Was ist die beste Vorgehensweise / Software für das papierlose/arme Büro?

[Worker151]

Guten Abend,
ich digitalisiere bisher meine Dokumente kaum, lege sie aber auch nicht ordentlich in physische Ordner ab. Das muss jetzt, wo das Papier/Datenaufkommen eher mehr als weniger wird mal ein Ende haben und Ordnung einkehren. Vorab wäre natürlich die Frage, ob eine digitale Ablage überhaupt Sinn macht. Ich denke aber mal schon.

Ich habe mir vor langer Zeit Devonthink Pro Office für den Mac gekauft. Bisher war das eine teure Anschaffung, denn ich habe es nie genutzt. Problematisch ist, dass ich sowohl macOS als auch vermehrt wieder Windows einsetze und es komplizierter wird, wenn ich mich auf eine Plattform beschränke. Wenn zum Beispiel Devonthink aber wirklich so überragend ist, dann könnte ich das akzeptieren.

Für mich geht es beim Scanner los, das sind bei mir bisher Multifunktionsgeräte, das Papieraufkommen erfordert aber auch noch nicht zwingend einen besseren Scanner, eventuell schaffe ich mir den aber irgendwann an.

Als Scansoftware nutze ich seit kurzem NAPS2, da mich die HP Smart Software mit ihrem Cloudzwang stört. NAPS2 ist ok, aber wird wohl nicht mehr weiterentwickelt und es scheint zum Beispiel keine automatische Erkennung von Flachbett oder Einzugscanner zu geben?

Vor allem würde mich aber interessieren, wie es dann weitergeht. Wie lege ich die Dokumente sinnvoll ab? Nutzt ihr dafür eine spezielle Software? Eine altmodische aber vielleicht umso vielseitigere Ordnerstruktur? Ich habe auch ein NAS zur Verfügung, eventuell wäre es sinnvoll automatisch dorthin zu scannen? Bisher habe ich Tags in sämtlichen Programmen kaum genutzt. Ich weiß auch nicht, ob man vielleicht mit einer leistungsstarken Suchengine sogar auf eine große Sortierung verzichten könnte und nur über die Suche schnell das Gewünschte findet?

 

[Sebbi]

Also ich nutze keine DMS für meine Ordnung, sondern eine entsprechende Ordnerstruktur.

max. 5 Unterordner, Dateiname so kurz wie möglich mit voranstehenen Datum im Format TTMMJJJJ_ sowie Index bei mehreren Dokumenten für einen Tag

\\X:\Firma/Sache\Jahr\Diverse\Diverse\<TTMMJJJJ_Index_Dokumentart/Ordnung>

Bespiel:

\\X:\AEG\2014\Waschmaschine\Schriftverkehr\Antwort\14072014_001_Reklamation_Leck_Bullauge.pdf

Dabei immer schön drauf achten, nicht die 250 Zeichenmarke zu überschreiten, um den problemlosen Austausch zu gewährleisten.

Der Vorteil: Falls mal etwas schiefgehen sollt, sind die Daten einfacher wiederherstellbar als wenn man ein DMS nutzt, was die Daten eventuell sonst wie organisiert etc oder gar nur in einer einzelnen Datenbank speichert.

Ansonsten: zum Scannen kannst du, wenn dir die Basis Funktionen von Windows-Fax und -Scan bzw vom Mac Pedant nicht reichen, ggf mal Nuance Power PDF ankucken. Ist zwar nicht kostenlos, aber hat viele Funktionen.
Oder aber von Scanner direkt auf das NAS scannen lassen, wenn der das beherrschen sollte.

 

[Worker151]

Also ich nutze keine DMS für meine Ordnung, sondern eine entsprechende Ordnerstruktur.

Ich tendiere auch immer mehr dazu. Wobei es wohl auch Zwischenlösungen gibt, die Dokumente bleiben in Ordnern, eine Datenbank verweist aber auf diese.
Meine Fotos sind auch in einer Datenbank, da bin ich mir aber genauso unsicher, ob eine Ordnerlösung nicht sogar geschickter wäre. Gerade der Umstieg von einem Programm zu einem anderen wäre eine Katastrophe.

