Projektübersicht / Excel

[Q .]

Wie löse ich folgendes Szenario am besten?
Ich habe eine Excel-Tabelle mit meinetwegen 20 Zeilen. Jede Zeile steht für einen Auftrag (Nr. etc.). Diese Tabelle dient der Übersicht. Durch anklicken der jeweiligen Auftragsnummer komme ich auf das entsprechende Excel-Tabellenblatt. In dieser Tabelle sollen sich nun alle zu dem Auftrag gehörenden Informationen befinden. Zu jedem Auftrag gibt es Word-, Excel- und pdf-Dateien. Wie kann ich diese (als Symbol) in das Excel-Tabellenblatt einbinden?

Ist das so überhaupt sinnvoll oder gibt es bessere Möglichkeiten die Übersicht über viele verschiedene Projekte zu behalten?

 

[Dreadinator]

Klingt ja fast so, als ob eine Datenbank da ehr für diese Ansprüche geeignet ist

 

[xmarsx]

Mir ist der Hintergrund noch nicht klar genug. Um Dir etwas empfehlen zu können, wäre mehr über die Art der Tätigkeit erforderlich.

Mein erster Gedanke war ein Warenwirtschaftssystem (neudeutsch ERP-System) das üblicherweise über ein "Archiv" verfügt. Mit dem System kann man noch nicht abgeschlossenen sowie bereits abgewickelte Aufträge einsehen (inkl. diverser Statistiken und Suchmöglichkeiten).

Wenn es um Entwicklungsprojekte ggf. mit Support geht, wären sie im Rahmen der Software Entwicklung oder im Helpdesk verwendeten Anwendungen (Webanwendungen) ggf. von Interesse:

1. JIRA (http://de.wikipedia.org/wiki/Jira_(Software))
2. Mantis (http://de.wikipedia.org/wiki/Mantis)
3. JTrac - Optisch nicht sonderlich schön, aber dank einiger frei definierbarer Felder vermutlich ausreichend..auch für Workflows geeignet (http://www.jtrac.info/)

Wenn es Richtung Helpdesk geht (kann aber auch für andere Zwecke verwendet werden), würde ich das "NASA Tool" OTRS in der aktuellen Version empfehlen. Das initiale Setup ist nicht sonderlich trivial, aber am Ende hat man ein ausbaufähiges Werkzeug mit dem man ziemlich viel erschlagen kann.
http://de.wikipedia.org/wiki/Open_Ticket_Request_System

Generell wäre es extrem sinnvoll den "Verwaltungsaufwand" soweit möglich zu minimieren.
Sprich alles was "von Hand" zu erledigen ist sollte möglichst in einer Form automatisierbar sein (Skripte,...). Alles andere wird auf Dauer sonst dazu führen das er eigentlich Zweck scheitert, weil entweder etwas vergessen wurde einzutragen oder es so lange geschoben wird (weil man gerade keine Zeit dafür hat) bis man es vergisst. Dann nützt einem das beste System nämlich nichts.

Ergänzung, weil das Wort "Datenbank" fiel:
Alle oben genannten Anwendungen speichern Daten in einer Datenbank. Man kann bei den Tickets in den genannten Anwendungen (JIRA bis OTRS) natürlich auch beliebige Dateien (PDF, Excel,...) anhängen.
Um es gleich klar auszusprechen "Access" ist keine Datenbank, auch wenn es oft so bezeichnet wird. Es ist ein Notbehelf und hat nur einen wesentlichen Vorteil, nämlich das man damit als relativer Laie ein Frontend selber bauen/zusammen stümpern kann. Früher oder später stößt man aber an die Grenzen, so das man besser gleich eine richtige Datenbank verwendet.
Ich empfehle an dieser Stelle dann PostgreSQL, da diese DB kostenlos ist und den SQL-Standard weit abdeckt. Darüber hinaus ist es schnell, sicher (Transaktionen) und eine ziemlich lange Liste mit unterstützten Funktionen (Volltextsuche, Standby-Server,...). Bei den meisten Anwendungen kann man statt MySQL auch PostgreSQL verwenden.

Ansonsten gibt es auch kostenlose Versionen sonst kommerzieller Software (dann aber ohne Support und mit ein paar Einschränkungen was die Speichermenge angeht). Typische Vertreter sind MS SQL Server "Express", Oracle Database "XE" (XE = Express Edition) und IBM DB2 "Express-C".

Für JTrac habe ich selber einige PostgreSQL Erweiterungen integriert, die ich aber immer noch nicht ins SVN von JTrac übertragen habe. Das System ist seit fast 2 Jahren im produktiven Einsatz, so dass dem Einchecken des Codes eigentlich nichts im Wege steht.

 

[Suxxess]

Ein CRM System wäre wohl angebrachter. Wie wäre es mit dem on-demand Weltmarktführer?

Hier kannst du dir einen kostenlosen Entwickleraccount anlegen. Der Vorteil ist das es zum Testen dann erstmal kostenlos ist. Wenn du jetzt alleine bist oder nur mit wenigen Leuten arbeitest, dann sollte das erstmal reichen.
http://developer.force.com

Wenn es später dann richtig losgehen sollte, dann kann man auf einen richtigen (bezahlten) Account wechseln. Dort kannst du dann deine Kontakte, die Unternehemnsaccounts und die Opportunities ( Projekte / Aufträge / Mögliche Aufträge ) verwalten.

