Dokumenten Management System

[holzfelix]

Hallo Zusammen,

ich würde gerne ein Dokumenten Manangement System für mich Privat einführen.

Ich hätte folgende Ideen:

• Stapelverarbeitung
• Direktes abgreifen vom Scanner oder ähnliches
• OCR
• Open Source
• Self Hosted

Idee wäre alle meine Dokumente (Bank Unterlagen, Versicherungen, Immobilien Unterlagen, etc. ) Einzuscannen und Digital abzuelgen und damit allen Papierkram los zu werden. Möchte es bei mir Privat auf dem Server Hosten.

Hat dazu jemand Ideen oder Gedanken?

Danke und Grüße

 

[Mickey Mouse]

ich habe mich noch nicht intensiv genug damit beschäftigt, erst angefangen
im Moment teste ich gerade CompuDMSFree, macht einen ordentlichen Eindruck soweit...

hier ein paar links:
Giga SchnellCheck
OpenDocMan
LogicalDoc
OpenKM

 

[AlanK]

Welche Scan Hardware hast du denn?
Bei vielen anständigen Dokumentenscannern ist schon eine gute Start Basis dabei.

 

[omavoss]

@holzfelix:
Schau mal nach Paperwork:

https://openpaper.work/de/

Was Du mit "Self Hosted" meinst, weiß ich nicht, aber alle anderen Anforderungen werden erfüllt. Man kann mit Paperwork das Arbeitsverzeichnis auf ein Netzlaufwerk legen, vom Arbeitsverzeichnis ein Backup (evtl. mit synkron) wäre gut.

http://synkron.sourceforge.net/

Die wichtigsten Papier-Unterlagen würde ich trotz Backup nach wie vor sicher aufbewahren, Datenverluste sind niemals zu 100 % auszuschließen.

 

[holzfelix]

https://googlethatforyou.com?q=Open Source DMS

total sinnfrei wenn ich nach gedanken und meinungen aus ersterhand frage. Googlen kann ich alleine.

Ergänzung (15. September 2021)

Welche Scan Hardware hast du denn?
Bei vielen anständigen Dokumentenscannern ist schon eine gute Start Basis dabei.

Ich hab einen brother dokumentenscanner ads-2400n

Ergänzung (15. September 2021)

ich habe mich noch nicht intensiv genug damit beschäftigt, erst angefangen
im Moment teste ich gerade CompuDMSFree, macht einen ordentlichen Eindruck soweit...

hier ein paar links:
Giga SchnellCheck
OpenDocMan
LogicalDoc
OpenKM

Danke schaue ich mir gleich mal an

 

[AlanK]

Ich hab einen brother dokumentenscanner ads-2400n

Mit Brother Produkten kenne ich mich nicht aus, habe auch keine guten Erfahrungen früher mit dem Hersteller gemacht.
Ich selbst habe 2 Stck Fujitsu Scansnap, den kleinen mobilen mit Akku und "den großen".
Das funktioniert prima, ich kombiniere das mit openpaper.work https://gitlab.gnome.org/World/OpenPaperwork/paperwork
und habe dann noch 2 backups laufen, 1x Google (verschlüsselt) und meine nextcloud privat auf einem NUC unverschlüsselt.
Das einzige was mich an openpaper stört, es gibt keine native Apple M1 fähige Version.

 

[omavoss]

Paperwork ist halt nur für den Privatgebrauch interessant; für kommerzielle Nutzung muss eine DMS-Software her, die revisionssicher ist; d.h. wenn sich erst einmal ein Dokument im DMS befindet, muss es zunächst unveränderbar sein. Sollte es trotzdem Änderungen an dem Dokument geben (müssen), muss das DMS diese Veränderungen lückenlos bis zum Ursprungsdokument nachverfolgbar machen. Ebenso darf kein Dokument aus dem DMS entfernbar sein. Das alles kann Paperwork nicht.

 

[Domi83]

Ebenso darf kein Dokument aus dem DMS entfernbar sein.

Bitte erkläre mir, wo steht dass ein Dokument nicht "entfernbar" sein kann / darf? Revisionssicherheit muss gegeben sein, aber es darf auch entfernbar sein. Stell dir vor (in größeren Unternehmen) legt einer die Sekretärin auf den Scanner und das Endergebnis hängt für immer in der DMS fest. Ja, ist eher ein humorvolles Beispiel, aber ich brauchte gerade ein extremes Beispiel.

Stelle es mir gerade spaßig vor, wenn der Azubi ein Anschreiben versehentlich als Rechnung in ein DMS kracht und dieses für immer darin fest hängt, weil es nicht mehr entfernbar sein darf...

