Hilfsprogramm zur Prozessoptimierung

[Dsimon24]

Hallo zusammen,

ich bin mir nicht zu 100% sicher, ob ich die richtige Foren-
Kategorie getroffen habe, aber ich versuch´s hier erst einmal.

Ich suche gerade nach einer Möglichkeit, einen Prozess zu optimieren.
Vielleicht hat von euch einer eine gute Idee, wie ich dies realisieren
könnte bzw. einen Tipp, der mich in die vielleicht richtige Richtung bringt.

Aktuelles Vorgehen:
Wir erhalten eMails und tragen die wichtigsten Daten (bspw. Name, Adresse,
meist auch eine Bilddatei (falls vorhanden)) in eine Exce-Tabelle ein und laden
diese mittels einem PHP-Script in eine MySQL-Datenbank hoch. Von dort aus
werden die Daten dann weiterverarbeitet.

Der Vorteil an diesem Vorgehen ist, dass wir in einer Excel-Tabelle schneller
Daten einpflegen können, als in einem Webformular. Die eMails gehen in
einem Exchange-Postfach ein.

Jetzt geht es mir vor allem darum, den Datenbank-Eintrag durch die Daten aus
der eMail mit der jeweiligen eMail möglichst schnell und einfach verknüpfen zu
können. - Kennt ihr Möglichkeiten, dies möglichst auf einem recht einfachen
Wege realisieren zu können?

VG, David

 

[Ic3HanDs]

Ich glaube was du suchst ist ein CRM-Tool

 

[snaxilian]

Sind die Daten in den eingehenden Emails bereits normalisiert/standardisiert oder muss man sich diese manuell zusammen suchen? Falls einheitlich: Dann kannst ein php Skript schreiben was direkt auf neue ungelesene Mails prüft, Mail abruft, Daten abzieht & hochlädt und die Mail auf gelesen setzt.
Aber grundsätzlich wäre ein CRM-System die geeignetere Wahl wenn man Mails mit restlichen Kundendaten verknüpfen möchte.

 

[Dsimon24]

Die sind leider in der gesamten eMail kreuz und quer
verteilt. Teils sogar in Anhängen eingebunden.

Gerne würde ich auf die weitere Verarbeitung der Daten
in der Datenbank über PHP nicht verzichten. Das kann ich
dann wahrscheinlich bei einem CR;-System nicht so ein-
fach weiterführen, oder?

 

[snaxilian]

Wenn die Daten nicht normalisiert vorliegen, wie soll es dann ein Programm hinbekommen. Klar kannst natürlich versuchen mit irgendwelchen Heuristikmethoden dies erkennen zu lassen (manch ein Sales-Jüngling verkauft es dir als BigData oder so...) aber wirklich gut klappt dies nicht.
Das ist immer der erste und wichtigste Schritt bei einer automatisierten Datenverarbeitung und Erfassung denn nur so lässt sich etwas automatisieren.
Ihr könnt also maximal die Daten aus den Mails versuchen zu reduzieren. Mails nur als plaintext anzeigen lassen, Signaturen entfernen, etc. Aber für so etwas ist mir keine fertige Lösung bekannt, da ja doch die Anforderungen immer anders sind.

 

[ayngush]

Um den Prozess zu optimieren, wird es notwendig sein den Kommunikationsweg zu ändern. Warum werden die Informationen per E-Mail zu euch übertragen? Ist es zumutbar, dass die Informationsquelle eine Webanwendung wird? Dabei kann man auch die Daten besser kontrollieren und auf Plausibilität prüfen.

Jedenfalls wird man den Prozess kaum optimieren können, solange man nicht ein Protokoll (= Standard) dafür entwirft. Eine E-Mail verstehende Maschine ist mir jedenfalls noch nicht begegnet, das dürfte schwer in den Bereich AI oder Maschine Learning gehen.

 

[Dsimon24]

Okay.

Ich merke schon, nicht so einfach.

Mir schwebt da noch folgendes vor (vielleicht lässt sich sowas realisieren?):

Das eMail-Postfach in diesem die eMails eingehen ist mit einer Art Hilfstool verbunden,
sodass ich bei jeder Mail eine Art Formular oder sonstiges ausfüllen kann und die Daten
mit einer weiteren ID in die Datenbank eingebunden werden. Die weitere ID bezieht
sich dann auf die Mail, sodass ich über diese ID dann eine Zuordnung zur
entsprechenden Mail erhalte.

Wunschdenken - oder irgendwie realistisch?

