Bestehende Email-Adressen einem M365 Business-Konto zuweisen

[LUK@sS]

Hallo liebes Forum,

ich habe die Aufgabe bekommen, unsere bisherigen Office Versionen auf ein M365 Konto zu bündeln. Wir sind ein kleines Handelsunternehmen mit 5 Mitarbeitern. Ziel ist es, dass wir OneDrive als gemeinsame Cloud verwenden können und alle Office Produkte zusammengefasst sind in einer Lizenz mit 5 Mitarbeitern. Dazu muss gesagt werden, dass mein Chef seine seit Jahren gepflegte @hotmail.de Adresse mit in die Firmenlizenz eingebaut haben möchte. Und mein Kollege, der vorher als Freelancer gearbeitet hat möchte seine seit Jahren gepflegte E-Mail Adresse hinterlegen.

Folgendes habe ich bisher gemacht: Testversion für Microsoft 365 Business Standard eingerechnet und auf meinem Computer entsprechend installiert/ eingerichtet.

Folgende Schwierigkeiten sind mir aufgefallen: Ich kann nach meinem aktuellen Kenntnisstand nur Zugänge mit unserer Firmendomäne (von Microsoft vorgeschlagen) als Lizenz verwenden. Keine @hotmail oder sonstigen schon existierenden E-Mail Adressen.

Laut dem Microsoft support ist das was wir vorhaben nicht möglich. Microsoft schlug vor, dass mein Chef und mein Kollege sich jeweils einzelne Lizenzen holen. Dann können die beiden aber wohl nur als Gast? auf unsere OneDrive Cloud zugreifen. Das ist für uns keine Lösung.

Vielleicht übersehe ich etwas einfaches und der Microsoft support hat mich nicht richtig verstanden.

Zusammengefasst: Wie kann ich verschiedene existierende Mail-Konten der Firmenlizenz von Microsoft 365 Business Standard zuweisen?

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße Lukas

 

[BlubbsDE]

Da hat MS schon recht. Das geht nicht. Es gibt viele Möglichkeiten. Aber nicht solche, die für Dich passen. In einem M65 Business Account verschiedene von anderen Dienstleistern verwaltete eMail Domains einzubinden.

Sicher geht der Weg so, dass die beiden eine Einzellizenz nutzen für Mail & Co. Und sich bei Onedrive mit dem Business Account anmelden.

 

[LUK@sS]

Danke für die schnelle Antwort.
Nur für meine Logik: Wenn die dann etwas bei Word oder Excel auf unserem OneDrive speichern wollen würden, müssten die dafür aber auch das Business-Konto nutzen?
Sprich nur bei Outlook und Teams den alten eigenen MS Account und bei den anderen Programmen dann den Firmen Account?

Und Schlussendlich bräuchten die beiden dann eine Einzellizenz und wir müssten zusätzlich die beiden Lizenzen im Business-Account bezahlen. Auch das wäre ja suboptimal.

Dann könnten wir auch einfach HiDrive weiternutzen...

 

[TomH22]

Zusammengefasst: Wie kann ich verschiedene existierende Mail-Konten der Firmenlizenz von Microsoft 365 Business Standard zuweisen?

Du musst Email Adresse und Login Konto getrennt betrachten.
Für O365 Business braucht tatsächlich jeder Benutzer ein Konto in der Firmen-Domäne. Das ist natürlich auch mit einer EMail Adresse verbunden.
Da führt kein Weg dran vorbei. Aber den Chef und der Ex-Freelancer können ja ihre alten EMail Adressen als weitere Konten z.B. in Outlook hinterlegen. Ggf. können sie auch Weiterleitungsregeln einrichten (z.B. von der O365-EMail Adresse auf die hotmail, etc. Adresse.
Einige Funktionen, wie Outlook Termine gehen natürlich nur über die Firmen Domäne.

hotmail ist ja übrigens schon lange Microsoft, sodass eine Hotmail Adresse von der Funktion identisch mit outlook.com ist. Alternativ kann also Dein Chef grundsätzlich auch Microsoft 365 Personal oder Family mit seiner Adresse verwenden, allerdings ist das ggf. Verstoß gegen die Microsoft Lizenzbestimmungen für die privaten Abos. Aber vermutlich ist das auch bei seiner kostenlosen Hotmail Adresse auch der Fall, denn das ist ja sozusagen „Microsoft 365 free“ - auch wenn MS das nicht so nennt.