Dort kannst du dann auch deine Projektdaten geordnet pro Opportunitie / Projekt ablegen und hochladen. Briefvorlagen generieren oder Rechnungen und natürlich die Aktivitäten verwalten. ( Wer hat wann was und warum für den Kunden getan. Was kann man abrechnen und so weiter. )

Falls du dort Unterstützung brauchst. http://www.hundw.de , billig sind wir nicht, aber wir sind unser Geld wert. Allerdings schätze ich mal, dass du erstmal nicht soviel Geld in die Hand nehmen wolltest und klein anfangen. In dem Fall kannst du dir ja mal den Developer Account ansehen, der ist zwar etwas beschränkt und man kann nicht mit mehreren Logins arbeiten, aber um sich einen Überblick über das System zu verschaffen reicht er.

Alternativ: ( Opensource ) Zwar nicht annährend so gut wie Salesforce.com , aber dafür kostenlose. Später kannst du uns dann ja beauftragen die Migration Sugar zu Salesforce.com durchzuführen.
http://www.sugarcrm.com/de

 

[GMG-CC]

Hall ???,

ich denke, dass da ein CRM-System oder ähnlich leicht "overdressed" wäre. Du schreibst da einen menge von (beispielsweise) 20 Projekten. Selbst wenn es 200 wären, könnte ich mir eine Lösung in Excel vorstellen. Und wenn du ganz viel Mut und Interesse hast, sollte eine Datenbank (beispielsweise Access) für den Umfang die beste Lösung sein.

Eine minimalistische Beispielmappe habe ich einmal angehängt, als Ideenlieferant.

Ergänzung (30. September 2012)

[..] Um es gleich klar auszusprechen "Access" ist keine Datenbank, auch wenn es oft so bezeichnet wird. Es ist ein Notbehelf und hat nur einen wesentlichen Vorteil, nämlich das man damit als relativer Laie ein Frontend selber bauen/zusammen stümpern kann. Früher oder später stößt man aber an die Grenzen, so das man besser gleich eine richtige Datenbank verwendet.

In der Welt, wo du lebst, mag deine Aussage richtig sein. Für weit über 90% aller Unternehmen allerdings ist solch eine Aussage einfach Unsinn. Sorry, aber Access ist sehr wohl eine echte Datenbank. Und sie reicht in extrem vielen Fällen aus. Und der Lernaufwand für Anwender/innen ist WESENTLICH kleiner als bei "freien" Datenbanken. Ganz einmal davon abgesehen, dass es eine wirklich gute Zusammenarbeit mit dea vom TS genannten Office-Programmen gibt. Und sollte es irgendwann einmal mit der Anzahl der Datensätze "eng" werden, ist eine Portierung auf den MS SQL-Server recht problemlos möglich, was aber auch für andere (in deinen Augen "richtige) Datenbanken zutrifft. Trotz der Schwächen, die Access immer noch hat.

Um nicht des Anschein eines Flames zu erwecken: Mich störte die Absolutheit, mit der du das ausgesagt hast. Access ist eine hervorragende Datenbank, mir der ich sogar SQL sprechen kann . Falls du jedoch "Access" mit dem ähnlich klingenden "Excel" verwechselt hast, dann stimme ich dir natürlich in mehreren Punkten zu.

Damit habe ich alles gesagt, ich werde auf eine Replik nicht eingehen.

 

[Q .]

Danke für die vielen Antworten und Hinweise. Ich hätte noch dazuschreiben sollen, dass wir hier in der Firma SAP benutzen und ich mir nur eine Exceltabelle übersichtshalber für mich anlegen wollte.
Ich werde die Tabelle wohl so anlegen, dass auf die jeweiligen Dateien per Hyperlink verwiesen wird. Danke nochmals.

 

[Suxxess]

@GMG-CC
Wieso zitierst du etwas was ich nicht gesagt habe?

SAP? Also eine Migration SAP zu Salesforce.com können wir auch anbieten...
Für einen alleine ist eine Excelliste gar nicht verkehrt. Im Endeffekt muss jeder selber wissen was er haben möchte. Wenn die Liste inklusive einer Freigabe eines Netzwerksordners ausreicht, dann ist das doch in Ordnung?

Aber wie gesagt, für sowas gibt es CRM Systeme und wenn es am Anfang nichts kosten soll / darf dann kann man halt den Testaccount oder halt Sugar nehmen. Und ja im Prinzip spielt ein CRM System seine wahr Stärke erst aus wenn es parallel von mehreren Mitarbeitern dezentral verwendet wird. Allerdings kann man mit einem guten CRM System alles abdecken von der 1 Mann Bude bis zum Multimilliarden Euro Konzern.

 

[GMG-CC]

Hallo Suxxess,

@GMG-CC
Wieso zitierst du etwas was ich nicht gesagt habe?

Sorry, das tut mir wirklich leid. Irgendwie ist mir da beim copy 'n past ein Ausrutscher passiert. Mein Zitat war auf xmarsx gemünzt, er hat den entsprechenden Text verfasst. Mein Fehler, für den ich mich hiermit bei dir entschuldige.