Power Automate von Jira via Excel zu einer Roadmap

[mr.silverhammer]

Hallo zusammen.

Ich brauche für ein Projekt regelmässig eine "Managementgerechte Roadmap", auf welcher die Epic und Features mit dem aktuellen Fortschritt ausgewiesen werden können.
Das Tracking findet in Jira statt, jedoch gefallen mir die in Jira möglichen Views nicht und ich möchte etwas eigenes für meine Board-Meetings benützen. Dazu erstelle ich regelmässig eine Roadmap in PowerPoint. Die sich ändernden Start- und Endpunkte sowie den Fortschritt dauernd manuell einzupflegen ist jedoch ungenau und aufwändig, dies sollte sich doch automatisieren lassen? ;-)

Meine Vorstellung ist, dass ich aus Jira einen Export des Projketes nach Excel mache und via Power Automate dann automatisiert die Epics und Features auslese und deren Werte auf der Roadmap aktualisiere. Die Aktualisierung der Werte spiegelt sich dann wiederum in der länge der Balken auf der Roadmap wieder.

• Habt ihr ein Idee, wie ich dies in Power Automate sinnvoll umsetzen kann?
• Allenfalls gibt es elegantere Lösungen als ich zur Zeit kenne, inputs diesbezüglich sind auch willkommen!

Danke schon mal im Voraus!

Gruss
Silverhammer

 

[duAffentier]

Herzlich willkommen im CB-Forum!
Wünsche dir einen guten Start und viel Freude.
Für hilfreiche Tipps, teile bitte so viele Informationen wie möglich (deine Anforderungen deutlich zu sagen hilft sehr). Dann klappt es auch sehr gut mit dem "helfen".

Nun zum Thema: Das kann man nicht einfach beschreiben. Zu viele Apps und Variablen! Bei Fachwissen wäre es möglich.

Das sagt die KI zu allem:

1. Umsetzung mit Power Automate (Excel → PowerPoint):​

Schritt 1: Vorbereitung​

• Export aus Jira nach Excel:
  • Richte einen regelmäßigen Jira-Export ein (z.B. CSV oder Excel direkt aus Jira Cloud).
  • Speichere diese Datei auf SharePoint oder OneDrive.

Schritt 2: Excel vorbereiten​

• Standardisiertes Template in Excelerstellen, das folgende Spalten enthält:
  • Epic/Feature Name
  • Startdatum
  • Enddatum
  • Fortschritt (%)
  • Status
• Die Excel-Datei sollte auf OneDrive oder SharePoint liegen, um sie direkt mit Power Automate zu nutzen.

Schritt 3: Power Automate Flow aufbauen​

• Trigger: Wenn Datei (Jira-Export) in SharePoint aktualisiert wird.
• Aktion: Excel-Datei auslesen (Tabelleninhalt abrufen).
• Aktion: Für jeden Eintrag (Epics & Features):
  • Daten aus Excel-Spalten auslesen.
  • PowerPoint-Präsentation öffnen (über "Vorlage" mit Platzhaltern für Shapes).
  • Balken/Shapes anhand von Start-/Enddatum und Fortschritt per Skript oder Office Scripts aktualisieren.

Optimierter Weg in Power Automate:

• Nutze Office Scripts in Excel, um zuerst die Daten aufbereitet (z.B. Zeitachsen, %-Fortschritt, Dauerberechnung).
• Power Automate führt dann ein Office Script aus, das die Excel-Daten auf eine PowerPoint-Präsentation überträgt und Shapes anpasst (Position, Länge etc.).
  Hinweis: PowerPoint wird aktuell nicht direkt in Office Scripts unterstützt. Stattdessen kannst du:
  • Excel-Daten in eine Tabelle oder Grafik vorbereiten und dann automatisiert in PowerPoint einfügen.
  • Über Power Automate die Excel-Grafik oder Tabelle als Bild in die Präsentation exportieren.

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⚠️ Herausforderung:​

Power Automate bietet aktuell keine einfache Standardaktion, um bestehende PowerPoint-Shapes dynamisch anzupassen. Daher empfehle ich eine Zwischenlösung, z.B. automatische Aktualisierung einer Tabelle oder eines Diagramms, die du in PowerPoint dynamisch verknüpfst.

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2. Alternative elegantere Lösungen:​

A. Power BI als interaktive Roadmap (Management-gerecht)​

• Warum?
  
  • Direkte Jira-Anbindung möglich (z.B. mit Power BI Jira Connector).
  • Fortschritt automatisch, live und interaktiv aktualisiert.
  • Visuell ansprechend und perfekt für Meetings.
• Vorteile:
  
  • Interaktive Roadmaps.
  • Dynamische Filterung nach Epics, Features, Status.
  • Drilldown-Möglichkeiten.
• Nachteil:
  
  • Gewisse Einstiegshürde, wenn noch kein Power BI Know-how vorhanden.

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B. Excel mit Office Script + PowerPoint Live-Verknüpfung​

• Warum?
  
  • Automatisierte Aktualisierung der Daten in Excel mit Office Scripts.
  • Direkte Live-Verknüpfung einer Excel-Tabelle oder Diagramms in PowerPoint (Kopieren und „Daten verknüpfen“).
• Vorteile:
  
  • Einfache Einrichtung, geringe Komplexität.
  • Automatische Updates via Power Automate (Office Script).
• Nachteil:
  
  • Weniger interaktiv als Power BI, aber gute Automatisierung möglich.

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Empfohlene Lösung:​

Falls es hauptsächlich um Zeitersparnis und Zuverlässigkeit bei automatischen Aktualisierungen geht, empfehle ich dir:


Power BI-Lösung
(falls du eine langfristig nachhaltige, professionelle und visuell ansprechende Lösung suchst)


ODER


Excel-Office Script mit PowerPoint-Verknüpfung
(falls du schnell und einfach starten möchtest, mit begrenztem Aufwand)

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Mein persönlicher Vorschlag:​

Nutze zuerst die einfache Lösung Excel + Power Automate + Office Scripts.
Wenn das gut läuft und du mehr brauchst (Interaktivität, visuelle Tiefe), kannst du zu Power BI migrieren.

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🔧 Kurzfassung der empfohlenen Vorgehensweise (Excel + Power Automate):​

1. Jira Export automatisieren (Excel-Export oder CSV-Import).
2. Power Automate:
   • Datei aktualisiert (Trigger).
   • Excel-Daten auslesen.
   • Office Script ausführen (erzeugt aktualisierte Grafik).
   • Grafik/Tabelle dynamisch mit PowerPoint verknüpfen.
3. In PowerPoint musst du die verknüpfte Grafik/Tabelle nur einmalig einrichten – aktualisiert sich danach automatisch bei jedem Öffnen.

 

[h00bi]

Willkommen auf Computerbase, wo man anstatt Wissen Leute findet, die deine Probleme in Google oder in Chatbots kopieren.

Ich würde hier einen komplett anderen Ansatz gehen: besorg dir eine vertrauenswürdige KI, die diese Transformation für dich macht.
Für mich klingt das nach massiver Arbeitszeitverschwendung, weil dir "die views in nicht gefallen".

Ein einziger Durchlauf des selbst Erstellens kostet schon mehr als ein Copilot Business Abo für ein ganzes Jahr.