Office 365: Outlook Datendatei hat die maximale Größe erreicht - was nun?

[Techflaws.org]

Moin. Eine Arbeitskollegin hat mich gefragt, was sie daran machen kann, dass ihre OST Datei 50 GB erreicht hat und sie deswegen keine Elemente mehr verschieben kann. Wenn ich das richtig verstehe, handelt sich bei der Datei lediglich um einen lokalen Cache, man könnte also über

Verwenden Sie den Exchange-Cache-Modus, um E-Mails in eine Outlook-Datendatei herunterzuladen.
E-Mail herunterladen aus den letzten: 1 Monaten

umstellen, Outlook schließen, die OST Datei löschen und beim Neustart dann eine wesentlich kleinere Datei neu angelegt bekommen.

Sie hat in ihrem Posteingang allerdings eine verzweigte Unterstruktur ihrer Kunden angelegt und verschiebt in den entsprechenden Kundenordner sogar die gesendeten Mails. Kann man davon ausgehen, dass diese Ordnerstruktur auch auf dem Exchange-Server vorhanden ist, somit also nichts kaputt geht, wenn die OST Datei lokal neu angelegt wird?

 

[BlubbsDE]

Kann man davon ausgehen, dass diese Ordnerstruktur auch auf dem Exchange-Server vorhanden ist, somit also nichts kaputt geht, wenn die OST Datei lokal neu angelegt wird?

Ja. Eine OST Datei ist immer nur eine Cache Datei von dem was Online liegt.

Welchen Zeitraum hat sie da im Cache Modus eingestellt? Den auf jeden Fall reduzieren. Wie ihr seht, bei 50 GB Größe ist Outlook tot.

 

[tRITON]

Outlook ist halt kein CRM.
Du kannst auch einfach eine weitere Dateianlegen und die Daten dahin "Archivieren". Das Problem bleibt aber die Arbeitsweise.

 

[species_0001]

Als erste Maßnahme: einmal nen Komprimierungslauf laufen lassen.
https://support.microsoft.com/de-de...-und-ost-e4c6a4f1-d39c-47dc-a4fa-abe96dc8c7ef

Die OST Datei ist vermutlich nicht nicht das Problem. Die kann technisch auch größer werden.
https://think.unblog.ch/outlook-limit-fuer-ost-und-pst-dateien-aufheben/

Welches MS365 Paket ist gebucht?
vermutlich liegt die 50GB Beschränkung im gebuchten MS365 Paket.
Wenn dem so ist, wäre der Exchange Online Plan 2 wohl die Lösung:
https://www.microsoft.com/de-de/mic...are-microsoft-exchange-online-plans?market=de

Oder man muss eben anfangen Dinge - z.b. nach Jahrgängen - weg zu archivieren.

 

[BlubbsDE]

Die OST Datei ist vermutlich nicht nicht das Problem. Die kann technisch auch größer werden.

Nicht wirklich. Sicher kann man da rumschrauben. Aber die ordentliche funktionieren von Outlook ist das nicht mehr gewährleistet. MS gibt sogar die Vorgabe, wenn man Performance Probleme im Cache Modus hat, die OST unter 10 GB zu lassen.

 

[species_0001]

ja, mag sein.
Aber ich hab bei mir auf Arbeit auch 2 Projektleiter, die CC von allem bekommen, sich auch nicht so richtig ans Thema archivieren ran wagen wollen, die haben 70-80GB Postfächer. Bis jetzt ohne besondere Auffälligkeiten.

Aber wie gesagt, wenn das Postfach seitens des Exchange nicht größer werden kann, ist die OST Begrenzung eh egal.

 

[Techflaws.org]

Du kannst auch einfach eine weitere Dateianlegen und die Daten dahin "Archivieren".