 

[Sebbi]

Gerade der Umstieg von einem Programm zu einem anderen wäre eine Katastrophe.

Genau das ist es was mich kein DMS verwenden lässt. Eine Datei kann man von einen System auf ein anderen problemlos kopieren bzw wenn nötig wird es auch idR. für standardisierte Dateritypen auch Konverter geben.

bei einen DMS kann mir niemand sagen, ob in 5 Jahren die Firma / Community das noch weiterentwickelt, das auf ein neues System portiert oder bei neuen Versionen einen Konverter von der alten Version bietet.

btw falls sich jetzt einer fragt: DMS? Wasn das?

DMS = Daten Management System = Content Managment System = CMS

DMS hat sich nur bei mir eingeprägt, weil man normal auch die kompletten Daten und nicht nur die Inhalte damit verwaltet.

 

[--//--]

Ein wirklich papierloses Büro hatte ich bisher nur einmal und das lief per SAP ab. Eine externe Firma hat sämtlichen Posteingang eingescannt, verteilt und geschreddert. Aufbewahrungspflichtige Dokumente natürlich ausgenommen. Selbst Unterschriften wurden per SAP abgenickt.

Das wäre dann papierlos. Für zu Hause ist das natürlich nichts bzw. unbezahlbar.

 

[snaxilian]

Ablage per Ordner ist zwar nicht abhängig vom Anbieter der Software aber man kann in dem Fall ja auf Open Source setzen wenn einem dies so wichtig ist.
Die größten Nachteile an simplen einscannen und in Ordnern ablegen sind: du hast nur einen Weg der Verschlagwortung. Wenn also eine Rechnung oder ein Dokument zu zwei Ablageorten passen würde müsstest du immer mit Symlinks arbeiten und die Dokumente sind nicht durchsuchbar.
Der Vorteil an einem brauchbaren DMS ist ja z.B. dass Dokumente nach Ablauf einer Frist, z.B. weil Garantiezeitraum vorbei ist, gelöscht werden können oder man kann Erinnerungen damit verbinden (erinnere mich X Monate nach Vertragsabschluss bzw. Y Monate vor Laufzeitende an Kündigung) oder das Dokumente nach Schlagworten gesucht werden können.
Klar sollte man eventuell auch überlegen ob und wie eine Exitstrategie aussehen kann und/oder wenn die Dokumente zwar klassisch im Dateisystem abgelegt werden und ein DMS darauf aufbaut.

 

[e-corp]

Da hänge ich mich gerne in die Diskussion mit ein.
Seit 2 Jahren bin ich dabei meine Unterlagen alle einzuscannen. Da mein älterer Multifunktionsgerät seeeeehr langsam im Einscannen war, habe ich mir via Kleinanzeigen den Canon ImageFormula P-208II zugelegt und bin seit dem sehr zufrieden. Er ist jetzt kein Vergleich zu größeren Scannern was Schnelligkeit angeht, aber deutlich schneller als der Multi. Da ich bereits einen Drucker habe, wollte ich eben einen kleinen Scanner haben, den ich einfach verräumen kann und nur bei Bedarf raushole (einmal im Monat).

bei mir waren es 8 volle Leitz-Ordner, die nach und nach eingescannt wurden. Aber auch mir stellte sich die Frage, wie sie sortiert werden sollten. Anfangs habe ich folgendermaßen beschriftet:

X:\JJJJ-MM-TT Titel evtl. (Rechnungs-)Nummer.pdf
Beispiel: X:\2021-02-02 Beitragsrechnung 2020.pdf

Danach kam es in den VHV-Ordner

Ordnerstruktur:
00 beschriftete Dokumente
00 nicht beschriftete
Arzt
Bank
Mitgliedschaften und Verträge (in weiteren Unterordnern: alles, aber wirklich alles: Versicherungen, Sportverein, etc.)
Steuern
Werdegang (Unterlagen aus Schule und Ausbildung, Zeugnisse, Urkunden, etc.)
Wohnungen (Wo ich überall gewohnt habe: Mietverträge, Versorgerverträge, etc.)

