Internes Firmentool für Kommunikation/Anhänge

[Prarrior]

Hallo Hallo,

ich arbeite in einer Firma mit etwa 50 Mann und muss mich unter anderem für den Speicher kümmern. Ein großes Problem hier ist schon seit längerem die schiere Größe der E-Mail Postfächer. Diese werden ständig angehoben, obwohl die Leute angeblich alles immer löschen.

Es gibt aber die Regel, alles innerhalb der letzten 12 Monate aufzubewahren. Intern gibt es viel E-Mail Verkehr mit vielen Anhängen. Diese Anhänge liegen in der Regel sogar auf unserem Server. Den UNC Pfad nutzen die Leute nicht. Hier arbeitet eine Generation die unglaublich wenig mit dem Computer zu tun hat und daher muss es einfach sein.

Habt ihr eine Idee, was man für die interne Kommunikation nutzen könnte, wo man auch einfach Anhänge verschicken kann, die im Grunde nur eine Verknüpfung der Datei auf dem Server sind?
Ich dachte an Slack, aber da wird der Anhang dann auf die Festplatte heruntergeladen. So wird dann irgendwann die Festplatte, statt das E-Mail Postfach voll.

 

[Millkaa]

Also meinst du einen Anhang, der beim Öffnen nur eine Verknüpfung mit der gleichen Datei auf dem Server ist?
Also praktisch kein richtiger physischer Anhang als Datei sondern nur die Verknüpfung womit sich die Datei auf dem Server öffnet`?

Da wüsste ich nichts. Zumindest nichts, was nicht total umständlich ist. Man könnte den Pfad nennen, wo die Datei liegt aber das wird nicht sinnvoll sein.

 

[holdes]

Dröseln wir das mal ein wenig auf:
Habt ihr Exchange im Einsatz? Der sollte seit mindestens 2013 in der Datenbank reel Anhänge bzw. gleiche Daten deduplizieren, damit sollte zumindest die HDD (auch bei größeren PF nicht volllaufen). In der DB wirds ja schließlich nur 1 mal gespeichert.

Bei uns hab ich die Postfächer auf 2GB genagelt, archiviert wird mit Mailstore (siehe GoBD) und die Leute haben dann darüber noch einige Zeit Zugriff inklusive vernünftiger Suche auch in Anhängen etc..

Für das was du im speziellen suchst nutzen wir unsere CTI Software (estos ProCall), die hat einen Chat und kann darüber Dateien bis max 25MB versenden (inkls. Smartphones). Die würde sich für diesen Zweck alleine allerdings absolut nicht lohnen und kostet auch richtig Geld. Eventuell hat aber hier jemand noch einen Tipp dafür, ich bin mir ziemlich sicher dass es in der OpenSource Welt da noch eine HTML basierende Plattform geben wird die nichts kostet .

 

[Masamune2]

Hier arbeitet eine Generation die unglaublich wenig mit dem Computer zu tun hat und daher muss es einfach sein.

Hier liegt das eigentliche Problem. Alles was wir hier technisch vorschlagen versucht ein organisatorisches Problem zu lösen. Das ist eigentlich immer zum Scheitern verurteilt...

Auch User muss man erziehen, dazu brauchst du aber Rückhalt der Vorgesetzten. Wenn das geklärt ist können wir über die technischen Möglichkeiten sprechen.

Ansonsten könntest du uns aber schon mal mehr Details verraten: Welcher Mailserver denn? Wie viel ist denn eigentlich "viel"? Wie setzt ihr aktuell die GoDB (ehemals GDPdU) Vorgaben um?

 

[PHuV]

Exchange Server mit Sharepoint, Onedrive, und dann über Teams die Ordner und Gruppen entsprechend verwalten. Dafür braucht Ihr aber Office 365 Business und Co. Setzten wir seit bald 3-4 Jahren so ein, funktioniert auch mit den nicht technikaffinen Personen prima.

 

[AGB-Leser]

Dann ist doch die einfache Regel, regelmäßig eine Datensicherung zu machen und alles was älter als ein Jahr ist, einfach vom Server zu löschen. Den Leuten wirste das schlecht beibringen können, was zu tun ist. Also musste denen die Oberfläche bereitstellen und dahinter kannste machen, was Du willst

 

[Raijin]

Ich hätte jetzt ebenso wie @PHuV OneDrive/SharePoint vorgeschlagen. Darüber kann man Links verschicken, direkt aus OneDrive/SharePoint heraus.

 

[xexex]

Habt ihr Exchange im Einsatz? Der sollte seit mindestens 2013 in der Datenbank reel Anhänge bzw. gleiche Daten deduplizieren, damit sollte zumindest die HDD (auch bei größeren PF nicht volllaufen). In der DB wirds ja schließlich nur 1 mal gespeichert.

Das ist seit zig Jahren nicht mehr der Fall! Laut der Aussage von Microsoft, weil Platz nicht mehr das Problem ist und die Querverknüpfungen immer wieder zu Problemen führten.

In Exchange Server 2010, there is no more single instance storage (SIS). To help understand why SIS is gone, let's review a brief history of Exchange.
https://techcommunity.microsoft.com...g/dude-where-s-my-single-instance/ba-p/595267

Zum Thema
@Prarrior
Die erste Lösung wäre MailStore einzusetzen, damit kannst du Mails archivieren, was du aus gesetzlichen Vorgaben sowieso tun solltest.
https://www.mailstore.com/de/

Die zweite Lösung wäre schlichtweg Teams einzusetzen statt alles zigfach per Mail zu verschicken. Ist sowieso bei Projekten die gemeinsam bearbeitet werden eine viel bessere Lösung.
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

 

[holdes]

Das ist seit zig Jahren nicht mehr der Fall! Laut der Aussage von Microsoft, weil Platz nicht mehr das Problem ist und die Querverknüpfungen immer wieder zu Problemen führten.

Stimmt, mein Fehler - hab ich wohl durcheinandergewirbelt. Mailstore im speziellen übernimmt bei uns wie schon oben geschrieben Kompression/Deduplizierung, daher fällts kaum auf da die Objekte nicht in der Exchange DB verbleiben. Ergebnis ist aber das gleiche -> identische Objekte sind am Ende nicht mehrfach auf dem Datenträger.

 

[Masamune2]

regelmäßig eine Datensicherung zu machen und alles was älter als ein Jahr ist, einfach vom Server zu löschen

Eine Datensicherung ist kein Archivsystem!