Dateibesitzer in Ordner automatisch zuordnen

[Happy97]

Moin an alle hier,

Long Story Short... Ich muss in einem Ordner dafür sorgen das die Dateien (zu 99% PDF) selber automatisch den Besitzer zugewiesen bekommen. Der Ordner dient aber nur als "Durchreiche". Die Dateien sind meist nur 2-3 Minuten in in diesem... Denke mal ein Script das alle 30 sec läuft wäre eine Option, oder weiß wer wie man ein Script starten/auslösen kann in dem Moment wo eine Datei in dem Ordner landet?

->Ordner
->Unterordner Nutzer 1
->Unterordner Nutzer 2
->Unterordner Nutzer 3
[...]
->Unterordner Nutzer 11

Danke fürs lesen und grübeln

Happy

 

[Benzer]

Ja wie ordnest du denn das PDF dem Nutzer zu? Also welche Kriterien sind entscheidend?

 

[Happy97]

*edit:
Es geht darum, allen Usern zu ermöglichen relativ einfach einzusehen, wer die Datei erstellt hat. Die Dateien kommen aus 3 verschiedenen Scannern und haben daher als Besitzer entsprechende User die für die Scanner angelegt sind. Man könnte das zwar über die Protokolle auslesen, aber es soll schnell und unkompliziert machbar sein für die einzelnen User die ja auch nur begrenzte Rechte haben.

Dachte mir denen zu erklären "Rechtsklick -> Eigenschaften -> Details -> Besitzer" ist am einfachsten.

vielleicht hat ja auch noch wer ne komplett andere Idee um das umzusetzen

Danke fürs grübeln
Happy

 

[Benzer]

Also drei Scanner mit drei "Scan Usern". Dann gibt doch einfach für jeden Scanner einen eigenen Pfad an? Alles ein bisschen undurchsichtig.

Edit: Egal wie der Sachverhalt ist, schau dir mal "Rename Expert" an. Da kannst du einfach ein Skript mit zusammenbauen und automatisiert ausführen lassen.
https://www.rename-expert.de/

 

[Raijin]

den Besitzer zugewiesen bekommen

Ist aber nicht dasselbe wie :

->Ordner
->Unterordner Nutzer 1
->Unterordner Nutzer 2

Willst du die Dateien nun einem neuen Owner zuordnen, sie verschieben oder beides?


Und wenn jeder Scanner einen eigenen Benutzer hat, der unabhängig von demjenigen ist, der den Scanner gerade benutzt, wäre ein separater Scan-Ordner je Scanner die deutlich einfachere Variante.

 

[Happy97]

Ja wie ordnest du denn das PDF dem Nutzer zu? Also welche Kriterien sind entscheidend?

Es gibt ein Ordner für jeden Nutzer, z.b. Ordner Nutzer 1 ist alles von Nutzer 1

all diese Ordner sind in einem Übergeordneten Ordner.

 

[Benzer]

Also scannen Scanner 1, 2 und 3 in den "Scaneingang" und dort drin habt ihr dann je Mitarbeiter einen Ordner?
Der Mitarbeiter schaut dann von welchem Scanner / Besitzer / Ersteller (Scan User 1,2 und 3) die Datei kommt und sortiert sich die dann in seinen Ordner?

 

[Raijin]

@Happy97 : Das erklärt leider immer noch nichts.

Normalerweise ist es so, dass ein Netzwerkscanner das Scan-Ziel als Netzlaufwerk anbindet, mit einem bestimmten Login, dem Scanner-User sozusagen. Gescannte Dateien legt der Scanner dort ab und diese sind dann mit dem Scanner-User verknüpft, nicht mit dem Menschen, der den Scanner bedient hat.

Wenn also Steffi an Scanner1 eine Rechnung scannt, kannst du im Scanordner nicht sehen, dass es Steffi war, sondern die Datei "gehört" dem User Scanner1 und es hätte genauso gut Karl sein können, der das Dokument gescannt hat.

Oder loggt sich bei euch jeder Mitarbeiter individuell am Scanner an?




Ansonsten kann man mittels PowerShell - gesetzt den Fall wir reden über Windows - mittels FileSystemWatcher ein Skript schreiben, das den Zielordner überwacht und getriggert wird sobald neue Dateien auftauchen. Anschließend kannst du die Datei verschieben wohin du willst.

 

[Benzer]

Ich würde das Problem am Anfang lösen... Stell dem Scanner Profile ein, je "Mitarbeiter Ordner" ein Profil. Dann wird in dem Profil der Zielpfad auf den Mitarbeiter Ordner geändert, fertig.

Alternativ gibt es Scanlösungen die beim Scan Metadaten (oder Dateinamen) hinzufügen können. Dort den Mitarbeiternamen eingeben, ein Skript liest die Metadaten (oder Dateinamen) aus und legt den entsprechenden Ordner an (sollte es ihn noch nicht geben) und verschiebt die Datei.

 

[Happy97]

Also scannen Scanner 1, 2 und 3 in den "Scaneingang" und dort drin habt ihr dann je Mitarbeiter einen Ordner?
Der Mitarbeiter schaut dann von welchem Scanner / Besitzer / Ersteller (Scan User 1,2 und 3) die Datei kommt und sortiert sich die dann in seinen Ordner?

