Enigma schrieb:
Ich will erstmal ein ganz dickes Lob aussprechen, dass ihr den Verbesserungsbedarf erkennt und aktiv werdet. Das brauchen wir viel öfters.
Vielen Dank!
Auch wenn das an der Stelle Vorschusslorbeeren sind...
Danke auch für die strukturierte Ideensammlung! Vieles davon haben wir uns auch so oder so ähnlich überlegt, aber es sind mehrere Punkte dabei, die neu und hilfreich sind!
Der schwierige Teil ist natürlich der Punkt mit der IT-Sicherheit, das möchten wir nach Möglichkeit vorab einschätzen, nicht dass wir viel Zeit und Kraft reinstecken und am Ende herauskommt, dass wir nichts zustande bringen, was man auch wirklich nutzen kann, ohne Bauchweh bei der Sicherheit zu haben...
Enigma schrieb:
Rücksprache Schulleitung und Freigabe einholen
Haben wir tatsächlich schon, aber die Leitung kann die technische Seite natürlich nicht bewerten und verlässt sich bei den technischen Fragen darauf, dass da kein Mist dabei rauskommt und auch die Datensicherheit gewährleistet ist.
Enigma schrieb:
Benachrichtung an Lehrer, dass eine Abwesenheitsnotiz eingangen ist (E-Mail, SMS, Fax oder Brieftaube)
Aktuell werden die Absenzen wöchentlich überprüft, also können wir den Teil erst mal ausklammern.
Enigma schrieb:
Da der Lehrer nicht bekannt ist, müsste festgelegt werden, wer das prüft und freigeben kann
Die eingehende Korrespondenz wird dem Kursleiter zugeordnet, der sich dann auch um die Überprüfung kümmern muss.
Enigma schrieb:
Hosting-Option mit IT klären
Wir haben tatsächlich einen Server im Keller stehen, nur der Software-Teil (Webserver) müsste eingerichtet werden.
andy_m4 schrieb:
Die Frage ist ja, was passiert, wenn sie die Einverständniserklärung nicht abgeben?
Kann ich mir bei unserem Klientel ehrlich gesagt nicht vorstellen. Grundsätzlich ist es ja auch so, dass man als Schüler an manchen Dingen verpflichtend teilnehmen muss, etwa sich bei einer Lernplattform registrieren oder eben auch in irgendeiner Form Atteste liefern. Da kann ein Schüler dann nicht sagen "das will ich aber nicht und ich habe ein Recht darauf mich zu weigern". Wir sind keine Regelschule, wo der Besuch verpflichtend ist, um die Schulpflicht zu erfüllen, niemand wird also zu irgendwas gezwungen.
Wenn einzelne Schüler den digitalen Weg verweigern, können sie die Atteste natürlich auch in Papierform im Sekretariat abgeben. Bei der bisherigen Lösung, sie als Anhang per Mail zu senden, gab es bisher keine Schüler, die die Papier-Variante in Anspruch genommen hätten. Die Option gibt es aber natürlich immer.
andy_m4 schrieb:
Und die bisherige Lösung mit Mail ist ja aus Datenschutzsicht auch eher suboptimal (es sei denn, es geschieht über einen Mail-Account liegt bei euch damit die Mail nicht über andere Mailserver muss).
Der Mailverkehr geht vom Mailprovider der Schüler auf den Mailserver, der in einer staatlichen Einrichtung steht. Besser als das können wir es nicht machen.
BeBur schrieb:
Was sind die wesentlichen Probleme, die ihr lösen wollt mit dem neuen Ansatz? Benutzt ihr Microsoft Outlook/Exchange? Dann könnt ihr E-Mails auch direkt in Excel importieren.
Einmal haben wir bisher kein digitales System zum Erfassen von Fehlstunden, im Moment ist es noch ein analoges Klassenbuch. Und wenn da schon eine Software entwickelt wird, liegt es nahe, die Krankschreibung auch etwas zu modernisieren. Insbesondere hätte ein Kontaktformular den Vorteil, dass da relevante Infos übersichtlicher dargestellt werden könnten, sodass die Kursleitung nicht erst alles aus dem Mailtext zusammensuchen muss. Die Einsendungen könnten dann direkt den zugehörigen Fehlstunden zugeordnet werden, aktuell muss man als Kursleitung das analoge Klassenbuch durchgehen, dann für alle Fehlstunden die entsprechenden Mails raussuchen und aus dem Mailtext und den Anhängen rauslesen, ob die jeweilige Fehlstunde entschuldigt ist oder nicht.
Der Import in Excel allein bringt nicht so viel, die Mails müssen ja überprüft werden und dann muss nur noch die Entscheidung in die Absenzentabelle eingetragen werden, ob eine Fehlstunde entschuldigt ist oder nicht. Die ganzen Mails in Excel zu übertragen bringt da nicht viel.
BeBur schrieb:
Was sind die Vorerfahrungen, wie viel Zeit könnt/wollt ihr investieren?
Ich hab mal an einem kleinen Hobby-Projekt gebastelt (JS, PHP) und einen Server dafür aufgesetzt (Nginx mit PHP, SSL mit LetsEncrypt). Der Kollege unterrichtet Info und hat gewisses Vorwissen aus dem Studium. Größere Projekte haben wir beide noch nicht gestemmt, und wir haben noch nie mit Leuten im Team zusammengearbeitet, die viel Erfahrung mit Software-Entwicklung haben, von denen wir uns was abgucken könnten. Das ist ja gerade bei sicherheitskritischen Dingen problematisch.
Zeit für die Entwicklung ist mal mehr mal weniger da, gerade in den Ferien kann man aber einiges schaffen. Und so ein Projekt würde uns beiden auch viel Spaß machen, sodass wir es nicht als Arbeitsbelastung empfinden. Die Leitung gibt uns da auch freie Hand, was die Zeiteinteilung angeht, es darf auch beliebig lange dauern, bis irgendwas steht.
kachiri schrieb:
Das Problem ist halt die "systematische Erfassung" in "digitalen Systemen" wo einem die Datenschutz-Grundverordnung halt häufig einen Strich durch die Rechnung macht und am Ende einfach nur Mehraufwand erzeugt, weil das alte "analoge Verfahren" trotzdem aufrechterhalten werden muss...
Und das ist rechtens. Auch für Behörden und öffentliche Einrichtungen - und damit letztlich auch für Schulen.
Absolut, aber in der vorliegenden Situation werden genau die Daten erhoben, die für die Überprüfung der Absenzen auch nötig sind, und nichts darüber hinaus. Wir erstellen ja keine Nutzerprofile oder geben die Daten irgendwie weiter. Es muss nur das Minimum an Daten da sein, um entscheiden zu können, ob eine Absenz entschuldigt ist oder nicht. Die Datenverarbeitung ist also "anlassbezogen", es gilt das Prinzip der Datenminimierung (wir erhalten nur die Daten, die unbedingt notwendig sind), die Daten werden auch wieder gelöscht. Es ist nun mal so, dass gewisse Daten übermittelt werden müssen, ob nun via Papierzettel, Mailanhang oder ein Formular.
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