Papierloses Büro Ideensammlung

Guten Morgen Leute,

wie der Titel erahnen lässt bin ich dabei mir einen Plan für das Papierlose Büro zu machen. Ich, sowie wahrscheinlich so ziemlich jeder von uns, hat eine beträchtliche Sammlung an Dokumenten. Zum Beispiel Versicherungsdokumente, Mietvertrag, Darlehensvertrag, Kontoauszüge, Rechnungen usw.

Mein Plan ist, da ich auch mal spontan aus dem Büro aus ein Telefonat führen möchte, sämtliche Dokumente in einer Cloud zu Speichern. Wichtig ist mir hierbei, dass die Dokumente als PDF vorliegen und via OCR der Inhalt indizierbar ist.

Mein Setup soweit:

- Google Drive
- Adobe Acrobat Pro DC
- Scanner mit Scan to PDF Funktion aber auch mit dem "Scan Tool" von Google Drive bei welchem man via Photo das Dokument Scannt.

Hier meine Frage, gibt es eine bessere Möglichkeit das zu organisieren. In einem Extra Programm wo die Inhalte der Files besser indiziert werden.
Wenn ich, wie ich es bisher mache, im Google Drive eine Ordnungsstruktur anlege:
Private Dokumente
|__Mietvertrag
|__Bank
___ETC

habe ich das Problem, dass Windows trotz eingeschalteter Indizierung die Inhalte nicht suchbar macht. OCR hat aber soweit funktioniert, da ich Text markieren oder innerhalb des Dokuments suchen kann. Auch im Google Drive browserseitig kann ich via suche auch Files mit gewissen Inhalten finden.

Eigentlich ist Datenschutz auch noch ein Thema, daher wäre mir durchaus recht, wenn die Dokumente vielleicht in diesem Tool verschlüsselt werden. Oder gar nicht erst im Google Drive gehostet werden müssten. Es ist allerdings die schönste Lösung wenn ich mit dem Smartphone mal eben eine Kopie z.B. des Personalausweises brauche.

Das Ziel sollte soweit klar sein, ich bin aber auch für Anregungen offen, dass ggf. ganz anders zu organisieren.
Ich bin gespannt auf eure Ideen.

Lieben Gruss

Zum Beispiel Versicherungsdokumente, Mietvertrag, Darlehensvertrag, Kontoauszüge, Rechnungen usw.

Zum Vergrößern anklicken....

in die Cloud? na das nenn ich mal naiv! Tut mir leid aber solche wichtigen persönlichen DAten haben in der Cloud absolut nix zu suchen ... Sicherheit im Netz ist nur ne Illusion. Verschlüsselung ist zwar schwer bis unmöglich zu knacken, die Implementierungen dagegen nicht!

Ich würde die Krankenakte gleich mit in die Cloud laden, damit die Werbung passender für dich gestaltet werden kann.

Ich würde das maximal mit einem NAS(/kleinen Homeserver), welches örtlich in meiner Wohnung/Haus steht und einen VPN Zugang auf dieses lösen.

Gut daran habe ich auch gedacht, macht das ganze dezentral und damit auch ein bisschen unkomfortabel.
Ich habe mir gedacht, dass Cloud nicht gut ankommen wird und bin selbst auch nicht begeistert von der Lösung.
Daher war der Fokus vorerst auch auf ein lokales Programm für Windows gerichtet, mit dem ich die Dokumente verwalten kann.

Diese Dokumentenmamagementsysteme bergen manchmal die Gefahr, daß sie zwar gerne Dokumente aufnehmen, aber ein Export nicht mehr möglich ist, wenn man mal auf ein anderes Tool wechseln will.

Das Einfachste ist meiner Meinung nach die Ordnerstruktur. Jedes Jahr ein neuer Ordner und darin die jeweiligen Geschäftspartner. Damit rückt altes Zeug automatisch in die Vergangenheit.

So ein richtiges Dokumentenmanagementsystem ist einer Ablage in einer Ordnerstruktur natürlich überlegen, aber ich weiß auch nicht, was für die private Nutzung sinnvoll ist. Bin selber auf der Suche, mich konnte aber noch nichts überzeugen und deshalb bleibe ich vorerst noch bei der Ordnerstruktur.