Wenn ich in 5 Jahren von der Björn-Steigerstiftung nur 7 Briefe erhalten habe, dann machte es keinen Sinn es in einen eigenen Ordner zu legen.
Anfangs noch in sehr verschachtelten Ordnern organisiert, gehe ich nun dazu über diese weitestgehend aufzulösen aufgrund der Problematik, die snaxilian angesprochen hat:

Wenn also eine Rechnung oder ein Dokument zu zwei Ablageorten passen würde müsstest du immer mit Symlinks arbeiten und die Dokumente sind nicht durchsuchbar.

Der Wirtschaftsplan der Wohnung passt eben zur "Hausverwaltung" aber auch zur "Steuer".
hauptsächlich ist die Steuergeschichte eben bei mir das Problem: Rechnungen, Abrechnungen der Hausverwaltung, Versicherungen, etc. passen da und da rein...

Ich denke diese Ordnerphilosophie ist eher etwas analoges, als wir zur Suche uns selbst Schritt für Schritt wie bei einer Schatzsuche an das Objekt rantasten mussten. Mit der Suchfunktion der Computer fällt die Suche und somit auch die Ordnerstruktur weitestgehend weg, sodass wir das Dokument nur noch anfangs vor der Ablage verschlagworten müssten. Das Verschlagworten allerdings wird etwas schwieriger.
Daher experimentiere ich noch ein wenig, die Eierlegendendewollmilchsau habe ich bislang auch nicht gefunden.

Jetzt benenne ich die Dateien um, bzw. ergänze sie um die Absenderfirma Beispiel: 2021-02-02 VHV Beitragsrechnung 2020.pdf und lege sie nun alle zusammen in einen einzigen Ordner ab.
vermutlich werde ich sie nach Jahren sortieren, aber mehr braucht es auch nicht.

Zum Umbenennen kann ich renamer empfehlen, ist eine sehr schöne Hilfe, wenn alle dateiennamen nach dem Datum an der (11. Stelle von vorne) den Zusatz " VHV " erhalten sollen.

Edit:
Ich wollte ja noch auf deine Frage antworten. Aus meiner Bisherigen Praxis kann ich dir sagen, dass ich alles mit der Windowssuche auch gefunden habe. Dafür war eben ein Titel mit den richtigen Schlagworten nötig. Zuletzt habe ich nach einer ärztlichen Bescheinigung für die Fahrerlaubnisbehörde gesucht. Meine Suchbegriffe waren "Untersuchung" und "2020", weil die betriebsärztliche Untersuchung im Jahre 2020 war. Jetzt brauche ich die Unterlagen für die Steuererklärung: Wirtschaftsplan, Versicherung, Steuer sind die Suchbegriffe.
Wenn du das Datum aus dem Brief im Titel, den Absender und anschließend den Betreff des Briefes übernimmst, bist du auf der sicheren Seite, solange du die 256-Zeichen nicht überschreitest. Dann brauchst du auch keine zig Unterordner, die übrigens auch unter in 256-Zeichen-Regel fallen.

 

[snaxilian]

Naja die 256 Zeichen bei der Pfadlänge sind witzigerweise ein Limit von Windows, nicht vom Dateisystem NTFS und lassen sich Windows auch abgewöhnen. Die Standardeinstellung sind jedenfalls die 256 Zeichen.

Ansonsten ist der analoge Vergleich sehr schön. Es gibt dort eben keine Suchfunktion und Dokumente mehrfach kopieren und abheften will auch niemand.
Andererseits nur weil man jetzt jeden Kram digitalisieren kann ist es nicht immer sinnvoll es auch zu tun. Wozu Mietverträge aufheben von der vor-vor-letzten Wohnung? Wozu Rechnungen von Dingen die man entweder nicht mal mehr besitzt oder wo zumindest Garantie abgelaufen ist und die steuerlich längst abgeschrieben sind sofern diese abschreibbar waren?
Je mehr Datenmüll man anhäuft, desto mehr muss man am Ende auch durchsuchen...

 

[Sebbi]

Wozu Mietverträge aufheben von der vor-vor-letzten Wohnung?

weil man die mindestens 10 Jahre lang aufbewahren sollte wegen Finanzamt etc?

