Absender-Email landet bei Office365 neuerdings im Spam

[akia47]

Hab seit vielen Jahren eine Domain, die neuerdings bei Email-Empfängern, vorrangig mit Office3656 Konten, dort im Spam Filter landet (unabhängig ob mit oder ohne Anhänge).

Kann man das wo zur Prüfung senden oder ändern?

 

[Drewkev]

Als Absender kannst du da generell wenig machen, immerhin entscheidet der Empfänger was für ihn Spam ist und was nicht. Womöglich hilft es, wenn er dich auf seine Whitelist setzt.

 

[Aduasen]

Du nicht.
Aber die Empfänger der Mails können dafür sorgen, dass die Mails nicht mehr im Spam-Ordner landen.

 

[40l0so]

Whitelist seitens Sender, ggf mal dkim/dmarc records checken.
MS kickt in letzter Zeit gefühlt aber wieder mehr in den Spam (zumindest seh ich das bei uns im EXO).

 

[JumpingCat]

Kann man das wo zur Prüfung senden oder ändern

Du kannst immerhin sicherstellen das deine E-Mails "vernünftigen" Inhalt haben sowie das dein Server nicht auf Backlisten steht.

Betreibst du dir Infrastruktur auf deiner Seite selbst?

 

[Sebbi]

Hab seit vielen Jahren eine Domain, die neuerdings bei Email-Empfängern, vorrangig mit Office3656 Konten, dort im Spam Filter landet (unabhängig ob mit oder ohne Anhänge).

Eigener (Email-) Server oder nur Domaininhaber mit Email Service von einen Anbieter?

Kann man das wo zur Prüfung senden oder ändern?

Eigener Server:

Blacklists prüfen

https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
wenn du drauf stehst, kann es sein das ein Server bei deinen Hoster gekapert wurde und der gesammte IP Bock im Sippenhaft genommen wurde

Ansonsten prüfen mit https://mxtoolbox.com/ , ob deine Server Konfig dem Standard entspricht.

Wenn alles soweit passt und du auf keiner Blacklist bist, kannst du dich nur dem Empfänger Anbieter melden und fragen warum und wie man das lösen kann.



Domaininhaber mit Email Service von einen Anbieter

kannst du nur den Anbieter anschreiben und dem die entsprechende Aufgabe geben zu prüfen was da los ist.

 

[h00bi]

whitelist ist hier der falsche Weg, denn es hilft nur bei einem Empfänger-Tenant. Müsste man also mit mehreren Empfängern durchkauen.

Konkret sollte man mal zusammen mit einem Empfänger prüfen, aufgrund welcher Kriterien geblockt wird.
Wenn SPF, DKIM und DMARC auf deiner Domain sauber konfiguriert sind, gibt es eigentlich kaum einen Grund zu blocken, außer mieser Content, der den Spam Filter triggert.

Zudem wäre noch wichtig welche Form von Filter. Wirklich der Spam-Filter?
landet die Mail im Junkmail Ordner des Empfänger-Postfachs oder landet die Mail in der Spam Quarantäne des Exchange Online?
Oder wird ggf. sogar ein Phishing Alert getriggert?

 

[Helpmaster5000]

Deinen Anbieter kontaktieren, die können sich darum kümmern, dass die IP Blöcke in ihrem Besitz mal wieder entsperrt werden.

Bei Netcup ist das beispielsweise der bevorzugte Lösungsweg, da Netcup gerne erstmal nachschauen will, ob nicht ein anderwertiges Problem vorliegt und man in Kürze wieder gesperrt würde.

Ergänzung (19. Mai 2025)

Blacklists prüfen

Google und MS nutzen iirc eigene proprietäre Listen.

 

[akia47]

Hab mit dem Provider gesprochen, der meinte er hat den Eintrag auf "quarantine" gestellt, jetzt kommt zumindest beim MX Lookup Tool kein Fehler.