Heute morgen poppte die Frage auf

Möchten Sie jetzt eine AutoArchivierung alter Elemente ausführen?
Bei der AutoArchivierung werden Elemente, die länger nicht
verwendet wurden, in die Archivdatei
'C:\Users\User\OneDrive\Dokumente\Outlook-Dateien \archive.pst' verschoben. Mit
diesem Vorgang wird die Leistung von Outlook verbessert. Zudem
wird verhindert, dass Ihr Postfach zu groß wird. Archivierte Elemente
finden Sie in den Archivordnern in der Ordnerliste.

Sie hat die erstmal nur per X geschlossen.

Als erste Maßnahme: einmal nen Komprimierungslauf laufen lassen. Welches MS365 Paket ist gebucht?

Ihre einzige Lizenz ist Mircorosft 365 Business Premium.

Den Komprimierungslauf, hatte ich gestern angeschoben, bekam aber keine Meldung über Ablauf oder Erfolg. Gerade hat sie mir allerdings getextet, dass die OST Datei heute Morgen nur noch ~7 GB groß ist, wobei der Postfachspeicher auf dem Server bei 56.19% (28.09GB/50GB) steht...

Ich hatte gestern an einer weiteren Schraube gedreht: bei ihr war noch ein geteiltes Postfach eingebunden, mit dem mehrere arbeiten und in dem viele Mails mit großen PDFs und Fotos landen. Die werden dann auch in ihrer OST Datei gecachet? Jedenfalls nutzt sie dieses Fach nicht mehr, weswegen ich es gestern bei ihr rausgenommen habe.

Welchen Zeitraum hat sie da im Cache Modus eingestellt? Den auf jeden Fall reduzieren. Wie ihr seht, bei 50 GB Größe ist Outlook tot.

Der Cache Modus steht auf 1 Jahr, die Mails gehen aber über mehrere Jahre zurück.

 

[species_0001]

Dann dürfte die Komprimierung das meiste an älter 1 Jahr aus der .ost geschmissen haben und ist jetzt nur noch online verfügbar. Soweit so schön für die .ost. Aber dann ist dein Exchange Postfach immernoch voll.

Business Premium hat 50GB Postfächer. Und der Haken daran, das serverseitige Archiv zählt mit in die Berechnung. Insofern, heißt es eine Archivierungsstrategie entwickeln was die Größe aufm Server reduziert, oder wenn du die Datenmenge serverseitig nicht verringern kannst müsstest du den Exchange Plan 2 dazu buchen.

 

[TechX]

Moin. Eine Arbeitskollegin hat mich gefragt, was sie daran machen kann, ...

auf dem Exchange-Server vorhanden ist,...

Sollte es in so einer Konstellation keinen IT-Support geben? Immerhin hat das jemand wohl eingerichtet u. ist nicht einfach so vom Himmel gefallen.

Wenn alles korrekt eingerichtet wurde, wäre das löschen einer .ost unproblematisch, aber wenn nicht, können Kontakte, Termine etc. schnell futsch sein.

 

[Evil E-Lex]

Es empfiehlt sich eine Mailarchivierungslösung einzusetzen, die alle Mails älter als Zeitraum X automatisch ins Archiv verschiebt. Die Postfächer bleiben schön klein und trotzdem sind alle alten Mails problemlos erreichbar und als Bonus auch nicht mehr veränderbar.

 

[cartridge_case]

Eine Arbeitskollegin hat mich gefragt, was sie daran machen kann

Gibt es [k]eine IT-Abteilung?

 

[Techflaws.org]

Der IT-ler ist dauerkrank und man sucht Ersatz; so lange springe ich provisorisch ein, wenn der IT-Dienstleister sich mal wieder Zeit lässt, auf ein Ticket zu reagieren und versuche, nichts kaputt zu machen.

 

[PegasusHunter]

Vielleicht einfach mal die Dateianhänge, die nicht mehr gebraucht werden, in den Mails löschen

 

[species_0001]

Obacht mit Dinge löschen.
Ggf. Gilt es die Archivierungspflicht gemäß DSGvO zu beachten.