sinnvoll als Ansatz:

Update Excelsheet -> Strukturierung auf Upload-Format -> Weboberfläche + DB, die dann den CSV Export zulässt.

Ich gehe davon aus, dass es kein Problem ist diese Weboberfläche auch gleichzeitig mehreren Personen zugängig zu machen? Also quasi eine Person pro "Reiter/Stelle", sodass man im Zweifel auch parallel dran arbeiten kann? Und kann dies auch einfach mit einem Workflow verbunden werden? zB dass getrackt wird wann welcher Bereich fertig ist? Und dass alle benachrichtigt werden sobald ein neuer Prozess angeleiert wurde?

LG
 

G-Red

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Da Office hier komplett vorhanden ist, geht auch Access. Darauf wurde allerdings schon etwas von IT geschimpft haha..
Ja ist halt nicht mehr das Aktuellste was es gibt :) obwohl es nach wie vor in vielen Bereichen im einsatz ist. Habe sogar für meine Projektarbeit Access verwendet weil ich damit am schnellsten eine funktionierende und nutzbare Anwendung programmieren konnte.

Ich gehe davon aus, dass es kein Problem ist diese Weboberfläche auch gleichzeitig mehreren Personen zugängig zu machen?
Alles richtig vermutet. Multiuserbetrieb ist das, was die Datenbanken ausmacht. Man sollte aber bei solchen fachbereichübergreifenden Anwendungen an die Mandatsfähigkeit der Anwendung denken. Sprich Abteilung A darf höchstens die Daten von Abteilung B sehen, aber nicht ändern können.

Und kann dies auch einfach mit einem Workflow verbunden werden? zB dass getrackt wird wann welcher Bereich fertig ist? Und dass alle benachrichtigt werden sobald ein neuer Prozess angeleiert wurde?
Das ist eine gute Frage, wo die Antwort beim Probieren und Testen sich ergibt ;). Machs zu dienem Projekt :)
 

tryk

Ensign
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Ok, das klingt schlüssig. Und die Weboberfläche könnte ich auch direkt in einem Zug mit der Datenbank über Access erstellen?

Edit: Oh, das scheint nicht zu gehen. Hat Jemand ne Empfehlung wie man das am einfachsten/saubersten in der Kombination hinkriegt?
 

PHuV

Captain
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Für Dein "Problem" gibts schon zig Lösungen dafür, u.a. Talend DI/ESB (Daten per CSV in Datenbank pumen, kann aber viel mehr), Camunda als Process Engine...
 

G-Red

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Für Dein "Problem" gibts schon zig Lösungen dafür, u.a. Talend DI/ESB
In das Talend muss man sich einarbeiten und zu all dem muss man den Zugang zu der DB haben was dem TE seiner Aussage nach niemand geben wird, es sei den es existiert eine DEV Umgebung.
Ergänzung ()

Ok, das klingt schlüssig. Und die Weboberfläche könnte ich auch direkt in einem Zug mit der Datenbank über Access erstellen?
Falls im Unternehmen Sharepoint existiert, kann man auch das Access Programm auch als WebApp erstellen und über Sharepoint veröffentlichen. Zumindest habe ich so eine Variante bei YouTube gefunden. Eventuell gibt es auch andere Wege um dies ohne Sharepoint zu realisieren. Ansonsten bleibt nur die Client Anwendung mit Access, falls dieser Weg gewünscht ist.

Hier das Video
 

G-Red

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Jo, hab ich gerade auch gefunden und ein folgendes Video dazu mir angeguckt.
 

halwe

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Wenn du neu einsteigst wäre sicher eine Access Datenbank der richtige Weg, da du dich ohnehin einarbeiten musst. Wenn aber alles in Excel vorliegt und die Excel-Bearbeitung an sich kein Problem ist - warum dann nicht eine Excel-Tabelle gemeinsam, also auch mit gleichzeitigem Zugriff nutzen. Das geht z. B. über OneDrive oder Sharepoint ab Excel 2010 und klappt auch innerhalb des Netzwerkes (was aus Vertraulichkeitsgründen wahrscheinlich der bessere Weg ist).
Der Befehl in Excel ist "Überprüfen - Arbeitsmappe freigeben - Bearbeitung mehrerer Benutzer zur selben Zeit zulassen".
Ist das aktiviert und arbeiten zwei Nutzer gemeinsam, sehen sie die Änderungen des anderen immer, wenn sie "Speichern" klicken. Werden die gleichen Zellen gleichzeitig geändert, sieht man beim Speichern eine Konfliktmeldung und kann entscheiden, welche Variante übernommen werden soll. Das könnte im Extremfall bedeuten, dass ein User seine Eingabe wiederholen muss.
Es sollte also entweder recht selten passieren, dass zwei Benutzer gleichzeitig an den selben Zellen arbeiten oder aber die Tabelle wird so strukturiert , das jeder Nutzer seine eigenen Erfassungsbereiche hat.
 

tryk

Ensign
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Du hast schon recht damit. Ansich wäre das vermutlich der einfachste und schnellste Weg. Allerdings würde ich die Arbeit gerne im Rahmen meines noch ausstehenden Uni-Projekts machen und dafür wird natürlich mehr Komplexität/Arbeitsaufwand gefordert. Zudem wäre es eine coole Möglichkeit um sich im Unternehmenskontext etwas tiefer in eine Materie hineinzuarbeiten und gleichzeitig die sowieso zu erbringende Uniarbeit zu machen. Daher war ich auf der Suche nach wegen zu mehr "Komplexität", ohne dass es total bescheuert und unnötig umfangreich wird.
 

G-Red

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Der Befehl in Excel ist "Überprüfen - Arbeitsmappe freigeben - Bearbeitung mehrerer Benutzer zur selben Zeit zulassen".
Kann man sicherlich machen, würde ich aber lieber lassen. Es kann dabei einiges schief gehen wie das Überschreiben der Daten aus Versehen von einem Kollegen, der garnicht im Arbeitsblatt zu schreiben hat. Kaputtgehen der Excel Datei oder deren versehentliche Komplettlöschung. Auch das angesprochene Mandatsrecht ist hier nicht möglich oder explizit per VBA nachprogrammierbar.

Wie gesagt, würde wenn, dann mit Access aber dann auch mit Microsoft SQL Server Datenbank oder ähnlichem machen. Also nicht die Access internen Tabellen erstellen, den das ist Mist.

Ist aber jetzt meine Meinung und so bischen die eigene Erfahrung.
 

halwe

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Richtig, ist eine Erfahrungsfrage.
Was die Komplexität angeht: Bei Access wird sicher viel in Datenbanktechnik, Abfragen, Tabellenstrukturen und auch etwas Code sowie in die Vermittlung der Benutzung an die Kollegen stecken.
Bei Excel, was ja viele kennen, stünde dann mehr das betriebliche Konzept (Wahrscheinlichkeit von Bearbeitungskonflikten, adäquates Sicherungsmanagement) im Vordergrund.
Die kollaborative Bearbeitung der Daten muss in beiden Fällen konzipiert werden, also in jedem Fall stehen Fragen wie: Was wenn ein Benutzer die Maske/Tabelle über Nacht offen lässt? Wie werden eindeutige Dateneinträge bei gleichzeitiger Bearbeitung erzielt usw.
 

BeBur

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Spricht denn etwas gegen eine klassische Web-App / Intranet-App, erstellt mit z.B. Django oder Rails?
Ob Access das sinnvoll kann - keine Ahnung.

Ist jdfs ein vernünftiger Scope für 300 Stunden.
 
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