Outlook 2013 - Posteingang + weiterer Ordner und gesendete Elemente nach 13 Monaten automatisch löschen/verschieben

[Joachim87]

Hallo,

ich habe gerade mit Outlook 2013 zu kämpfen. Ich würde gerne, dass Mails im Posteingang und bei den gesendeten Elementen nach 13 Monaten ins Archiv verschoben werden und Mails in einem bestimmten Unterordner nach 13 Monaten gelöscht oder Notfalls auch verschoben werden. Einfach damit das Postfach serverseitig nicht zu viel Speicher wegnimmt bzw. nicht so viel im Postfach liegt.

Ich habe den Punkt "Auto-Archivierung" beim Posteingang und bei einem anderen Ordner so angepasst, dass er alles nach 13 Monaten in die .pst auf dem Rechner verschieben sollte.

Zusätzlich muss man noch in "Datei" -> "Optionen" -> "Erweitert" die Auto-Archivierung generell aktivieren. Hier wird es dann komisch, weil es so aussieht, als würde diese Einstellung wieder irgendwie global Auswirkungen haben. Ich habe übrigens noch weitere Postfächer eingebunden und möchte nicht, dass Outlook hier etwas "zerschießt". Ich gehe aber davon aus, dass ich die Einstellung so lassen kann. Es wird dann alle 14 Tage archiviert bzw. es sollte das passieren was oben angeben?

Ich hatte das ganze übrigens mit Mails vor dem 22.01.2020 testen wollen, bei einem Ordner die Zeit auf 32 Monate gestellt und unter "Datei" bei "Tools und Aufräumen" die "Postfachbereinigung" angeklickt und bin dort auf "Auto-Archivierung" gegangen. Er hat zwar die .pst Datei angelegt, da diese hatten dann auch ein paar MB Speichergröße, aber die Mails waren immer noch im Ordner vorhanden? Entweder hat das nicht geklappt oder er hat die Mail nur ausgelagert. "Archivierung" und "verschieben" heißt für mich, dass diese dann aus dem Ordner raus sind.

Grüße

 

[PHuV]

Du hast hoffentlich vorher eine Sicherung von der pst-Datei. Zudem würde ich dringend raten, Outlook mal auf eine neue Version zu bringen, Deine ist über 9 Jahre alt.
Privat oder über Firma mit Exchange Server?

https://www.mailstore.com/de/blog/2020/05/13/mysterioese-archivieren-button-microsoft-outlook/

Mailbox-Volumen wird nicht reduziert​

Außerdem reduziert diese Art zu „archivieren“ nicht das Gesamtvolumen Ihrer Mailbox und hilft dementsprechend auch nicht bei Problemen mit Postfachbegrenzungen.

 

[Joachim87]

Firma mit Exchange Server, ich oder wir haben Outlook 2013 aber auch privat.

Da wäre ich eigentlich auch an einer unkomplizierten Musterlösung interessiert, die im Hintergrund die alten Mails einfach aus dem Postausgang rausnimmt und woanders speichert. Da wir auch möglichst wenig Mails in den Postfächern selber haben möchten und die alten Sachen zumindest noch auf der Festplatte/Sicherung zu finden sind, falls mal was sein sollte.

 

[PHuV]

Firma mit Exchange Server,

Hier wird hoffentlich dann separat gesichert, so daß Du jederzeit bei Problemen ein Backup bekommen kannst?

ich oder wir haben Outlook 2013 aber auch privat.

Wie gesagt, mal unbedingt aktualisieren.
https://www.outlook-stuff.com/news/...ffice-2013-das-sind-ihre-update-optionen.html
Gerade kommerziell in einer Firma verstehe ich nicht, daß man noch auf so einer alten Version bleibt.

Da wäre ich eigentlich auch an einer unkomplizierten Musterlösung interessiert, die im Hintergrund die alten Mails einfach aus dem Postausgang rausnimmt und woanders speichert.

Dafür habt Ihr doch eine IT, oder? Wer kümmert sich denn um den Exchange Server?

Da wir auch möglichst wenig Mails in den Postfächern selber haben möchten und die alten Sachen zumindest noch auf der Festplatte/Sicherung zu finden sind, falls mal was sein sollte.

Wie gesagt, fragt doch Eure IT, dafür sollte sie da sein.

 

[Joachim87]

Die IT sagt, man soll die Mails einfach regelmäßig manuell löschen bzw. vorher manuell in einen Ordner ziehen wenn man diese sichern will. Office soll nächstes Jahr in der Firma ausgetauscht, da Endet auch der Support...

Wie gesagt, privat habe ich auch Outlook 2013. Da wäre ich eigentlich noch eher dran interessiert hier die Sachen irgendwie automatisch zu verschieben/löschen.

 

[PHuV]

Das blöde an Outlook ist hier, daß Du dann immer mit PST-Dateien rumhantieren muß, auch beim Migrieren. Und sparen tut es ja auch nichts, wie Du selbst sehen kannst. Ich würde auf alle Fälle mit einem separaten Outlook mal gegentesten, ob Du die alten Mails per PST Dateien wirklich auch wieder so lesen kannst. Generell würde ich privat wie geschäftlich auch durch den E-Mail-Client trennen, geschäftlich nehme ich auch Outlook, privat nur Thunderbird.