 

[akia47]

Na toll, das bringt auch nix...Google lehnt alles Emails auch ab.

Fehler:

550 5.7.350 Remote server returned message detected as spam -> 550 5.7.1 [2a01:111:f403:2608::72c 12] Gmail has detected that this message;is likely unsolicited mail. To reduce the amount of spam sent to;Gmail, this message has been blocked. For more information, go to; https://support.google.com/mail/?p=UnsolicitedMessageError 586e51a60fabf-2e3c0a70f53si7457947fac.147 - gsmtp

 

[Drewkev]

Gmail wertet manchmal aber auch schon jegliche Anhänge oder sogar Grafiken in Signaturen als Spam, das würde ich nicht unbedingt als Referenz nehmen. Wenn ich überlege wie viele E-Mails bei meinem alten AG als Spam gefiltert wurden und wie viele davon an Gmail gingen, bekomme ich wieder Kopfschmerzen.

 

[akia47]

Werde leider sogar ausgefiltert wenn ich ein Plain-Text Email versende....weiss echt gerade nicht mehr weiter, weil auch mehrere Emailadressen dieser Domain betroffen sind

 

[Drewkev]

Dann würde ich (noch)mal beim Provider anklopfen.

 

[Sebbi]

Werde leider sogar ausgefiltert wenn ich ein Plain-Text Email versende.

Dann ist dein Anbieter der ASP deiner Wahl.

Wie gesagt außer du betreibst einen eigenen Emailserver bei einen Hoster, auf die Frage ob eigener Server (mit Verwaltungsumgebung wie Plesk etc oder ggf. Vollzugriff aufs System) oder nur Email Hosting (wo du nur ein Interface für die Email Account Administration hast) über den Anbieter hattest du noch nicht so klar mitgeteilt.

 

[akia47]

Irgendwie komme ich nicht weiter, die toolbox von Google bringt folgende Fehler:

In den DNS Einstellung bei ISPConfig ist allerdings ein

• DNS DKIM Record
• DNS DMARC Record

enthalten.

Was kann ich noch machen?

 

[Janush]

Zeig doch mal ein Screenshot von deinen DNS Einstellungen mit SPF, DKIM und DMARC. Kannst mir auch mal ne PM schicken, dann gebe ich dir ne Mailadresse von mir, welche dann deine Mail auf SPF, DKIM und DMARC prüft ... ohne Spamfilter.

 

[akia47]

Microsoft Security Portal:

 

[Janush]

Dein SPF lässt alle durch, das ist glaub ich nicht wirklich gut und könnte dafür sorgen, dass deine Mails "vorsichtshalber" als Spam angesehen werden.

Mach hier irgendwas mit nur durchlassen, was du angegeben hast ... in deinem Fall deinen Mail-Server.

kann sein, dass du hier Microsoft extra nochmal freischalten musst.
DMARC passt aber DKIM weiss ich jetzt nicht ... da kenne ich deinen selector nicht

PS.: Deine DNS Settings sind sowieso öffentlich einsehbar, dazu sind sie ja da. Den öffentlichen Schlüssel musst du nicht unkenntlich machen. Und die DMARC reporting Adresse auch nicht, denn die sieht dann jeder, der eine Mail von dir bekommt, oder deine Domain kennt.

Also entweder liegts am zu laschen SPF oder einem nicht funktionierenedem DKIM

 

[akia47]

Das mit dem DKIM versteh ich nicht ganz. Im Microsoft Defender Portal gibt es zwei Domains. In der Domain (nicht Standardsignaturdomäne) gibt es DKIM Signaturen für CNAME Einträge.
Host Name : selector1._domainkey
Host Name : selector2._domainkey

Die dazugehörten Adressen/Werte hab ich beim ISP unter CNAME eingetragen (und auch mit . abgeschlossen)

 

[Janush]

Tja, das ist jetzt so eine Sache. Diese CNAME Einträge sind nicht da. Hast du davon ein Screenshot?