Simples Aufgabenorganisationstool/app gür Werkstatt gesucht

[tunfaire]

Hi.

Ich bin nicht sicher, ob das Unterforum richtig gewählt ist - kann gerne verschoben werden.

Also:
Ich suche nach einer Möglichkeit, unsere tägliche Arbeit besser zu organisieren.

Wir produzieren zu dritt in einer Werkstatt individuell angefertigte Hilfsmittel.

Die jeweils notwendige Arbeitszeit schwankt stark zwischen 30 minuten und mehreren Stunden. Auch die Priorität der Projekte ist sehr schwankend.

Diese Umstände machen eine gute Organisation recht knifflig und für 2026 wollte ich mich um Besserung bemühen.

Am liebsten wäre mir eine einfache App, in der ich die Aufträge als Ordner anlegen und in die jeweilige Prioritäts-spalte schieben kann.

Wenn der höher priorisierte Vorgang abgearbeitet ist, rutscht der nächste Vorgang automatisch nach oben.

In dem Ordner kann ich Infos, Dokumente, Bilder und vor allem Videos mit Arbeitsanweisungen hinterlegen.

Ich habe ein wenig gesucht aber die verfügbaren Apps haben die für mich wichtigste Funktion nicht (automatisches Nachrücken der nächst priorisierten Aufgabe) und stören mit komplexen Details.

Wir arbeiten halt hauptsächlich an der Werkbank, nicht am rechner, daher muss es simpel und leicht bedienbar sein. Sonst ist es mehr Bürde als Erleichterung und wird nicht genutzt.

Vielleicht hat ja von euch jemand einen Tipp, ob es vielleicht doch eine App gibt, dir das kann.

Ansonsten würde ich mir erstmal mit einem „analogen“ Whiteboard und magnetplättchen behelfen.

Dazu benötige ich dann aber zumindest eine Möglichkeit, Ordner mit Dokumenten, Fotos und Videos zu erstellen und diese mit den Teammitgliedern zu teilen.

Diese sollten dann für den zugewiesenen Mitarbeiter verfügbar sein und er per Notification informiert werden.

Gibt es da vielleicht etwas fertiges, unkompliziertes?

Alternativ hatte ich gedacht, Threema zu nutzen und die Daten persönlich und in Gruppen zu teilen aber das wird vermutlich schnell unübersichtlich.

Ich würde mich über Rat sehr freuen.

Vielen Dank und viele Grüße

Tunfaire

 

[_killy_]

Also ich hab eine zeitlang ToDoist genutzt, erfüllt nicht alle deine Kriterien, aber kannst es dir ja mal anschauen.

 

[Mystery1988]

Glaube dein Buzzword wäre hier KANBAN Board, dafür gibt es Haufen Apps Eventuell hilft dir das schon bei der Suche

 

[h00bi]

Wir arbeiten halt hauptsächlich an der Werkbank, nicht am rechner

Dazu benötige ich dann aber zumindest eine Möglichkeit, Ordner mit Dokumenten, Fotos und Videos zu erstellen und diese mit den Teammitgliedern zu teilen.

Also wer einen Auftrag übernimmt, muss sich auch die Akte dazu ansehen?
Wie läuft das aktuell?

Wer verändert die Prio? Immer nur einer, also i.d.R. du?

 

[tunfaire]

Das Problem z.b. mit todoist ist leider, dass eine Programm entweder wirklich genau passen muss, also nichts vermissen lässt und nichts unnützes beinhaltetet.

Wenn es zu kompromissbehaftet oder zu komplex ist, werden wir es nicht gerne nutzen und dann wird es sich im Sande verlaufen…

Der Begriff Kanban ist tatsächlich eine heisse spur. Ich hatte in die Richtung schon geschaut, hatte aber nix passendes gefunden und mich auf die halb-analoge Variante mit dem physischen Whiteboard zurückgezogen.

Ich schaue dann aber doch nochmal genauer.

Die Prio setzt im Allgemeinen der Chef aber grundsätzlich eher grob und nur selten mit konkretem Termin.
Das ist auch unser größtes Problem:

Durch die Unübersichtlichkeit der Prioritäten benötigen „ungeliebte“ Aufträge zu viel Zeit bzw. werden gar vergessen und „angenehme“ Vorgänge werden unnötigerweise dazwischen geschoben.

Daher ist sie automatische Veränderung der Priorität durch „Hochrutschen“ ein elementarer Baustein der Neuorganisation. Wenn das mit einem Programm nicht geht, funktioniert es für uns nicht.

Mit einem magnetischen Whiteboard und ginge es, wenn auch nicht so elegant.

Schwierig wird die Planbarkeit bei uns dadurch, dass ein klassisches Kalendersystem nicht funktioniert, weil unsere Arbeitszeit durch kurzfristig geplante Kundentermine und Laufkundschaft sehr unterschiedlich ausgelastet ist. (ca. zwischen 20 und 90%)

Edit: ja, wer den Auftrag bearbeitet, muss die Akte studieren. Aktuell funktioniert das durch persönliches Übergeben des Auftrags aber durch die Unvorhersehbarkeit des Arbeitstages kommt es dabei Oft zu Verzögerungen bzw. werden Infos vergessen und auf Nachfragen während des Fertigungsprozesses kann nicht schnell eingegangen werden.

Daher die Idee einer elektronischen Akte mit strukturierter Arbeitsanweisung als Video und Dokumentation der Arbeitsausführung auch wieder als Video.

Und das alles übersichtlich im Vorgang als fortlaufender Chat wie bei WhatsApp.