 

[LUK@sS]

Genau mein Chef verwendet aktuell die Testversion von O365 mit seiner Hotmail Adresse. Und hat alle Kontakte und seinen Kalender entsprechend synchronisiert. Auch mit dem iPhone. Deswegen will er halt genau diese Adresse genauso behalten. Wir haben natürlich alle Firmenemailadressen mit denen die eigentliche Kommunikation stattfindet. Daher ist das mit dem weiterleiten et cetera keine sinnvolle Option. Es funktioniert alles super, so wie es ist. Ich würde das halt nur gerne komplett bei Microsoft haben inklusive der Cloud.

Ich war in meiner naivität davon ausgegangen, dass ich die bestehenden Konten einfach zum Business-Konto hinzufügen kann. Das das nicht geht habe ich verstanden, aber gefühlt ist das eine unnötige Gängelung von MS.

 

[species_0001]

Abseits des technischen beachte bitte folgenden Punkt:
Ihr habt dann eine Domäne Eurefirma.de wo alle Angestellten drüber laufen. richtig?
Also
Angestellter1@Eurefirma.de
Angestellter2@Eurefirma.de
Und euer Chef schreibt von euerChef@hotmail.de?
Das ist nach außen hin ein dermaßen unprofessioneller Auftritt. Das ist ein NoGo.
Dieser Zustand gehört abgeschafft und nicht auf technischer Ebene eine Krücke gebastelt.

Und der genannte Ex-Freelancer ist jetzt Angestellter? Dann arbeitet er im Namen eurer Firma und ist jetzt Angestellter3@Eurefirma.de und nicht mehr als Ex-Freelancer@exfreelanceradresse.de

Ich bin mir nicht ganz sicher, aber ich denke das ganze ist DSGvO technisch sowieso nicht zulässig.

Ihr als Firma, also eure IT, also du, Ihr müsst den Schutz eurer Daten und vor allem die Daten eurer Kunden sicher stellen.
Das ist anspruchsvoll genug im Haus zu handhaben.
Dass dann Leute von euch dienstlichen Datenverkehr erstmal noch durch andere Domänen leiten, worüber du als verantwortliche IT eurer Firma keine Kontrolle hast, ist ein NoGo. Die Daten eurer Firma haben in einem Postfach außerhalb eurer IT nichts zu suchen. Das gilt genauso für Onedrive Freigaben.
(bzw. in einer MS365 Firmenumgebung läuft gemeinsame Datenhaltung dann ja über Sharepoint und nicht Onedrive)

Ihr kommt in Teufels Küche mit so einer Konstellation und mit DSGvO Verstößen ist nicht zu spaßen. Das ist alles anspruchsvoll genug, wenn man sich bemüht es richtig zu machen. Sich von Vornherein ins eigene Bein zu schießen in dem so eine Konstellation absichtlich eingerichtet wird? Viel Spaß mit der Datenschutzbehörde. Bei versehentlichen Datenschutzverstößen sind die Behörden human und gesprächsbereit. Bei absichtlichen Datenschutzverstößen verstehen die kein Spaß.

Schöne Grüße an den Chef. Zeig ihm gerne diesen Thread.

 

[Loopman]

Das ist nach außen hin ein dermaßen unprofessioneller Auftritt. Das ist ein NoGo.

So sieht es aus.
Umschwenken auf die neuen Accounts ist eigentlich zwingend notwendig.
Dass die alten Emailadressen noch weiter funktionieren, ist ja kein Problem.
Entweder man bindet die Accounts zB in Outlook mit ein, oder noch besser: man leitet sie auf die neuen Accounts um.
Und Versenden geht dann über den neuen Account. So werden dann langsam aber sicher auch alle Altkunden/kontakte mit der neuen Emailadresse bekanntgemacht.

Bei uns hat dieser Schritt fast 10 Jahre gedauert (ca. 150 User). 2008 umgeschwenkt auf neue Domain, neue Adressen, etc., aber die alte Domain inkl. Emailadressen weiterbehalten und schön weitergeleitet.
Nach 10 Jahren wurde die alte Domain dann gekündigt, weil da nachgewiesenermaßen nur noch 5x im Jahr Werbung drauf ankam. Kann man bei Bedarf natürlich dann auch noch weiterlaufen lassen, kostet ja fast nix.

