Gmail & Outlook 2016 - Archivieren von E-Mails

[Martin.H]

Hi zusammen,

leider konnte ich eine Lösung zu genau meiner Frage nicht finden....

Ich nutze Gmail und Outlook 2016 bzw. Outlook 2010, beide per IMAP, an 2 PCs plus mobile Geräte.
Ich möchte die Größe der OST-Datei limitieren (aktuell an die 16GB), und hierzu verschiedene Ordner verwenden. Das ist ja in GMail wie auch Outlook kein Problem, ich suche nun aber nach einer Möglichkeit, diese Ordner in Outlook in je eine andere OST-Datei auszulagern.
Gibt es hierzu eine direkte Möglichkeit? - dann hab ich die Funktion noch nicht gefunden.
Oder sollte ich die Archivierungs-Funktion nehmen? - könnte ich das ggfs. rückgängig machen? Und wie kann ich genau die Mails auswählen, die in einen bestimmten Archivordner gehen sollen?

Bin für jeden Hinweis dankbar!

lg
Martin

 

[KnolleJupp]

Bei IMAP liegen alle eMails nach wie vor auf dem Server des eMail-Anbieters. Die lokale OST-Datei stellt nur eine "Spiegelung" dar.
Die Größe entspricht IMHO eben der Größe aller dort enthaltenen eMails.

 

[Wilhelm14]

Versuch mal mit Sendung-mit-der-Maus-Worten zu erklären, was du haben möchtest. Wie schon gesagt, liegen bei IMAP die E-Mails auf dem Server. Wenn das ganze 16 GB sind und du alles synchronisierst, sind es eben 16 GB. In Outlook splitten ist sinnlos. sollen die IMAP-Postfächer kleiner werden und dazu E-Mails weg archiviert werden, würde ich in Outlook eine lokale Datendatei erstellen, eine PST, falls nicht schon vorhanden. Dann kann man dort E-Mails aus den IMAP-Zweig hinschieben. Die IMAP-Fächer werden entschlackt, die Mails sind in der PST lokal.

 

[KnolleJupp]

Nur mal zum generellen Verständnis, da ich auch kein Outlook Crack bin:

OST = eMails die gleichzeitig auch online beim eMail-Anbieter liegen und bei jedem senden/empfangen abgeglichen werden.
PST = Ausschließlich lokal auf dem Rechner liegende eMails, die auch nicht mehr beim Anbieter online vorliegen.

Richtig?

Was du natürlich auch machen könntest wäre die eMail Postfächer von IMAP auf POP3 umzustellen. Aber dann wären alle eMails nur lokal auf diesem Rechner verfügbar.

 

[Wilhelm14]

Grundsätzlich ja. Allerdings könnte man beim POP3-Abruf einstellen, dass Kopien auf dem Server bleiben sollen. Dann sind sie in der pst und auf dem Server. Die Möglichkeit ist allerdings alles andere als elegant.

Noch was zur Größe. In Smartphones kann man meist einstellen, dass z.B. nur die letzten x Tage, Wochen, Anzahl synchronisiert werden oder auch nur Kopfzeilen oder nur die "ersten 25 KB" usw.

 

[Martin.H]

OK, danke für Euren Input, und sorry für die Verzögerung, hier noch die Infos die ich so einfach formuliert wie möglich nachschieben kann:

1. Ich nutze GMail mit extra Speicherplatz, löschen will ich daher nichts. IMAP-Sync soll erhalten bleiben, auch weil ich mehrere Geräte nutze.
2. Ich hätte gern den Outlook-Posteingang, in dem sich im Moment die 16GB Mails befinden, aufgeteilt, vorzugsweise in mehrere OST-Files.
3. Wie ich das umsetzten kann, ist mir herzlich egal, Ordner schienen mir die naheliegendste Lösung zu sein.

Mein Ziele sind dabei zweierlei:
1. Suchen in Outlook beschleunigen
2. Backups per Kopieren der OST-Datei vereinfachen

 

[h00bi]

2. Ich hätte gern den Outlook-Posteingang, in dem sich im Moment die 16GB Mails befinden, aufgeteilt, vorzugsweise in mehrere OST-Files.

Das geht nicht.
Wenn du kein 16GB file haben willst dann musst du den Sync so einstellen dass er nur die letzten 2 Jahre synct oder nur die Kopfzeilen runter lädt oder oder oder.
Aber alle Mails offline verfügbar haben ohne ein 16GB file zu haben geht nicht.

Suchen in Outlook ist dank dem cleveren 2016er Index eigentlich kein Problem, oder? Wenn du das Problem nur beim 2010er hast dann aktualisiere das ebenfalls auf 2016.

Backups kannst du mit Mailstore machen. Der schiebt dir auf Wunsch das ganze Konto in eine PST Datei.

Fürs 2010er Office gibts übrigens einen Hotfix für den indexdienst. Vielleicht ist das bei dir das Problem?
kb4022168

 

[Wilhelm14]

Genau, wie oben schon erwähnt, kann man die Synchronisation so einstellen, dass nicht alles synchronisiert wird. Wirklich die 16 GB bei GMail belassen, diese aber auf dem Client als z.B. 4x4 zu synchronisieren, geht nicht. Die ost sollte sowieso nicht als Backup herangezogen werden.
https://www.msxfaq.de/exchange/clients/unterwegs4.htm
https://www.msxfaq.de/exchange/clients/unterwegs2.htm

Archivieren bedeutet eigentlich immer, dass Teile aus dem aktiven Bereich entfernt werden, was sich mit dem Wunsch alles auf GMail zu belassen, widerspricht. Du könntest vielleicht auf GMail Mails wegsortieren, bei Outlook diesen wegsortierten Ordner aber nicht abonnieren. Möchtest du Mails offline/lokal archivieren, dann mit einer pst.