Evernote wird häufig für den privaten Gebrauch empfohlen und hat auch ORC für PDFs (allerdings nicht in der kostenlosen Version)

Ich hoffe immer noch darauf, dass Qnap oder Synology ein Dokumentenmanagementsystem für ihre NAS-Systeme raus bringen

Das Einfachste ist meiner Meinung nach die Ordnerstruktur. Jedes Jahr ein neuer Ordner und darin die jeweiligen Geschäftspartner. Damit rückt altes Zeug automatisch in die Vergangenheit.

Zum Vergrößern anklicken....

So siehts aus.....wenn es denn wirklich alles papierlos sein soll, stelle ich mir hier unlösbar vor, da ich gar nicht die Zeit hätte jedes Dokument, Rechnung, AB, Schriftverkehr, Telefonnotiz etc. zu digitalisieren.

Die Zeitschrift ct hat da voriges Jahr mal diesbezüglich einen Selbstversuch gemacht. Such mal nach dem Artikel und investier ggf. den Opulus fürs Lesen.

Danke für den Tip, ich habe die CT rausgesucht (habe ein Abo hier im Büro) und konnte den Artikel finden uns lesen.
Ich bin jetzt schlauer und die Software FoxDox gefällt mir sehr gut. Allerdings hätte ich gerne eine kostenlose (im idealfall open source) Lösung, wenn möglich.

Ich habe rechtlich keine Bedenken, da ich die Dokumente sowieso noch gedruckt (im Original) aufheben will, lediglich das Arbeiten damit und ggf. nachschlagen unterwegs soll gewährleistet werden.
Daher bin ich eigentlich auf eine Lösung mit Cloud angewiesen, hierbei wäre es aber egal, ob ich die Cloud selbst hosten muss oder nicht, was in dem Fall zwecks Datenschutz natürlich besser ist. Da hat owned_you vollkommen recht, zu naiv das alles ins Google Drive/DropBox oder sowas zu werfen. Ich habe aber eine hübsche NAS(Asustor AS-606T), einen Raspberry Pi und sogar einen Homeserver (Windows Server 2012R2) zuhause.
Mit einem der dreien sollte sich doch sowas realisieren lassen.
Problem beim Zugriff via VPN wie von Zuckerwatte vorgeschlagen ist, wenn ich mit dem Smartphone in der Bahn sitze und vielleicht eine Rechnungs-/Kunden-/ oder Bearbeitungsnummer oder eine Telefonnummer brauche, kann ich mich nicht vernünftig mit IPSec verbinden, Handy in der Signatur. Ich habe das schon mehrfach versucht und einfach inzwischen aufgegeben. Daher möchte ich diese Möglichkeit lieber erstmal verwerfen.

Also wäre mir das Suchen innerhalb einer schicken App (am besten Android) lieber und hätte natürlich auch ein bisschen mehr style. Zumal ich bezweifle, dass selbst wenn ich mit VPN verbunden bin ich die Dokumente nach ihrem Inhalt suchen kann.

Ich bin durch Googlen jetzt auf Scribus gestossen und schau mir das mal an
Sieht garnicht so aus als wäre das was ich gesucht hab.
(Foxdox open source alternative habe ich gegoogelt). Mal schauen was ich noch so finde um das zu realisieren.

Also ich würde auch zunächst auf eine Ordnerstruktur setzen. Wenn du den Windows Explorer mit Indexierung, Gruppierung, Sortierung, Vorschau usw. richtig anwendest, schlägt er so manches Dokumentenmanagementsystem.
Hinsichtlich der mobilen Nutzung würde ich eher überlegen, welche Dateien denn potentiell mobil benötigt werden. Diese würde ich dann per lokalem automatischem Sync (z. B. MyPhoneExplorer) mit dem/den Smartphone(s) replizieren, so dass du dort immer den aktuellen Stand hast (und auch bearbeiten könntest).

