Office erstellt unterschiedliche Texttypen

Hallo Leute,

folgendes:
bei mir auf der Arbeit habe ich einen NAS Cloud Server für die Mitarbeiter eingerichtet(um Daten miteinander auszutauschen und zu überarbeiten).
Bis jetzt hat auch alles super funktioniert JEDOCH gibt es ein Problem:

bei einem Tagesprotokoll (das die Mitarbeiter erstellt haben) gibt es bsp. unter dem Abschnitt "To-Do" ein Feld, dass erstellt wurde, wo dann die Einträge zu "to-do" sind.
Wenn ich jezt die Datei ausdrucken möchte, sieht man die Einträge unter "to-do" nicht.
Der ganze Inhalt der Box hat auch merkwürdigerweise Punkte unter den Sätzen und Wörtern.

Ich habe anschließend herausbekommen, dass man unter Formatierung alles auf Standard auswählen muss., damit der Text ausgedruckt wird
Um das ganze besser zu verstehen, hier ein Bild:
Bilder-Upload - Kostenlos Fotos hochladen und ins Netz stellen

Wie man sieht ist oben in der Box diese Punkte nicht vorhanden
In der unteren Box wider rum sind Punkte.

Meine Fragen an euch:

1.)Wie kann ich es in Zukunft verhindern, dass so etwas wieder passiert? sprich das die Mitarbeiter nicht so etwas wieder erstellen
2.)Wie kommt es, dass überhaupt ein Inhalt der Box so und die andere Box so ist?
Danke

MfG

Ehrliche Antwort? Kein Excel/Word benutzen für so etwas, sondern eine Software die für sowas gedacht ist.
Excel ist eine Tabellenkalkulation, Office kein Kollaborationstool, keine Datenbank, kein Kalender. Auch wenn ihr es immer wieder für irgendwas missbraucht und euch dann wundert, warum es nicht das tut für was es nicht gedacht ist.
Lernt und kapiert es einfach.
Punkt aus

Interessante Kommunikation, die zunächst viele Fragen aufwirft
Ist es nun ein NAS oder ist es Cloud?
Was hat der NAS-Server / die Cloud mit "Office" zu tun?
Geht es nicht eigentlich um die (gemeinsame) Benutzung von Microsoft Word bzw. Word Online?
Wieso benutzt der Mitarbeiter (offenbar bewusst) ausgeblendeten Text und der Admin kennt das nicht?
Wieso sollte man nicht mit Office gemeinsam Dateien bearbeiten? Das ist doch genau dafür gemacht (in letzter Zeit leider zu Lasten einiger anderer Funktionen).

Das Problem des Fragestellers an sich scheint dagegen überschaubar: Von selbst kommt Word nicht auf die Idee, Text auszublenden. Aber wenn ein Mitarbeiter will, kann er den Text bunt und ausgeblendet und groß und klein machen oder gar nichts eintragen...

Ich gehe mal nicht auf den Speicherort und eure Arbeitsabläufe ein, wenn ihr damit zu 95% zurechtkommt, so what? Ihr braucht eine Datei, in der die Formatierung stimmt. Normaler Ablauf: a) Mitarbeiter A möchte ein neues Tagesprotokoll erstellen, b) dafür öffnet er ein altes Protokoll, c) löscht den alten Inhalt und d) schreibt die neuen Protokolle und e) speichert sein "neues" Dokument. Wenn die Formatierung bei a schon falsch war, dann wird der Fehler immer wieder auftauchen.

Den Fehler umgehst du, indem du mit einer sauberen Vorlage arbeitest und diese auch als Vorlage speicherst. Die Datei hat dann auch die Endung .dotx und nicht .docx. Wann immer ein Mitarbeiter die Vorlage öffnet kann er diese nicht verändern und beim speichern muss er einen neuen Dateinamen angeben. Speichern als Vorlage

halwe schrieb:

Wieso sollte man nicht mit Office gemeinsam Dateien bearbeiten? Das ist doch genau dafür gemacht (in letzter Zeit leider zu Lasten einiger anderer Funktionen).

Zum Vergrößern anklicken....

Wenn die Formatierungs/Bearbeitungsfunktionen nicht genutzt werden sollen, ist es eben nicht die richtige Lösung, so war es gemeint.
Gib den Mitarbeitern Funktionen und sag sie sollen es nicht nutzen, sondern nur Text reinschreiben: sie werden es trotzdem falsch machen. Jeder Fehler der gemacht werden kann, wird auch gemacht