Es muss nachverfolgbar sein, was mit den Dokumenten passiert, aber "nicht entfernbar" kann ich mir noch nicht so ganz vorstellen.

Was die DMS selbst angeht... ich würde mal ecoDMS in den Raum werfen. Es gibt auch noch ELO Office... aber, bei beiden kann man (wenn ich mich jetzt nicht irre) über den physikalischen Pfad die Dokumente raus löschen. In wie fern dies das Programm verkraftet, weiß ich nicht... aber ich weiß dass man da hin kommen kann. ELO Professional wäre sonst die Datenbankbasierte Lösung. Kostet aber auch alles ordentliches Geld

 

[PHuV]

Bitte erkläre mir, wo steht dass ein Dokument nicht "entfernbar" sein kann / darf? Revisionssicherheit muss gegeben sein, aber es darf auch entfernbar sein.

Definiere "entfernbar". Wenn es revisionssicher abgelegt ist, kann/muß man es jederzeit wieder herstellen können.

 

[Domi83]

Naja, man muss es auf jeden fall so "entfernen" können, dass es "weg" ist. Wie gesagt, wenn der Azubi versehentlich ein Dokument als "Rechnung" archiviert, muss es ja dennoch eine Möglichkeit geben dieses "weg" zu bekommen. Wie gesagt, das doch leicht schräg gewählte Beispiel wäre eine Option.

 

[PHuV]

Dafür gibts ja andere Kontrollmechanismen, wie Vorschau etc., bevor man dann das Dokument endgültig ablegt. Bei unserem für einen Kunden erstellten DMS-System wird vorher auch immer gefragt. Sprich, erst werden die Dateien tempörär zur Prüfung vorgehalten, und erst nach einem Review etc. wird gezielt abgefragt und die Dateien entsprechend erst danach in die Bereiche kopiert und versioniert.

 

[Domi83]

Ah... also gefühlt wie ein 4-Augen Prinzip, um solche "Patzer" zu vermeiden. Dann macht das Sinn Wobei ich so eine "Festschreibung" ja irgendwie immer sehr "kritisch" finde, aber dass dürfte eher ein "Luxusproblem" sein

Ich hab in meinem ecoDMS daher diesen Archiv-zwang weg gelassen, falls ich versehentlich doch mal was falsch einordne. Dann bekomme ich das da nie wieder raus und ärgere mich

 

[PHuV]

Gut, Du hast auch einen anderen Anspruch als Firmen.

 

[Domi83]

Bin selbstständig im Nebenerwerb... und da dies auch per Definition ein Unternehmen ist welches ganz gewöhnlich Einkommensteuer und Umsatzsteuer abführt, bin ich wohl auch eine Firma

Mache aber als IT Dienstleister doch noch meine Buchhaltung analog mit Papier und Ordner. Dennoch schaue ich immer gerne, was es bei DMS so gibt. Da aber der TE ja schon sagte, dass er das für sich privat nutzen möchte, sind seine und meine (oder auch die von dir) anders.

Da könnte man also ELO Office oder ecoDMS nutzen... Wobei als Firma wohl auch ecoDMS nutzbar sein, denn sie werben ja bezüglich "GoBD" damit.

 

[omavoss]

Stelle es mir gerade spaßig vor, wenn der Azubi ein Anschreiben versehentlich als Rechnung in ein DMS kracht und dieses für immer darin fest hängt, weil es nicht mehr entfernbar sein darf...

Es muss nachverfolgbar sein, was mit den Dokumenten passiert, aber "nicht entfernbar" kann ich mir noch nicht so ganz vorstellen.

Genau; merkst Du etwas? Der Scan des "Arschs" der Sekretärin bzw. des Anschreibens bleibt für immer im DMS, dessen Historie zeigt dann den weiteren Status des Dokuments. Je mehr Leute den "Fehlscan" des Dokuments bearbeiten, umso länger wird dessen Historien-Liste. Natürlich kann in dieser Historie-Liste auch eine Nachricht auftauchen, dass dieses Dokument versehentlich eingescannt wurde, trotzdem bleibt das Ursprungsdokument erhalten.

Denn es könnte doch jeder kommen und für eine Revision bspw. für das Finanzamt relevante Dokumente modifizieren bzw. ganz verschwinden lassen. Das DMS scannt Dokumente revisionssicher als schreibgeschützt; der (nicht autorisierte User) kann den Schreibschutz nicht aufheben.

 

[Domi83]

der (nicht autorisierte User) kann den Schreibschutz nicht aufheben.

Der Autorisierte User aber auch nicht, merkst Du etwas? Um mal deine Spitzfinde Bemerkung zu übernehmen.