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Solange alle Beteiligten es verstehen ist die Form erstmal eher nachrangig. Aber die Form kann zum Verständnis beitragen.
vom Ablauf her ist es normalerweise so (kann natürlich abweichen):
1) Du gehst mit einem Lastenheft zu einer Firma, welche die Dienstleistung erbringen soll
2) Diese Firma schaut sich das an und klärt ggf. auch noch Unklarheiten mit dir (hier findet also ein Dialog statt)
3) Daraufbasierend erstellt diese Firma ein Pflichtenheft (ggf. wird die Erstellung vergütet), wo deren Lösungsweg dargestellt wird, letztlich auch als Teil des Angebots für die Entwicklung mit Meilensteinen, Zeitpläne, Kosten, etc.
Ich würde erstmal ein ausführliches Konzept, ein paar Scribbles und ne grobe Funktionsbeschreibung erstellen. Lastenheft, das ist schon ziemlich detailliert von der Planung her ...
Schreib es so, wie du am besten das Wissen und die Anforderungen kompakt und übersichtlich darstellen kannst.
Feinheiten kommen dann sowieso noch, aber für ein grobes erstes Angebot, sollte das doch schon ausreichen.
Schreib es so, dass später die Firma bei einem fehlenden Feature (nach der Umsetzung) nicht sagen kann, dass es nicht im Pflichtenheft stand.
Das Pflichtenheft ist die Basis für das Angebot, später für den Auftrag, den Du unterschreibst und gilt somit auch als rechtliche Grundlage für die Geschäftsbeziehung. Umgesetzt wird anschließend alles, so wie es im Auftrag aufgeführt und beschrieben ist.
Verlinkte Inhalte in einem Pflichtenheft sind keine gute Idee, da sich diese Inhalte im Verlauf der Entwicklung ändern können und Du müsstest ggf. vor Gericht glaubhaft darlegen, dass sich die externen Inhalte zum Zeitpunkt des Auftrages bis heute nicht geändert haben.
