Outlook Regel mit Datum erstellen

[Office_woman]

Hallo 👋 zusammen! Ich hab eine Frage, die mir die Arbeit im der Firma sehr erleichtern würde. Ich möchte eine Regel erstellen die sich auf den Betreff bezieht z.B. bekommen wir täglich Emails die im Betreff gleich lauten und sich nur das Datum und die fortlaufende Nummer ändert. Jetzt sollen manche Mails einfach nur in einen bestimmten Ordner verschoben werden und andere an bestimmte Email Adressen weitergeleitet werden automatisch. Meine Frage ist folgende, wie kann ich das Einstellen dass Outlook erkennt, dass sich das Datum täglich ändert und die fortlaufende Nummer fortlaufend ist. Ich hätte eine Idee 💡 bin mir aber nicht sicher ob das richtig ist, das ich beispielsweise TT.MM.JJJ eingebe und bei fortlaufend wüsste ich nicht wie ich Outlook in Programmiersprache sage, die Nummer ist fortlaufend. Kann mir da bitte jemand helfen? Und ja muss ich irgendwelche Zeichen wie z.B. < > davor und dahinter setzen?

 

[Fenatics]

Hallo.
Ist denn das Datum oder die forlaufende Nummer das Kriterium, mit welchen bestimmt wird, was mit den E-Mails passieren soll, oder nur der Teil des Betreffs, der immer gleich ist? Bei letzterem einfach die Regel nutzen "Betreff enthält" und dort den immer gleichen Teil benennen.
Beispiel-Betreff: Test-E-Mail 03.04.2022 1234
Dann wäre der Part "Test-E-Mail" der entscheidene. Das ganze kann man dann noch mit Absender Adresse eingrenzen und was Outlook da sonst nicht noch alles anbietet.

Bei Datum und fortlaufender Nummer wird das mit den internen Outlook Regeln schwer. Mir ist nicht bekannt, dass man in den Standardregeln irgendwelche Parameter speichern und berechnen kann, damit diese dann auch über mehrere E-Mails hinweg zur Verfügung stehen. Hier wird aller Wahrscheinlichkeit nur eine VBA Regel helfen, welche die fortlaufende Nummer irgendwo lokal speichert und diese dann auch auslesen kann.

 

[Office_woman]

Hallo, danke für deine Antwort Fenatics :-). Ja, also das wichtige ist der Text der immer gleich bleibt, also z.B. Test Mail. Damit würde es also gehen, dass er es in den richtigen Ordner verschiebt bzw. weiterleitet an die zwei Gruppenpostkörbe? Ich habe da gesehen, dass es Betreff enthält gibt und weiterleiten an Gruppe aus Adressbuch usw. Erkennt Outlook , es dann richtig die mit Datum und fortlaufender Nummer reinkommen also Test Email z.b. Test Email bleibt gleich 04.04.2022 03 Text ( Text bleibt auch gleich) und verschiebt bzw. leitet weiter, obwohl Datum und fortlaufende Nummer sich ändern? Oder lässt er sie offen? Wenn er sie offen und ungelesen lässt, dann wird also nur die VBA Regel helfen? Ah ja Absender kann ich glaub ich nicht verwenden, weil wir von dieser Email auch andere wichtige Emails bekommen bzw. würde es gehen wenn ich es in der Kombination mache Absender von enthält und Betreff enthält. Das müsste doch gehen dass er nur die Mails raussucht die das auch im Betreff haben? Ich möchte mir das programmieren von VBA Regeln versuchen zu ersparen :-) .

 

[Fenatics]

Richtig. Wichtig ist die Kombination. Nur wenn Abesender UND Betreff mit den Kriterien übereinstimmen, dann wird die entsprechende Regel angewandt. Eine andere E-Mail, die den angegebenen Text im Betreff NICHT enthält, wird dann auch ignoriert.
Und ja, wenn die Regel "Betreff enthält" gewählt wurde, ist Outlook vollkommen egal, was sonst noch so im Betreff steht. Wichtig ist, dass der in der Regel hinterlegte Text enthalten ist.
Bei den Regeln kannst du dann ganz einfach angeben, was damit passieren soll. Ob Weiterleiten, oder Kopieren, ist eigentlich alles möglich. Du kannst auch angeben, dass die E-Mail gleich auf gelesen gesetzt werden soll.

Kleine Info noch zusätzlich, manche Regeln sind "Client-Regeln". Das sagt einem Outlook aber auch. Diese Regeln laufen nur dann, wenn du Outlook auch geöffnet hast. Viele einfache Regeln (wie das Verschieben von E-Mails) können auch direkt auf dem Exchange Server (wenn ihr denn einen nutzt, klingt aber so) bearbeitet werden. Dann muss für diese Regeln nicht mal Outlook offen sein (funktionieren also auch, wenn du zum Beispiel im Urlaub bist).

Tipp: Einfach einmal eine Test-E-Mail vom Kollegen schicken lassen und damit testen, ob die Umsetzung der Regel, das macht, was gewünscht ist. Dann nur noch den Absender in der Regel vom Kollegen gegen die des Orignalsabsenders austauschen und dann sollte das Laufen.

 

[Office_woman]

Danke vielmals Fenetics 🤗😁. Ich werde es in den nächsten Tagen in der Firma ausprobieren. Klingt alles sehr gut, was du schreibst und danke, für die Tipps. Ich hoffe es klappt 😊. Ich sag dir, dann Bescheid, ob es funktioniert hat. LG und ein schönes Wochenende 🙋‍♀️

 

[h00bi]

als Tipp: Regeln, die den Betreff auswerten, funktionieren nur bei geöffnetem Outlook, nicht von alleine im Hintegrund auf dem Server.