Wozu Rechnungen von Dingen die man entweder nicht mal mehr besitzt oder wo zumindest Garantie abgelaufen ist und die steuerlich längst abgeschrieben sind sofern diese abschreibbar waren?

selbst wenn abgeschrieben und Granantie abgelaufen, die Rechnung IST deine Besitzurkunde. Erst wenn du das Gerät entsorgst und min 10 Jahre nach Rechnungslegung vergangen sind, kannst du die entsorgen, ohne Probleme befürchten zu müssen (auch wenn das ein extrem unwahrscheinlicher Fall ist)

Naja die 256 Zeichen bei der Pfadlänge sind witzigerweise ein Limit von Windows, nicht vom Dateisystem NTFS und lassen sich Windows auch abgewöhnen. Die Standardeinstellung sind jedenfalls die 256 Zeichen.

nicht nur von Windows, auch von den meisten Programmen ansich, auch wenn man das Windows abgewöhnt hat. Das kann zu Problemen führen, daher sollte man das nicht unbedingt ändern.

 

[snaxilian]

Was hat das Finanzamt mit der Wohnung zu tun, die ich privat vor Jahren genutzt hat? Also der Zusammenhang erschließt sich mir nicht wirklich... Als Vermieter ja. Aber als privater Mieter ohne gewerbliche Nutzung oder höchstens eines Arbeitszimmers?

Bei Rechnungen hast Recht, die Fristen bei Steuerhinterziehung sind 10 Jahre, die Festsetzungsfristen 4. Wenn man also auf der absolut sicheren Seite sein will kann man solche Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Aber auch dann kann man diese Unterlagen nach 10 Jahren entsorgen^^

 

[Sebbi]

Was hat das Finanzamt mit der Wohnung zu tun, die ich privat vor Jahren genutzt hat? Also der Zusammenhang erschließt sich mir nicht wirklich...

Wenn du z.B. selbst renovierst, kannst du das absetzten. Und auch noch einiges anderes. Auch wegen nachträglichen Nebenkostenabrechnung oder Nachforderungen. Nicht nur wegen Finanzamt. Aber den Mietvertrag sollte man dann noch da haben falls doch noch jemand rumstresst dann.

 

[Rickmer]

Ich sehe keinen Grund, alte Dokumente dieser Art zu löschen... der verwendete Speicherplatz ist minimal und solange man sein System vernünftig sortiert hat stören die alten Dokumente auch nicht

Ich scanne mittlerweile auch alles was ich an Dokumenten habe bevor ich diese abhefte und werde auf Dauer auch soweit mir möglich ist auf komplett digitale Dokumentation gehen.
Der Arbeitsgeber hat auch letzten Monat umgestellt, jetzt gibt es Gehaltsabrechnungen nur noch digital. Ein fetter Brief weniger im Monat den ich einscannen und abheften muss.
Bei der Sparkasse habe ich auch schon letztes (vorletztes?) Jahr umgestellt, dass ich Kontostand-Berichte (wie auch immer die genau heißen) digital erhalte.

Persönlich nutze ich kein DMS und habe auch aktuell nicht vor auf eins umzusteigen, aber ich habe auch eine (mMn) sinnvolle Strukturierung die hoffentlich auch wenn es mal mehr wird noch eindeutig bleibt.


Die ganzen alten Sachen von den letzten Jahren werde ich allerdings nicht mehr im Nachgang digitalisieren. Das ist mir zu viel Aufwand dafür, dass ich es zu 99% nicht mehr benötigen werde. Alles seitdem ich festangestellt bin (und daher sich eine Steuererklärung lohnt) ist digital vorhanden und gründlich gesichert.


Mein Scanner ist ein Kyocera Ecosys M5526cdn - heißt automatischer Multi-Einzug, Duplex-Scan und Scan to SMB (als PDF) sind im Einsatz. Damit lassen sich auch mittelgroße Stapel an Papier sehr schnell in archivierbare PDF-Dateien verwandeln.
Vor zwei Jahren war der für 380€ signifikant günstiger als ein vergleichbarer Laser-Drucker und ein Netzwerk-Scanner separat, für aktuell 550€ würde ich mir das zweimal überlegen...