 

[TomH22]

Ich war in meiner naivität davon ausgegangen, dass ich die bestehenden Konten einfach zum Business-Konto hinzufügen kann. Das das nicht geht habe ich verstanden, aber gefühlt ist das eine unnötige Gängelung von MS.

Naja, Gängelung würde ich das nicht nennen. Die meisten Unternehmen die O365 Business einsetzen, wollen genau das, und die Verwendung einer zentralen Benutzerverwaltung sowie einer einheitlichen Domäne ist eines der Features von O365 Business gegenüber Family und Personal.

Das ist nach außen hin ein dermaßen unprofessioneller Auftritt.

Ohne auf die genauen Umstände/Gründe zu kennen ist es gewagt, das pauschal so zu behaupten. Ich kenne etliche kleine Handwerksbetriebe die sowas wie xyz-eletrotechnik@t-online.de als EMail Adresse haben und dass z.B. auch auf ihren Autos aufgedruckt haben. Insofern kann es valide sein, zumindest in einer Übergangs-/Migrationsphase beides zu benutzen. Da gibt es ja nun viele technische Möglichkeiten für.

Kontakte und Kalendereinträge sind auch ganz schnell umgezogen, gerade bei Hotmail: Einfach beide Konten in Outlook einbinden und alles rüber kopieren.

Ich bin mir nicht ganz sicher, aber ich denke das ganze ist DSGvO technisch sowieso nicht zulässig.

Nicht pauschal. Es ist es nur relevant, wenn die Mails personenbezogene Daten enthalten (wobei man im Zweifel immer davon ausgehen muss). Sofern es möglich ist mit Microsoft ein Data Processing Agreement für Hotmail abzuschliessen, mag es gehen. Allerdings gibt es bei den Privatenkunden-Accounts auch keine Garantie für europäischen Datenspeicherort.

Also kurz gesagt: Mit einem O365 Business Account, der auch ein einsprechendes DPA mit Microsoft enthält, kann man eigentlich alle technischen und rechtlichen Hürden mit einem Schlag lösen.

Den geordneten Übergang der alten EMail Adressen kann man dann auch regeln.

 

[LUK@sS]

Um das nochmal klarzustellen: Wir nutzen E-Mail Adressen von Mittwald und unserer Firmendomain für jedwede kommunikation.
Es geht tatsächlich nur um das entsprechende Microsoft Hotmail Konto, welches über Mittwald mit dem Kalender und den Kontakten über Jahre hinweg aufgebaut wurde.

Laut meinem Chef und dem exFreelancer, hängen deren Kontakte und Kalender an dem Microsoft Konto und nicht an der E-Mail Adresse von Mittwald. Oder ist dem nicht so? Sprich können wir die Business-Lizenzen bei Outlook eingeben, und Kalender und Kontakte bleiben auch auf dem iPhone verknüpft?

 

[Loopman]

Daten exportieren, im neuen Konto importieren, fertig.

 

[LUK@sS]

Danke! Dann könnte das ganze ja doch ganz einfach funktionieren.
Eine doofe Frage habe ich noch: Importieren wir die Daten dann lieber in das neue Microsoft Business Konto oder zur E-Mail Adresse von Mittwald?
Sorry aber bei dem ganzen bin ich nicht noch nicht im Thema. Ich dachte als einäugiger unter den blinden was IT in unserem Unternehmen angeht, könnte man das einfach und schnell regeln mit O365. Aber es ist komplizierter als ich dachte. :-)

 

[BlubbsDE]

Ich würde da gar nichts hin und her exportieren. Alle bekommen eine neue Mailadresse aus dem M365 Business Paket. Und wer will richtet sich die schon vorhandene als 2tes Mailkonto in Outlook ein.

Beim hin und her exportieren bist Du festgenagelt auf den Mailbestand von Datum X. Alle Mails die danach kommen bleiben unberücksichtigt. Keine gute Idee.