Man kann im Scanner beim scannen direkt angeben wer man ist und die daten landen via FTP direkt im eigenen Ordner zum einsortieren. der bestizer ist dadurch erstmal der Nutzer des Scanners selber für die FTP übertragung.

Ich würde das Problem am Anfang lösen... Stell dem Scanner Profile ein, je "Mitarbeiter Ordner" ein Profil. Dann wird in dem Profil der Zielpfad auf den Mitarbeiter Ordner geändert, fertig.

Alternativ gibt es Scanlösungen die beim Scan Metadaten (oder Dateinamen) hinzufügen können. Dort den Mitarbeiternamen eingeben, ein Skript liest die Metadaten (oder Dateinamen) aus und legt den entsprechenden Ordner an (sollte es ihn noch nicht geben) und verschiebt die Datei.

Die Daten sind durch die Ordner für jeden Nutzer so weit sortiert. Ich brauche nur eine Lösung für ein Script das die eingesacnnten Daten je nach Ordner dem entsprechenden Nutzer übertragen.

Gibt es eine möglichkeit ein Script zu starten sobald eine Datei in einem Ordner landet (wäre Ressourcen schonender als alle paar Sekunden nach zu gucken...
Weiß einer wie man z.b. mit Powershell den Besitzer einer Datei ändert.

 

[Benzer]

Man kann im Scanner beim scannen direkt angeben wer man ist und die daten landen via FTP direkt im eigenen Ordner zum einsortieren. der bestizer ist dadurch erstmal der Nutzer des Scanners selber für die FTP übertragung.

Dann muss an der Stelle etwas in die Metadaten oder den Dateinamen der Datei - woher soll ein Skript sonst wissen in welchen Ordner die Datei soll. Ohne das keine automatisierte Zuordnung.

 

[Happy97]

Ich würde das Problem am Anfang lösen... Stell dem Scanner Profile ein, je "Mitarbeiter Ordner" ein Profil. Dann wird in dem Profil der Zielpfad auf den Mitarbeiter Ordner geändert, fertig.

Alternativ gibt es Scanlösungen die beim Scan Metadaten (oder Dateinamen) hinzufügen können. Dort den Mitarbeiternamen eingeben, ein Skript liest die Metadaten (oder Dateinamen) aus und legt den entsprechenden Ordner an (sollte es ihn noch nicht geben) und verschiebt die Datei.

Ich könnte auch in den Scannern den FTP zugang so anlegen, dass der Scanner gleich mit dem entsprechenden User die PDF anlegt, und so der Bestitzer stimmt automatisch stimmt.

Nur dafür müssen die entsprechenden Passwörter der einzelnen User hinterlegt werden (Sicherheit-> die normalen User haben wesentlich mehr rechte als der User vom Scanner) was ich nur ungern machen möchte...

Außerdem müssten die Passwörter jedesmal angepasst werden wenn es geändert wird.
Das passiert bei uns mindestens alle 2 Monate (forced).

Deswegen wäre es meiner Meinung nach eleganter im nachhinein den Besitzer der Dateien anzupassen.

 

[Happy97]

Dann muss an der Stelle etwas in die Metadaten oder den Dateinamen der Datei - woher soll ein Skript sonst wissen in welchen Ordner die Datei soll. Ohne das keine automatisierte Zuordnung.

die Daten liegen alle schon in den richtigen Ordner weil man im Scanner beim Scannen sagt wohin, da wählt einfach jeder seinen eigenen aus.

Aber Nutzer 1 hat jetzt seine Daten in seinem Ordner 1 und der Besitzer ist durch das Scannen nicht er sondern der nutzer des Scanners. Und ich muss lediglich automatisch alle Datein in Ordner 1 auf Nutzer 1 als Besitzer übertragen.

 

[BFF]

Kannst Du die Scanner nicht mit der AD koppeln falls da eine ist?

Weil dann waere es nicht noetig das Passwort auf dem Scanner zu hinterlegen.

 

[Benzer]

Also die Dateien sind schon in den einzelnen Unterordnern und du willst nur den Besitzer dieser Dateien ändern? Dann wäre das doch eine gute Frage für den erste Post gewesen.

 

[Happy97]

Also die Dateien sind schon in den einzelnen Unterordnern und du willst nur den Besitzer dieser Dateien ändern? Dann wäre das doch eine gute Frage für den erste Post gewesen.

Genau, habe ich mehr oder weniger, muss aber zugeben war unglücklich formuliert.

Kannst Du die Scanner nicht mit der AD koppeln falls da eine ist?

Weil dann waere es nicht noetig das Passwort auf dem Scanner zu hinterlegen.

Ja aber Nein 😅 Am Ende liegen die Daten dann nur in anderen Ordnern, der Besitzer ist dann aber immer noch der User vom Scanner.

 

[Happy97]

Ich Versuchs nochmal besser zu formulieren mein erster Versuch war ja nicht der Beste...

