Adressdatenbank mit Verteilerlisten

[TheKla]

Hallo liebes Forum,

ich suche nach einer einfachen und kostengünstigen Lösung, eine Adressdatenbank zu erstellen, die die Möglichkeit bietet, Selektionen vorzunehmen und Verteilerlisten zu erstellen. Es soll einfach zu erstellen und zu verwenden sein und idealerweise mit Excel und Outlook kompatibel sein. Habt ihr Ideen, welches Programm dafür geeignet wäre?
Danke schon Mal vorab.

 

[=dantE=]

Servus und Willkommen im Forum.
Insofern wir vom Microsoft-Universum sprechen liegt MS Access doch ziemlich nahe, oder?
"Kostengünstig" ist hier natürlich relativ.

 

[TheKla]

Ja, das war ursprünglich auch meine erste Wahl. Aber ich habe null Erfahrung mit Access und es scheint mir sehr kompliziert zu sein. es sollte in weiterer Folge sehr einfach und benutzerfreundlich sein, auch für Leute, die nicht versiert sind mit Datenbankprogrammen. Und es sollte einfach sein, Adressen aus Excellisten zu importieren und dann wieder in Excel und Outlook zu exportieren

 

[Madman1209]

Hi,

"null Erfahrung mit Access" - womit hast du denn Erfahrung? Fragen wir doch mal so rum!

VG,
Mad

 

[TheKla]

Excel, Outlook, FileMaker.... Man kann ja alles lernen, aber es sollte halt nicht zu mega kompliziert werden 😅 gibt es nicht ein Open source verwaltungsprogramm?

 

[VDC]

OpenSource heisst nicht gratis und mit Verwaltungsprogramm ist das alles sehr weit gefasst.

Du brauchst bei den wenigen Infos ein CRM-System, da gibt es gefühlt von umsonst bis teuer alles, was ist denn das Budget? Und was ist außer Adressliste, "irgendwelche Filter" und Export Anforderung? Wie bspw. muss auch auf dem Handy funktionieren wäre eine solche möglich weitere Anforderung.

 

[TheKla]

Ich brauche eine Verwaltung der Firmenkontakte, die momentan in unterschiedlichen Excellisten gespeichert werden. Es gibt bspw. Eine Liste mit Kontakten, die eine Zeitschrift abonnieren und diese von unserem Lieferanten zugeschickt bekommen, dann gibt es eine weitere Liste mit Kontakten die einen Katalog zugeschickt bekommen, wieder eine weitere mit Kontakten, die ein Buch erhalten, davon aber unterschiedliche Belegexemplare. Andere Kontakte bekommen wiederum eine Einladung zu einer Veranstaltung. Die Personen auf diesen listen überschneiden sich, dh es gibt doppelte Datensätze. Meine Aufgabe ist es nun, ein brauchbares System zu etablieren 🤷🏻‍♀️
Lg

 

[klapproth]

Du suchst im Bereich Low Code. Wie wäre es mit z.B. https://budibase.com/ oder https://www.outsystems.com/ ?

Low Code Lösungen gibt es aktuell wie Sand am Meer und auch noch in allen Ausbaustufen von kostenlos bis Enterprise, Cloud oder self hosted.

 

[Madman1209]

Hi,

und jetzt mal eine doofe bzw. ketzerische Frage: warum nicht einfach eine Excel Datei oder die Online Version davon (Google Tabelle, Microsoft 365) nutzen, vernünftige Spalten dazu (Haken setzen für die Zusatzinfos, wer was bekommt) und fertig?

Der Wildwuchs mit mehreren Excel Files ist ein organisatorisches Problem, kein technisches - das wirst du vermutlich nie wirklich unterbinden wenn es nicht einheitlich so abgestimmt ist.

Aber mit einer zentralen Datei könnte sich das doch wunderbar lösen lassen. Vor allem, wenn es am Ende ohnehin wieder nach Excel soll...Oder übersehe ich etwas?

VG,
Mad

 

[TheKla]

Ja, das wäre mein Plan B. 😉 Aber wie kann ich daraus ordentliche Verteilerlisten für Outlook machen. Beim Export nach Outlook gehen ja alle Spaltendaten verloren, die nicht standardmäßig in Outlook als Felder vorhanden sind. Und es sollte halt für alle Mitarbeiter einfach und übersichtlich sein, Personendaten zu finden und weiter zu verwenden 🤷🏻‍♀️

 

[Madman1209]

Hi,

verstehe ich gerade nicht. Wie genau erstellst du denn die Listen für Outlook und wie importierst du die dann? Ist mir nicht ganz klar wo da etwas Notwendiges verloren ginge.

VG,
Mad

 

[TheKla]

Über Daten importieren/exportieren in Outlook. Beim Import Vorgang können ja die Felder zugeordnet werden. Wenn ich in Excel aber zum Beispiel eine Spalte "erhält Buch ja/nein" angelegt habe, kann ich diese so nicht nach Outlook exportieren, weil es ein solches Feld nicht in Outlook gibt. Weißt du was ich meine?

 

[Madman1209]

Hi,

und wozu brauchst du es in Outlook dann wenn es das nicht gibt? Erschließt sich mir gerade nicht...was möchtest du mit dem Feld in Outlook denn tun?

VG,
Mad

 

[TheKla]

Ich hätte gerne in Outlook die Kontakte ebenso mit allen Informationen, um einfach Verteilerlisten erstellen zu können. Die Übersicht der Personeninfos ist in Outlook viel benutzerfreundlicher als in Excel. Oder kann ich in Excel auch einfach Daten in Formularansicht und nicht in listenansicht darstellen lassen?

 

[Madman1209]

Hi,

wäre es dann nicht sinnvoller, gleich in Outlook mit Custom Fields im Addressbuch zu arbeiten? Oder stehe ich auf dem Schlauch? Ich nutze Outlook schon länger nicht mehr selbst, aber ich kann mich erinnern, dass es da schon Filtermöglichkeiten gab... und auch custom fields sollte man anlegen können.

VG,
Mad

 

[TheKla]

Ja man kann benutzerdefinierte Felder in Outlook anlegen, diese sieht man meines Wissens nach aber nur in der Listenansicht und nicht in der Übersicht. Ist also auch nur semioptimal. Jedes Programm hat halt seine Schwächen und ganz optimal ist weder das eine noch das andere. Ich glaub halt nicht, dass es sich für meine Zwecke auszahlt, eine Access Datenbank zu erstellen oder?