 

[redjack1000]

aber gefühlt ist das eine unnötige Gängelung von MS

Wieso Gängelung. Ich kann durchaus verstehen, das er seine Mailadresse weiter verwenden möchte, das bietet MS nun mal nicht an.
Wenn dein Chef vorausschauend gearbeitet hätte, wäre eine eigene Domain vorhanden und er wäre Eigentümer von dieser. Ist aber nicht der Fall, Pech gehabt.

Ich dachte als einäugiger unter den blinden was IT in unserem Unternehmen angeht, könnte man das einfach und schnell regeln mit O365. Aber es ist komplizierter als ich dachte. :-)

So ein Microsoft 365 ist nichts mal für eben schnell, auch nicht bei nur 5 Benutzern. Ich empfehle dir dringend das nach den Regeln von Microsoft zu planen, https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/setup/plan-your-setup?view=o365-worldwide das ganze ausführlich zu Dokumentieren und zu testen.

CU
redjack

 

[TomH22]

Sprich können wir die Business-Lizenzen bei Outlook eingeben, und Kalender und Kontakte bleiben auch auf dem iPhone verknüpft?

Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Man kann mit dem iPhone durchaus mehrere Konten (Microsoft, Apple, Google, usw.) gleichzeitig verknüpfen, dann sind alle Kontakte und Kalender sichtbar. Man kann z.B. die verschiedenen Kalender in der Kalender App auch verschiede einfärben, etc.

Die Microsoft Apps für iOS und Android, wie Office, OneDrive, Outlook, können auch verschiedene Konten nutzen.
Mache ich auch so: Ich nutze ein Firmenkonto für alle geschäftlichen Daten und ein privates outlook.com Konto für all meine privaten Daten auf demselben iPhone.

Natürlich bietet es sich an, daß Dein Chef seine Geschäftsdaten auf das Business Konto umzieht, das kann man aber in Ruhe machen.

 

[LUK@sS]

Alles klar. Ich werde mir das Video zur Planung angucken und dann ganz in Ruhe umsetzen. Finde es super, dass Microsoft die 4 Wochen zum Testen anbietet.

Vielen Dank für eure Hilfe.

 

[h00bi]

Ohne auf die genauen Umstände/Gründe zu kennen ist es gewagt, das pauschal so zu behaupten. Ich kenne etliche kleine Handwerksbetriebe die sowas wie xyz-eletrotechnik@t-online.de als EMail Adresse haben und dass z.B. auch auf ihren Autos aufgedruckt haben. Insofern kann es valide sein, zumindest in einer Übergangs-/Migrationsphase beides zu benutzen. Da gibt es ja nun viele technische Möglichkeiten für.

ja, aber eben nicht stur die alte Adresse weiternutzen wollen.
die hotmail adresse weilterleiten zu lassen ist ja kein Problem, da sagt auch keiner was dagegen.

 

[TomH22]

ja, aber eben nicht stur die alte Adresse weiternutzen wollen.

So wie ich den TE verstehe, geht es wohl in erster Linie um Kontakte und Termine in dem hotmail Konto. Das stellt nun allerdings das kleinste Problem dar.

Sorry aber bei dem ganzen bin ich nicht noch nicht im Thema. Ich dachte als einäugiger unter den blinden was IT in unserem Unternehmen angeht, könnte man das einfach und schnell regeln mit O365. Aber es ist komplizierter als ich dachte. :-)

Es ist nicht so schrecklich kompliziert, aber letztendlich geht es in der maximalen Ausbaustufe um eine Migration von einer Platform (Mittwald) auf eine andere (Microsoft). Mit auch möglichen negativen Folgen, wie Ausfall der EMail Platform wenn man was falsch macht.

Genau mein Chef verwendet aktuell die Testversion von O365 mit seiner Hotmail Adresse.

Da bin ich jetzt erst drüber gestolpert. Was für eine "Testversion" nutzt Dein Chef denn? Hört sich wie Microsoft 365 Personal/Family (also für Privatkunden) an, dort kann man seine bisherige EMail Adresse als "Microsoft Konto" verwenden. Die Business Versionen legen eigentlich zum Start eine <Firmenname>.onmicrosoft.com Subdomain an. Darunter legt man dann Benutzer an, das nennt Microsoft "Unternehmens- oder Schulkonto". Grundsätzlich kann man diese Domäne auch produktiv nutzen, wenn nicht der Bedarf besteht, die eigene Firmendomain mit Microsoft 365 zu verknüpfen. Falls man also z.B. nur Office Programme und OneDrive verwenden möchte, reicht das völlig aus.