Komischerweise kann ich das garnicht nachvollziehen, ich habe ein paar gescannte dokumente vom Mietvertrag. die hab ich mit Adobe Acrobat Pro duchgescannt und wieder gepeichert. Dennoch indiziert windows nicht, wenn ich im Windows Explorer nach "Haustüre" suche, was ja in dem Dokument vorkommt. Findet es nichts, trotz aktiviertem "File content"in den Sucheigenschaften...

ich muss mich korrigieren und an den kopf fassen, die kiste mit der ich grade teste sucht aus irgend einem grund garnicht, nichtmal den dateinamen findet die.. xD

also wieder was anderes was mich hier verarscht.

Sofern dein OCR funktioniert müsstest du die Dokumentenordner ja zum zumindest mit der erweiterten Suche vom Adobe Reader durchsuchen können.
Bei den Windows Indizierungsoptionen kannst du nachschauen, was als Filter beim Dateityp .pdf eingestellt ist. Eventuell liegt dort das Problem.
Und natürlich ob deine Verzeichnisse alle berücksichtigt werden.
Bei mir funktioniert das mit gescannten Dokumenten (die vom Scannerprogramm auch gleich mit OCR behandelt werden) bestens.

Nicht wirklich, das betroffene System ist ein Windows 10.

Trotzdem danke für den Tip

Nur zur Info: Habe mal an meinem Windows 10 64 bit PC die pdf-Indexierung eingeschaltet, bisher geht das tatsächlich noch nicht so richtig. Da werde ich wohl vorerst auf die erweiterte Suchfunktion von Adobe Reader ausweichen müssen.
Auf meinem Windows 7 32bit System klappt es problemlos.

Ok, dann wäre das aber (voraussichtlich) nur ein temp. Problem. Daher könnte ich tatsächlich auf die Variante Setzen.

Wäre eine Private Cloud wie OwnCloud, NextCloud, oder BittorrentSync datenschutztechnisch unbedenklich?

Vermutlich ist es besser nichts ins Netz tu schicken, egal wie. Aber als Kompromiss ??

Ich finde, dass eine private Cloud auf dem eigenen NAS immer besser ist, als eine öffentliche Cloud. Meine Western Digital MyCloud kommt auch mit der passenden Software.
Allerdings konnte ich selbst mich noch nicht dazu durchringen, einen VPN-Zugang zu meinem eigenen NAS einzurichten, also mein Netzwerk nach außen zu öffnen. Abgesehen davon habe ich ein langsame Internetanbietung, bei einer Upload-Geschwindigkeit von 384 kBit/s und in Anbetracht der unterwegs oft schlechten LTE-Versorgung bringt dieser Zugriff auch nicht sehr viel. Deshalb setze ich eben auf einen Sync meiner wichtigen Dateien auf das Smartphone. Die haben ja heute genug Platz für so was.

Ja so würde ich das auch realisieren
In dem Fall käme das schon vorhandene BTSync zum Einsatz.

Mal sehen wie ich das angehe

Werde wohl mal an der arbeit die ganzen vorhanenden Dokumente digitalisieren. Problem hierbei stellt grad noch das OCR da. Da die Scanner das offensichtlich nicht von sich aus können bräuchte ich hier vielleicht noch unterstützende software.

Gute OCR kostet meist Geld. Heutzutage ist es manchmal billiger, sich einen Scanner oder Scanner/Drucker zu kaufen, der das mitbringt (was inzwischen bei vielen Geräten der Fall sein dürfte). Mein Brother hatte zum Duplex-Scanner neben dem OCR (Scanoption "durchsuchbare pdf") noch die PaperPort Tools dabei (die bei Nuance separat gekauft soviel kosten wie der Drucker). Neben einer komfortablen pdf-Bearbeitung gab es da auch einen Treiber für die pdf-Indexierung unter Windows.

Ja ich weiss... leider scheint der Canon C5035i obwohl er son dickes professional Teil ist, das nicht mitzubringen.
Zumindest konnte ich die Funktion nicht finden.

Sollte er es nicht haben wird das digitalisieren kompliziert. Jedoch mit Adobe Acrobat DC könnte ich das dann nachträglich machen, ist nur umständlicher.

Welches Gerät bietet sich denn für zuhause an, und bringt die Funktion mit? So sollten ja nachher auch noch sämtliche Dokumente digitalisiert werden, wenn ich nicht mehr auf diese Riesenmaschine aus der Arbeit zurückgreifen kann.