VG, David

 

[snaxilian]

Das ist doch das, was dir vorgeschlagen wurde und du nicht wolltest: Ein Skript, z.B. ein Webformular, dass Mails aus dem Postfach abruft und dann speichert... Du wolltest doch aber explizit bei Excel bleiben da "schneller"...

Definiere genauer deine Anforderungen und Prozesse und damit gehst zum nem Systemhaus was Entwickler hat oder nutzt eine der drölfzig Freelancer Plattformen für Entwickler.
Bedenke: Du/Ihr müsst im Vorfeld genau definieren was ihr wollt, Entwickler gießen dies dann in Code. Ein magisches Tool was das alles irgendwie macht was ihr wollt oder auch nicht, gibt es nicht.

 

[Dsimon24]

Ja, eigentlich wollte ich bei Excel bleiben, aber ich sehe ja, dass es nicht so einfach sein wird. Ich bin ja selbst noch auf der Suche nach Ideen und habe auch gehofft, dass ich selbst (ohne Systemhaus o.ä.) etwas realisieren kann, was den Prozess ein wenig vereinfacht. Vielleicht gibt es ja auch dafür bereits Scripte, die sowas im Grunde schon anbieten!?

 

[snaxilian]

$Suchmaschine: import email to database

Da wirst mehr als genug Skripte und Möglichkeiten finden. Diese zeigen dir aber nur, wie du die technische Anbindung realisierst. Das Datenbankmodell und welche Felder einer Mail (z.B. Absender, Betreff, etc) in welche Datenbankfelder sollen musst natürlich du definieren oder entsprechend an jemanden mit ausreichenden Kenntnissen auslagern.

Wenn du in jedem zweiten Post deine Anforderungen änderst, wird man dir kaum helfen können. Geh weg vom technischen und abstrahiere und beschreibe deine Prozesse was du vor hast. Daraus ergibt sich dann, was technisch das sinnvollste ist.

 

[Dsimon24]

Alles klar, dann werde ich jetzt mal deutlicher machen (nach einigen Überlegungen), was genau ich gerne hätte.

Ich hätte gerne ein Tool (wie als Screen im Anhang ersichtlich) welches als eMail-Client
arbeitet. Dort rufe ich eine eMail auf und gebe die wichtigsten Daten daneben ins For-
mular ein. Der Datensatz wird mit der ID der eMail gespeichert (in eine MySQL-DB).

Rufe ich einen Link mit der ID der Mail auf, erhalte ich Zugriff auf die Mail.

Hast du eine Idee, wie ich das realisieren könnte?
Gibt es sowas als Art Baustein vielleicht schon?

 

[ayngush]

Wenn Du schon am zeichnen bist: Nutz doch einfach mal die dafür vorgesehenen Werkzeuge.
UML zum Beispiel. Mach doch mal Systemkontextdiagramm und ein UML Sequenzdiagramm und ein UML Use Case Diagramm von dem System das du dir da vorstellst, damit können Entwickler dann auch etwas anfangen.

Was ein E-Mail-Client und ein Formular ist, wissen wohl die meisten. Was du jedoch haben möchtest weiß ich immer noch nicht genau

Edit: Ist es nicht möglich nicht per E-Mail als Informationsquelle zu arbeiten? Kommen die E-Mails von einem definierbaren Benutzerkreis? Können die nicht mit einer Webanwendung arbeiten? Das würde das abgetippe ersparen.

 

[Dsimon24]

Ein UML kann ich leider nicht erstellen. Damit habe ich noch nicht wirklich gearbeitet.
Aber ich versuche nochmal ein wenig genauer zu erklären, was ich hier vorhabe.

Im Prinzip möchte ich mit meinem Vorhaben folgendes realisieren:
Ich versuche es mal zu verkürzen um es zu vereinfachen.
Eine eMail geht ein (muss übrigens tatsächlich eine eMail sein,
eine andere Möglichkeit besteht da für uns leider nicht).

Die eMail landet in einem Programm.
Es gibt eine Datenbank, die die eMail und weitere Daten, die über ein
PHP-Script ebenfalls in die Datenbank gespeichert werden, verknüpft.

Dann rufe ich mit einem anderen PHP-Script (vorhanden) alle Daten
aus der Datenbank ab und verarbeite diese entsprechend weiter.

U.a. habe ich dann einen Link, der die eMail aufruft,
sowie einen anderen Link, der die eMail löscht. Das
ist eigentlich das, was ich brauche.

Gibt es dazu vielleicht schon eine Art System?