Der aktuelle Stand ist, dass jeder Nutzer einen Ihm zugeordneten Ordner hat in der er seine Sachen scannen kann. Dadurch sind in dem Ordner von Nutzer 1 auch nur die Daten von Nutzer und in Ordner 2 die Daten von Nutzer 2, usw. ...
Später gehen die Nutzer bei und sortieren Ihre Daten in z.B. unser Archiv.

Manchmal kann es den aufwand extrem vereinfachen, wenn die Nutzer sehen können wer was eingescannt/einsortiert hat (Long Story...)

Meine Überlegung war einfach den Besitzer der Datei so festzulegen, dass dort immer der Jenige gelistet ist, der die Datei eingescannt/einsortiert hat. Dies wird denke ich für alle hier machbar sein (Rechtsklick -> Eigenschaften -> Details -> Besitzer).

Dies manuell zu ändern ist relativ gut machbar, wird bei der Masse an Dateien aber viel zu aufwendig, deswegen möchte ich das gerne automatisieren.

Ich muss nun also ein Script schreiben, dass dies übernimmt. Ich habe von Powershell etc. noch nicht so den Plan muss ich zugeben.

Kennt einer einen weg ein Script automatisch zu starten/triggern wenn eine beliebige Datei in einem bestimmten Ordner landet bzw. wie ich mit Powershell den Besitzer von Dateien änder?

Oder hat vielleicht noch jemand eine ganz andere Idee den Nutzern zu ermöglichen zu sehen wer die Datei verarbeitet hat?

Danke fürs lesen und mitgrübeln

Happy

 

[Raijin]

Kennt einer einen weg ein Script automatisch zu starten/triggern wenn eine beliebige Datei in einem bestimmten Ordner landet bzw. wie ich mit Powershell den Besitzer von Dateien änder?

Wenn du meine Beiträge nicht konsequent ignoriert hättest, wüsstest du, dass ich dir bereits etwas dazu geschrieben habe. FileSystemWatcher und beim entsprechenden Event tätig werden. Wenn man nicht nach "PowerShell file owner" goggeln kann, findet man sonst hier etwas dazu: Changing Ownership of File. Beides in einem Skript vereinen und ab geht's.

 

[Happy97]

Wenn du meine Beiträge nicht konsequent ignoriert hättest, wüsstest du, dass ich dir bereits etwas dazu geschrieben habe. FileSystemWatcher und beim entsprechenden Event tätig werden. Wenn man nicht nach "PowerShell file owner" goggeln kann, findet man sonst hier etwas dazu: Changing Ownership of File. Beides in einem Skript vereinen und ab geht's.

Dein Beitrag ist mir tatsächlich durchgerutscht, habe wohl zur gleichen Zeit geschrieben.

@Happy97 : Das erklärt leider immer noch nichts.

Normalerweise ist es so, dass ein Netzwerkscanner das Scan-Ziel als Netzlaufwerk anbindet, mit einem bestimmten Login, dem Scanner-User sozusagen. Gescannte Dateien legt der Scanner dort ab und diese sind dann mit dem Scanner-User verknüpft, nicht mit dem Menschen, der den Scanner bedient hat.

Wenn also Steffi an Scanner1 eine Rechnung scannt, kannst du im Scanordner nicht sehen, dass es Steffi war, sondern die Datei "gehört" dem User Scanner1 und es hätte genauso gut Karl sein können, der das Dokument gescannt hat.

Oder loggt sich bei euch jeder Mitarbeiter individuell am Scanner an?




Ansonsten kann man mittels PowerShell - gesetzt den Fall wir reden über Windows - mittels FileSystemWatcher ein Skript schreiben, das den Zielordner überwacht und getriggert wird sobald neue Dateien auftauchen. Anschließend kannst du die Datei verschieben wohin du willst.

Im Scanner ist ein einziger User hinterlegt, der auch nur die Dateien in die Ordner packen kann/soll. Die von euch so getaufte "Steffi" scannt Ihre Rechnung und wählt nur Ihren Ordner mit einem Tipp aufs Display aus und Ihr Scan landet bei Ihr im Ordner. Durch den Zugang über den User des Scanners gehört die Datei mehr oder weniger dem Scanner. Das sich jeder einzeln am Scanner anmeldet wäre zum einen immer recht aufwendig und zum anderen kommts Thema Sicherheit ins spiel.

FileSystemWatcher schaue ich mir später nochmal genauer an, habe eben nur mal einen Blick reingeworfen, das sieht vielversprechend aus.

Danke schonmal für den Tipp!

 

[Benzer]

Oder hat vielleicht noch jemand eine ganz andere Idee den Nutzern zu ermöglichen zu sehen wer die Datei verarbeitet hat?

Der Scanner hat doch schon Profile mit den Pfaden der Ordner. Sag dem Profil das der Ordnername / Name des Mitarbeiters auch im Dateinamen vorkommen soll.

Sowas über den Besitzer zu steuern ist nicht wirklich praktikabel.
Normalerweise ist das Archiv aber auch eine Software in der dann solche Dinge aus Metadaten und oder Dateinamen ausgelesen werden. Wenn ihr sowas noch nicht habt würde ich erstmal da ansetzen.