Word Serienbrief mit 1-4 Namen und unterschiedlicher Formatierung/Darstellung

[Silkwood]

Hallo zusammen,

ich brauche mal eure Hilfe.

Ich habe eine Excel-Quelldatei in der es 4 Spalten für Namen gibt, also "Name_1" in Spalte A, "Name_2" in Spalte B,"Name_3" in Spalte C, und "Name_4" in Spalte D.
In den jeweiligen Zellen stehen immer Vor- und Nachname.
Aber nicht immer gibt es wirklich 4 Namen, oft sind es nur einer oder zwei.
(Natürlich gibt es auch Spalten mit Straße, PLZ und Ort, aber das ist kein Problem.)

Nun die Herausforderung... Im Adressfeld des Serienbriefes soll die Formatierung wie folgt aussehen:

Bei 1-3 Namen: Die 1-3 Namen sollen untereinander stehen (1 Zeile pro Name, ohne Trennzeichen)

Uwe Müller
Ina Müller
Klaus Müller
Straße
PLZ, Ort

Bei 4 Namen, sollen jedoch immer 2 Namen pro Zeile uin nur 2 Zeilen untereinander stehen, getrennt von einem Komma bzw. als letztes durch ein und:

Uwe Müller, Ina Müller,
Klaus Müller und Lena Müller
Straße
PLZ, Ort

Ist das mit Word überhaupt darstellbar?

Die Daten werden leider in der Form geliefert und sollten auch in der Quelldatei nicht geändert werden.
Genutzt wird Office 365.

Ich hoffe mir kann hier jemand helfen.

Schon mal Danke

Gruß
Silkwood

 

[PHuV]

Warum machst Du daraus nicht einfach Familie Müller?

 

[Silkwood]

Weil es oft auch nicht die gleichen Namen sind.

 

[mercury]

Excel auf 5 Spalten aufblasen. Wenn 4 Namen in einer Zeile stehen besetzt du Spalte 1-4. bei drei Namen Spalte 1,3,5.

In Word setzt du die Platzhalter
Name1, Name2
Name3, Name4
Name5

Das „und“ musst halt weglassen.
Die Spalten solltest du über diverse wenn/dann Formel befüllen können.


Alternativ das excel auf 2 Teile aufteilen. Einen Serienbrief für das 3er Paket. Einen für den Teil mit 4 Namen.

 

[Silkwood]

Wie gesagt, soll an der Tabelle selbst nichts geändert werden. Auch die Reiehnfolge der Zeilen muss bestehen bleiben.

Geht das nicht über irgendwelche Wenn... dann... Bedingungen im Serienbrief?

 

[User007]

Hi...

In der WENN-Funktion in Excel sind Variablen frei definierbar und daher wäre das wohl eher eine geeignete Methode - mit der in Word integrierten Wenn-Dann-Abfrage geht das m. W. n. nicht.
Evtl. eine kleine nicht druckbare Excel-Tabelle in das Briefdokument einfügen, welches mit entsprechender Formel die Variablen entsprechend der Funktionsbedingungen in Zellen als Wert zur Verfügung stellt und mglw. dann mittels der Wenn-Dann-Bedingungsabfrage zur weiteren Verarbeitung genutzt werden kann.
Leider ist mir unbekannt, ob O365 so etwas unterstützt.

Aber:
Von wie vielen Excel-Quelldateien ist denn hier die Rede?
Sonst erschließt sich mir nämlich die Sinnhaftigkeit nicht wirklich...​

 

[Silkwood]

Geliefert wird jede Woche eine neue Liste, Aufbau immer gleich. Die Listen haben jeweils zwischen 150 - 800 Datensätze.
Der Serienbrief ist immer der selbe.

Ich habe befürchtet, dass Word das so nicht kann...

Schade, dennoch danke.

 

[senior_1]

Guten Morgen

Muss eigentlich funktionieren in Word... etwa so:

Spalten in Excel: n1, n2, n3, n4

Im Word Serienbrief sollte es dann in etwa so aussehen

Ergänzung (7. Juni 2022)

Sorry, wenig Zeit. Trotzdem nochmals kurz getestet. Zeile 1 sollte lauten

 

[halwe]

Genau, einfach beide Varianten in Word vorbauen und dann ein WENN-DANN drüberlegen, welches das vierte Feld auf leer prüft.

 

[Silkwood]

Cool, ist schon zu 95% das was ich suche, nur sollte kein Zeilensprung vorhandensein, wenn nur 1 oder nur 2 Namen vorhanden sind.

So sieht es mit der Lösung z.B. mit nur einen Namen aus:

Name 1


Straße
PLZ Ort

Bin bei Word leider überhaupt nicht fit... kann man da, wie bei Excel Wenn-Dann verschachteln um das zu realisieren?

 

[halwe]

Genau, die Zeilensprünge müssen mit in die Wenn-Dann-Formel, am Besten eine einfache erzeugen und dann per ZA den Text ersetzen.

 

[Silkwood]

Wie würde das denn aussehen? Hab bei Serienbriefen wirklich 0 Erfahrung.

 

[cumulonimbus8]

Aus der hohlen Hand - die IF-Logik ist eigentlich recht instruktiv erklärt. Wenn nur eine Zeile anfällt muss eben ein IF im gegenteileigen Falle die 2. Zeile mit aufschalten.
Nur die ¶ musst du richtig verteilen. Mein Fall war simpler, aber effektiv die selbe Anforderung.

CN8

 

[halwe]

Wie würde das denn aussehen? Hab bei Serienbriefen wirklich 0 Erfahrung.

Das ganze lässt sich schlecht visualisieren, verwirrt nur. Es ist mehr eine Frage der richtigen Herangehensweise, also:
1. Die beiden Varianten der Namensfelder im gleichen Dokument aufbauen und testen. (Das Adressfeld wird also erst mal etwas größer)
2. Die Wenn-Dann-Bedingung mit Pseudotext aufbauen und testen.
3. In der Wenn-Dann-Bedingung den Pseudotext durch die jeweiligen Varianten der Namenszeilen ersetzten.
4. Bei konkreten Problemen hier melden.