Will man aber die Firmen Domain für Microsoft 365 benutzen, und auch die Firmen-EMail darüber abwickeln, muss man die Domain mit dem Microsoft Business Account verknüpfen. Das erfordert auch Änderungen am Namesserver der Domain, in Eurem Fall bei Mittwald. Ich habe gesehen, dass Mittwald dafür sogar eine Anleitung anbietet. Ich vermute, ihr habt heute per imap angebundene Postfächer bei Mittwald. Diese müssten man dann auf M365 umziehen und auch den MX-Record des Nameservers auf Microsoft umbiegen. Dass muss man natürlich alles so machen, das man dabei nicht zwischendurch auf die Nase fällt.

Microsoft bietet dafür extra einen Pilotbetrieb https://docs.microsoft.com/de-de/mi...365-from-my-custom-domain?view=o365-worldwide

Dabei wird noch die Mailserver des bisherigen Anbieters verwendet, und nur einzelne Postfächer per EMail Weiterleitung und ein paar anderen "Tricks" auf M365 umgezogen. Bei einer 5 Mann Firma kann man ggf. auch alle Accounts über den Pilotbetrieb laufen lassen und erst dann den MX Record endgültig umbiegen.

Wenn dein Chef vorausschauend gearbeitet hätte, wäre eine eigene Domain vorhanden und er wäre Eigentümer von dieser. Ist aber nicht der Fall, Pech gehabt.

So wie es verstehe ist diese Voraussetzung erfüllt.

Alles klar. Ich werde mir das Video zur Planung angucken und dann ganz in Ruhe umsetzen. Finde es super, dass Microsoft die 4 Wochen zum Testen anbietet.

Du schreibst ja Du bist "einäugiger unter Blinden". Wie weit gehen Deine IT Kenntnisse denn. Wenn Du oben bei Worten wie "DNS" und "MX-Record" zusammengezuckt bist, dann wäre es vielleicht sinnvoll sich externe Beratung zu holen. Wenn Du hingehen ohne Probleme weißt, was das ist, und Dir die verlinkte Anleitung für den Pilotbetrieb keine Probleme macht, kannst Du es wagen, das alles selbst zu machen.

Solange Du mit der onmicorosoft.com Domain arbeitest, gibt es eigentlich keine Risiken für Euren normalen Firmenbetrieb.

Zusätzlich solltest Du die Grundzüge der DSGVO verstehen, speziell so Dinge wie Verarbeitungsverzeichnis und Data Processing Agreement (sorry ich weiß gerade das exakten deutschen Begriff dafür nicht, ich arbeite in einer englischsprachigen Firma und bin in deutscher IT-Fachsprache nicht mehr fit...)

 

[redjack1000]

Och er sollte auch bei Begriffen, wie

Exchange
Powershell
Azure

nicht zusammenzucken.

CU
redjack

 

[TomH22]

Naja, jetzt lass mal die Kirche im Dorf.

Powershell Kenntnisse braucht man nun wirklich nicht um M365 für 5 Benutzer zu verwalten.
Mit Exchange hat man auch nichts mehr zu tun, M365 ist ja eine "fully-managed Platform". Das was die im Hintergrund läuft hat auch mit alten Exchange Servern nicht mehr viel zu tun.

Und "Azure" ist erst mal nur ein Markenname von Microsoft, hinter dem sich alles Mögliche verbirgt und der als solches nicht mehr als ein Buzzword ist.

Wenn überhaupt, bekommt man es mit Azure Active Directoy zu tun, aber bei den Small-Business Varianten ist das auch hinter einer leicht zu bedienenden Oberfläche verborgen.

@LUK@sS: Was mir als Erränzung zu meinem letzten Beitrag noch einfällt:
Wenn Euch EMail/Kontakte/Teams über M365 nicht wichtig sind und es nur im Office + OneDrive geht, könnt Ihr auch die Variante "Microsoft 365 Apps for Business" verwenden, die ist auch noch ein kleines bisschen billiger. Outlook als Client ist da auch enthalten, man kann das dann per imap an die bisherigen Mittenwald Postfächer anbinden. Aber es bietet dann keine Lösung für Kontakte/Kalender.

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