Mehrfach bearbeitbare Formulare in 365 erstellen mit automatischer Auswertung in Excel?

[Xperia_Harz]

Hallo zusammen,

wir haben Office 365 jetzt seit 4 Wochen im Unternehmen laufen. Leider ohne Schulung oder sonstige Einweisung.
Ich habe in meinem Arbeitsbereich zahlreiche Formulare und Protokolle, die derzeit in Access von verschiedenen Kollegen ausgefüllt werden können und dann in Access als Auswertung erscheinen. Damit bin weder ich noch die Kollegen glücklich. Meine Access-Kenntnisse sind aber nicht ausreichend, um die Protokolle in "schön und benutzerfreundlich" zu gestalten.

Ich sah daher meine große Chance durch die Einführung von O 365. Ich wollte Forms nutzen, um dort die Formulare zu erstellen. Die automatisierte Auswertung macht ja schon was her - leider muss man ein solches Formular bei uns doch mehrfach anfassen und ergänzen und da war Forms dann raus, da zum einen die nachträgliche, erneute Bearbeitung durch den Ausfüller nicht gegeben war und das Dokument dann plötzlich gesperrt war. Zudem kann es sein, dass ein Formblatt von einem Kollegen teilausgefüllt wird und von mir ergänzt wird. Wir brauchen beide Schreibrechte darauf. Zudem brauchen wir das Formblatt mit unter für verschiedene Vorgänge.

Was kann ich nehmen, um mir einmal den Aufwand zu machen, ein Protokoll zu erstellen und mehrfach nutzen zu können. Zum Beispiel für Reklamationen. Ich brauche das Formular also (leider) mehrfach im Jahr und muss die einzelnen Formulare auch noch mehrfach ergänzen können. Und das Ganze gern in benutzerfreundlich und schön.

Mir kam auch der Gedanke es mit Loop zu machen und für jede Reklamation ein neues "Blatt" anzulegen. Mehrere Leute könnten es bearbeiten, man kann es gut gestalten zum einfachen und schnellen Ausfüllen. Aber da fehlt dann die automatische Übertragung der eingetragenen Punkte in eine Excel-Tabelle, damit man es für die Jahresauswertung und den allgemeinen Überblick einfacher hat...

Hat jemand dazu eine Idee?

Schöne Grüße

 

[h00bi]

Hat jemand dazu eine Idee?

Ich würde mal damit anfangen die Begrifflichkeiten zu sortieren.
Du springst von Formular zu Protokoll dann zu Dokument und wieder zurück zu Formular.

Warum muss das ausfüllen des Formulars unterbrochen werden um später fertig ausgefüllt zu werden?
Wäre es nicht besser ans Ende des Teil-Prozesses einen Link anzuhängen, mit dem ein neuer Teilprozess mit Verknüpfung an den ersten Teilprozess hergestellt werden kann?

 

[G.O.Tuhls]

Was hindert Dich, ein Formular direkt in Excel zu erstellen?
Oder ein Word-Formular, das über VBA oder XML mit Excel ausgewertet wird?

 

[Xperia_Harz]

Ich würde mal damit anfangen die Begrifflichkeiten zu sortieren.
Du springst von Formular zu Protokoll dann zu Dokument und wieder zurück zu Formular.

Warum muss das ausfüllen des Formulars unterbrochen werden um später fertig ausgefüllt zu werden?
Wäre es nicht besser ans Ende des Teil-Prozesses einen Link anzuhängen, mit dem ein neuer Teilprozess mit Verknüpfung an den ersten Teilprozess hergestellt werden kann?

Hallo,
das Ausfüllen des Formulars wird unterbrochen, da es in einem Rutsch nun mal nicht möglich ist. Beispiel Reklamationsbearbeitung. Der Kollege, wo die Reklamation eingeht, legt die Reklamation an und "übergibt" dann ans QM. Dort werden Daten ergänzt und immer wieder der aktuelle Bearbeitungsstand eingetragen, bis die Reklamation abgeschlossen ist. Letztlich wird es dann 6 Mon nach Abschluss nochmal angefasst um die Wirksamkeitsbetrachtung durchzuführen. Idealerweise hat man am Ende ein PDF, wo von Anfang bis Abschluss alles drauf steht und wo im Hintergrund eine Datenbank (Excel?) sich ständig selbst updated, wenn auf dem Dokument etwas geändert/ ergänzt wird.

Ergänzung (19. März 2024)

Was hindert Dich, ein Formular direkt in Excel zu erstellen?
Oder ein Word-Formular, das über VBA oder XML mit Excel ausgewertet wird?

"Oder ein Word-Formular, das über VBA oder XML mit Excel ausgewertet wird?"

Hallo, meine fehlenden Kenntnisse zu VBA oder XML hintern mich daran ;-)
Ich dachte einfach, dass es Möglichkeiten - schöne Möglichkeiten (und Excel zählt für mich jetzt nicht wirklich dazu) - in 365 gibt, um dies zukünftig benutzerfreundlich abzubilden, und ich diese Möglichkeiten auf Grund fehlender Schulungen nur noch nicht entdeckt habe.

 

[h00bi]

Das ist dann aber eher ein digitaler Laufzettel als ein digitales Formular. Das kan ein Fomulartool wie Forms nicht liefern.
Idealerweise bleibt der Laufzettel komplett digital und du packst einen 2D-Code auf die Ware. QM gebietet nämlich, dass der Status in Papier- und Digitalform immer identisch sein muss.
Das leichteste aus Sicht des Prozesseigners ist das Papier komplett abzuschaffen.
Damit tun sich aber viele Mitarbeiter schwer und wenn sie keine Diensthandys o.ä. Scannergeräte haben dann erst recht.

Es wird aber schwer sowas in einem Tool zu finden, welches gleichzeitig auch noch eure anderen "Formularbedürfnisse" deckt.

 

[G.O.Tuhls]

schöne Möglichkeiten

Dann definiere doch bitte mal, was "schöne Möglichkeiten" für Dich wären. Eine übersichtliche Tabelle ist für mich schön genug, wenn alle, die damit arbeiten müssen, damit klarkommen.